غیرفعال سازی پرونده مالیاتی به معنای بستن پرونده مالیاتی مودی به دلیل عدم فعالیت یا دلایل دیگر است؛ در نظام مالیاتی ایران، پرونده مالیاتی به عنوان شناسنامه مالی مودیان، نقش محوری در رصد فعالیت های اقتصادی و محاسبه مالیات دارد. با این حال، در برخی موارد، مودیان به دلایل مختلفی نظیر توقف فعالیت اقتصادی، تغییر محل کسب وکار، یا تجمیع پرونده های مالیاتی، نیاز به غیرفعال سازی پرونده مالیاتی خود دارند.
این فرآیند، اگرچه به ظاهر ساده به نظر می رسد، مستلزم رعایت دقیق الزامات قانونی و انجام مراحل مشخصی است تا از بروز جرایم مالیاتی یا مشکلات بعدی جلوگیری شود.
در این مقاله از رایان محاسبان، مراحل، الزامات، و نکات مهم غیرفعال سازی پرونده مالیاتی بررسی می شود. هدف این نوشتار، ارائه راهنمایی جامع برای مودیان و کارشناسان مالیاتی است تا ضمن رعایت اصول قانونی، فرآیند غیرفعال سازی پرونده مالیاتی با کمترین پیچیدگی انجام شود.
غیرفعال سازی پرونده مالیاتی چیست؟
غیرفعال سازی پرونده مالیاتی فرآیندی است که طی آن، مودی (شخص حقیقی یا حقوقی) پرونده مالیاتی خود را به حالت تعلیق درمی آورد یا به طور کامل آن را مختومه می کند. این اقدام معمولاً زمانی انجام می شود که مودی دیگر از پرونده مالیاتی برای فعالیت اقتصادی استفاده نمی کند.
بر اساس تبصره 3 ماده 177 قانون مالیات های مستقیم، مودیان مکلف اند ظرف 4 ماه از تاریخ شروع فعالیت، پرونده مالیاتی تشکیل دهند. با این حال، در صورت توقف فعالیت، مودی باید مراتب را به سازمان امور مالیاتی اطلاع دهد تا از تحمیل جرایم مالیاتی ناشی از عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی یا سایر تکالیف جلوگیری شود.
دلایل رایج غیرفعال سازی پرونده مالیاتی عبارت اند از:
- توقف فعالیت اقتصادی (مثلاً تعطیلی کسب وکار یا انحلال شرکت): کسب وکار ممکن است به دلیل زیان دهی یا تصمیم مالک متوقف شود. مودی باید پرونده مالیاتی را مختومه کرده و تعهدات را تسویه کند.
- تغییر محل فعالیت و نیاز به تشکیل پرونده جدید در حوزه مالیاتی دیگر: تغییر آدرس کسب وکار به حوزه مالیاتی جدید نیاز به پرونده جدید دارد. این کار برای رعایت قوانین مالیاتی منطقه جدید ضروری است.
- ثبت نام های اضافی و وجود چندین پرونده مالیاتی برای یک مودی: خطا یا ثبت نام های متعدد برای فعالیت های جداگانه باعث چند پرونده می شود. این موضوع مدیریت مالیاتی را پیچیده کرده و نیاز به ادغام پرونده ها دارد. (مقاله اشتباهات رایج مالیاتی را بخوانید.)
- عدم توانایی یا تمایل مودی به ادامه فعالیت با پرونده موجود: مشکلات مالی یا تغییر نوع فعالیت باعث عدم ادامه با پرونده فعلی می شود. مودی می تواند پرونده را مختومه کرده یا ساختار آن را اصلاح کند.
مراحل غیرفعال سازی پرونده مالیاتی
برای غیرفعال سازی پرونده مالیاتی، مودی باید مراحل زیر را به دقت طی کند. این مراحل بر اساس رویه های سازمان امور مالیاتی و سامانه های الکترونیکی آن (به ویژه درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی به نشانی my.tax.gov.ir) طراحی شده اند:
استعلام بدهی ها و تسویه حساب مالیاتی
پیش از هر اقدامی، مودی باید از طریق سامانه my.tax.gov.ir یا مراجعه حضوری به اداره امور مالیاتی مربوطه، وضعیت بدهی های مالیاتی خود را بررسی کند. این بدهی ها ممکن است شامل مالیات عملکرد، مالیات بر ارزش افزوده، یا جرایم ناشی از عدم ارائه اظهارنامه باشد. بر اساس ماده 182 قانون مالیات های مستقیم، هرگونه تعهد مالیاتی باید پیش از غیرفعال سازی پرونده مالیاتی تسویه شود. در صورت وجود بدهی، مودی می تواند از تسهیلات تقسیط مالیات (موضوع ماده 167 قانون مالیات های مستقیم) استفاده کند.
ارائه درخواست غیرفعال سازی
درخواست غیرفعال سازی پرونده مالیاتی باید از طریق سامانه درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی ثبت شود. مراحل ثبت درخواست به شرح زیر است:
- ورود به سامانه my.tax.gov.ir با استفاده از کد ملی و رمز عبور.
- انتخاب گزینه “پرونده های مالیاتی” از منوی سمت راست.
- کلیک بر روی “پرونده های درآمد” و انتخاب پرونده موردنظر.
- انتخاب گزینه “درخواست غیرفعال سازی” و تکمیل فرم مربوطه.
در فرم درخواست، مودی باید دلیل غیرفعال سازی (مانند توقف فعالیت یا انتقال محل کسب) را مشخص کند. در صورت انتخاب گزینه “سایر موارد”، ارائه نامه رسمی با سربرگ و مهر مودی الزامی است.
ارائه مدارک و مستندات
مدارک موردنیاز برای غیرفعال سازی پرونده مالیاتی شامل موارد زیر است:
- نامه کتبی درخواست غیرفعال سازی با ذکر مشخصات کامل (نام مودی، شماره ثبت، کد اقتصادی، تاریخ توقف فعالیت).
- تصویر مدارک هویتی (برای اشخاص حقیقی) یا اساسنامه و آگهی تأسیس (برای اشخاص حقوقی).
- گواهی تسویه حساب مالیاتی (مفاصاحساب) موضوع تبصره 4 ماده 186 قانون مالیات های مستقیم.
- اظهارنامه های مالیاتی و ارزش افزوده سفید (در صورت عدم فعالیت).
بررسی توسط اداره امور مالیاتی
پس از ثبت درخواست، اداره امور مالیاتی پرونده را بررسی می کند. این بررسی شامل تأیید عدم فعالیت اقتصادی، صحت مدارک ارائه شده، و نبود بدهی مالیاتی است. بر اساس ماده 238 قانون مالیات های مستقیم، اداره مالیاتی موظف است ظرف 30 روز به درخواست رسیدگی کند. در صورت تأیید، پرونده غیرفعال می شود؛ در غیر این صورت، دلایل رد درخواست به مودی اعلام خواهد شد.
دریافت تأییدیه غیرفعال سازی
پس از تأیید درخواست، مودی از طریق سامانه یا به صورت کتبی تأییدیه غیرفعال سازی دریافت می کند. این تأییدیه نشان دهنده مختومه شدن پرونده یا تعلیق آن است و مودی دیگر ملزم به ارائه اظهارنامه برای آن پرونده نخواهد بود.
توصیه های کاربردی برای مودیان
پیش از اقدام به غیرفعال سازی، با مشاور مالیاتی متخصص مشورت کنید تا از رعایت تمام الزامات قانونی اطمینان حاصل شود. بر اساس آمار سازمان امور مالیاتی در سال 1403، بیش از 60% درخواست های غیرفعال سازی به دلیل نقص مدارک رد شده اند.
اطمینان حاصل کنید که هیچ تراکنش مالی به نام پرونده مالیاتی ثبت نشده است، زیرا این امر می تواند منجر به رد درخواست غیرفعال سازی شود و پس از ثبت درخواست، وضعیت آن را از طریق سامانه یا مراجعه حضوری پیگیری کنید تا از تأخیر در فرآیند جلوگیری شود.
الزامات قانونی پیش از غیرفعال سازی پرونده مالیاتی
پیش از غیرفعال کردن پرونده مالیاتی تمام این موارد را بررسی کنید:
تکالیف مالیاتی پیش از غیرفعال‌سازی
ارائه اظهارنامه مالیاتی
بر اساس ماده 110 قانون مالیات های مستقیم، اشخاص حقوقی باید حداکثر تا 4 ماه پس از پایان سال مالی، اظهارنامه مالیاتی خود را تسلیم کنند. در صورت عدم فعالیت، اظهارنامه باید به صورت سفید (بدون درج درآمد یا هزینه) ارائه شود ؛ عدم ارائه اظهارنامه حتی در حالت غیرفعال می تواند منجر به جریمه شود. بهتر است مودیان از سامانه my.tax.gov.ir برای تسلیم اظهارنامه سفید استفاده کنند و از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنند.
نکته : اظهارنامه سفید باید شامل اطلاعات هویتی و مشخصات شرکت باشد، اما در بخش درآمدها و هزینه ها عدد صفر درج می شود.
ارائه اظهارنامه ارزش افزوده
طبق ماده 21 قانون مالیات بر ارزش افزوده، مودیان باید هر سه ماه یک بار اظهارنامه ارزش افزوده را ارائه کنند. در صورت عدم فعالیت، این اظهارنامه باید با مقادیر صفر تسلیم شود حتی اگر کسب وکار هیچ تراکنشی نداشته باشد، ارائه اظهارنامه صفر الزامی است. تأخیر در این امر می تواند جریمه های غیرقابل بخشودگی به همراه داشته باشد.
به یاد داشته باشید که مودیان باید از طریق سامانه عملیات الکترونیکی مالیات بر ارزش افزوده (evat.ir) اظهارنامه را ارسال کنند و رسید آن را نگهداری کنند.
پلمپ دفاتر قانونی
بر اساس ماده 6 قانون تجارت و ماده 97 قانون مالیات های مستقیم، اشخاص حقوقی و برخی اشخاص حقیقی مشمول نظام مالیاتی موظف به پلمپ دفاتر قانونی (دفتر کل و روزنامه) هستند، حتی اگر هیچ فعالیتی نداشته باشند. پلمپ دفاتر باید پیش از شروع سال مالی جدید از طریق سامانه ثبت شرکت ها انجام شود. عدم پلمپ ممکن است به رد دفاتر و محاسبه مالیات به صورت علی الرأس منجر شود.
این نکته را نیز بدانید که در صورت عدم فعالیت، دفاتر باید سفید نگه داشته شوند و در زمان بازرسی به اداره مالیات ارائه گردند.
تسویه حساب مالیاتی
پیش از غیرفعال سازی، مودی باید تمام بدهی های مالیاتی، جرایم و عوارض معوق را تسویه کند. این شامل مالیات عملکرد، ارزش افزوده و تکلیفی است. مودیان می توانند از طریق سامانه my.tax.gov.ir وضعیت بدهی های خود را بررسی کرده و نسبت به پرداخت یا تقسیط آن اقدام کنند.
خوب است بدانید که عدم تسویه بدهی ها مانع از غیرفعال سازی پرونده شده و ممکن است مشکلات حقوقی ایجاد کند.
جرایم مالیاتی مرتبط
عدم رعایت تکالیف مالیاتی پیش از غیرفعال سازی پرونده مالیاتی می تواند جرایم سنگینی به دنبال داشته باشد. در ادامه جزئیات جرایم و نکات کاربردی ارائه شده است:
جریمه عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی
طبق ماده 192 قانون مالیات های مستقیم، عدم ارائه اظهارنامه در مهلت مقرر برای اشخاص حقوقی جریمه ای معادل 30% مالیات متعلق و برای اشخاص حقیقی 10% مالیات متعلق به همراه دارد که غیرقابل بخشودگی است. حتی اگر فعالیت وجود نداشته باشد، جریمه اعمال می شود. مودیان باید تقویم مالیاتی را بررسی کنند تا از مهلت ها مطلع شوند. در صورت تأخیر، جریمه بلافاصله در سامانه ثبت شده و قابل استعلام است.
جریمه تأخیر در پرداخت مالیات
بر اساس ماده 190 قانون مالیات های مستقیم، تأخیر در پرداخت مالیات مشمول جریمه 2.5% به ازای هر ماه تأخیر از سررسید پرداخت است. این جریمه برای مالیات های عملکرد، ارزش افزوده و تکلیفی اعمال می شود. مودیان می توانند از تسهیلات تقسیط بدهی استفاده کنند تا جریمه کاهش یابد. محاسبه جریمه به صورت خودکار در سامانه مالیاتی انجام می شود و باید پیش از غیرفعال سازی تسویه شود.
جریمه عدم ثبت نام در سامانه مودیان
طبق ماده 22 قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، عدم ثبت نام در سامانه در مهلت مقرر جریمه ای معادل 75% مالیات متعلق به همراه دارد. مودیان مشمول این قانون باید در سامانه مودیان ثبت نام کرده و صورت حساب های الکترونیکی صادر کنند، حتی اگر فعالیتی نداشته باشند ، ثبت نام در این سامانه برای کسب وکارهای مشمول اجباری است و عدم رعایت آن می تواند مانع غیرفعال سازی شود.
جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی
در صورت عدم ارائه یا رد دفاتر قانونی، مالیات به صورت علی الرأس محاسبه می شود که معمولاً مبلغ بالاتری نسبت به مالیات واقعی است. مودیان باید دفاتر را حتی در حالت سفید به موقع ارائه کنند تا از محاسبه علی الرأس جلوگیری شود. بازرسی دفاتر ممکن است تا 5 سال پس از غیرفعال سازی انجام شود، بنابراین نگهداری آنها ضروری است.
پس از غیرفعال کردن پرونده مالیاتی ، آیا امکان فعال سازی مجدد وجود دارد؟
بله، در صورتی که مودی پس از غیرفعال سازی تصمیم به ازسرگیری فعالیت بگیرد، امکان فعال سازی مجدد پرونده مالیاتی وجود دارد. مودی باید از طریق سامانه my.tax.gov.ir درخواست فعال سازی مجدد را ثبت کند. این فرآیند شامل ارائه مدارک هویتی، مجوزهای فعالیت، و اطلاعات جدید محل کسب وکار است.
اداره امور مالیاتی ممکن است بازدید میدانی انجام دهد یا مدارک اضافی مانند اجاره نامه یا قبوض را درخواست کند. البته فعال سازی مجدد ممکن است مشمول بررسی سوابق مالیاتی قبلی باشد، بنابراین تسویه بدهی های قدیمی ضروری است. این نکته را هم بدانید که فرآیند فعال سازی معمولاً بین 7 تا 30 روز کاری طول می کشد، مشروط به کامل بودن مدارک!
