هنگامی که به دنبال یک نرم افزار حسابداری برای کسب وکار خود می گردید، با طیف گسترده ای از گزینه ها روبرو می شوید. شرکت های بزرگ و شناخته شده ای نرم افزارهای حسابداری قدرتمندی را ارائه می دهند که قابلیت ها و امکانات بسیار متنوعی دارند.
خرید و استقرار نرم افزار حسابداری و یا تعویض نرم افزار حسابداری موجود و جایگزین کردن آن، تصمیم مهمی برای هر کسب وکار است و جزو خدمات حسابداری خاص محسوب می شود. این تصمیمی نیست که شما براحتی بتوانید آن را تغییر دهید و اگر اشتباه کنید بهای سنگینی را پرداخت خواهید کرد، بهایی که فقط مالی نیست، از تلف شدن وقت پرسنل و مدیران گرفته تا مقاومت ایجاد شده در کارکنان برای تغییرات مداوم و دریافت آموزش های جدید برای انجام وظایف!
اما خرید یا تعویض نرم افزار حسابداری زمانی انجام می گیرد که نیازهای کسب وکار تغییر کند، یا نرم افزار فعلی نتواند پاسخگوی این نیازها باشد. صفر تا صد استقرار نرم افزار حسابداری را در ادامه مرور می کنیم؛ با ما در رایان محاسبان همراه باشید.
استقرار نرم افزار حسابداری دقیقاً به چه معناست؟
استقرار نرم افزار حسابداری به معنای پیاده سازی کامل و عملیاتی کردن یک نرم افزار حسابداری در یک سازمان یا کسب وکار است. این فرایند شامل مجموعه فعالیت هایی است که از مرحله انتخاب نرم افزار مناسب تا آغاز استفاده روزمره از آن را شامل می شود.
به عبارت ساده تر، استقرار نرم افزار حسابداری یعنی انتخاب نرم افزاری که با نیازها، اندازه و نوع کسب وکار شما سازگار باشد، سپس نصب نرم افزار روی سیستم ها و تنظیمات آن مطابق با نیازهای خاص سازمان و پس از آن، انتقال اطلاعات مالی موجود از سیستم های قدیمی به سیستم جدید.
پس از استقرار نرم افزار حسابداری بصورت اولیه، آموزش کارمندان برای استفاده صحیح و موثر از نرم افزار هم بسیار مهم است و تمام این عملیات منجر به شروع استفاده از نرم افزار در عملیات روزمره حسابداری خواهد شد.
دلیل اهمیت محافظت از اطلاعات مالی در روند استقرار و راه اندازی نرم افزارهای مالی هم بسیار ساده است: این اطلاعات بسیار حساس هستند و در صورت لو رفتن یا دستکاری شدن، می توانند به شرکت آسیب جدی وارد کنند.
مراحل کلی استقرار نرم افزار حسابداری
- اولین و مهم ترین مرحله در استقرار نرم افزار حسابداری، شناسایی دقیق نیازهای حسابداری سازمان است. در این مرحله باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:
- چه گزارش هایی به صورت دوره ای مورد نیاز است؟ (ترازنامه، صورت سود و زیان، گردش حساب ها و …)
- چه نوع تراکنش هایی باید ثبت شود؟ (فروش، خرید، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و …)
- چه تعداد کاربر به سیستم دسترسی خواهند داشت؟
- چه سطحی از امنیت برای داده ها مورد نیاز است؟
- چه امکانات اضافی مورد نیاز است؟ (مثلا در استقرار نرم افزار حسابداری یکپارچگی با سایر سیستم ها، قابلیت تحلیل داده ها و … بسیار مهم است)
با پاسخ به این سوالات، می توان ویژگی های مورد نیاز نرم افزار را مشخص کرد.
- برای استقرار نرم افزار حسابداری پس از مشخص شدن نیازها، باید نرم افزارهای مختلف را بررسی و مقایسه کرد. در این مرحله باید به موارد زیر توجه شود:
- آیا نرم افزار تمام ویژگی های مورد نیاز را دارد؟
- آیا هزینه نرم افزار در محدوده بودجه سازمان است؟
- آیا شرکت ارائه دهنده نرم افزار پشتیبانی مناسبی ارائه می دهد؟
- آیا رابط کاربری نرم افزار ساده و کاربرپسند است؟
- آیا نرم افزار قابلیت سفارشی سازی دارد؟
- قبل از انتقال داده ها به نرم افزار جدید، باید داده های مالی موجود را جمع آوری، پاکسازی و سازماندهی کرد. برای این کار جمع آوری تمام اطلاعات مالی از جمله اسناد حسابداری، صورتحساب ها، رسیدها و …مورد نیاز است و سپس تصحیح خطاهای موجود در داده ها، حذف اطلاعات تکراری و نامرتبط را در برنامه استقرار انجام می گردد ، سازماندهی داده ها به شکلی که با ساختار حساب های نرم افزار جدید سازگار باشد هم در این مرحله انجام می شود.
- پس از انتخاب نرم افزار و آماده سازی داده ها، نوبت به نصب و پیکربندی آن می رسد. در این مرحله نرم افزار روی سرور یا کامپیوترهای سازمان نصب می شود و تنظیمات اولیه آن مانند ساختار حساب ها، تعریف کاربران و دسترسی ها انجام می شود. مراحل نصب و پیکر بندی نرم افزار حسابداری را در این جدول می بینید :
| مرحله نصب و پیکر بندی نرم افزار حسابداری | شرح |
| نصب نرم افزار | کپی کردن فایل های نرم افزار بر روی سرور یا کامپیوترهای سازمان. |
| پیکربندی اولیه | تنظیمات اولیه نرم افزار برای آماده سازی آن برای استفاده. |
| ساختار حساب ها | تعریف حساب های مختلف (بانکی، دریافتنی، پرداختنی، هزینه، درآمد و…) بر اساس نیازهای سازمان. |
| تعریف کاربران و دسترسی ها | ایجاد کاربران مختلف و تعیین سطح دسترسی هر کاربر به بخش های مختلف نرم افزار. |
| تنظیمات مالی | تنظیم واحد پول، تاریخ شروع سال مالی، روش محاسبه مالیات و سایر تنظیمات مالی. |
| پارامترهای سیستم | تنظیمات عمومی سیستم مانند زبان، قالب تاریخ و … |
- پس از پیکربندی نرم افزار، داده های مالی از سیستم قدیمی به سیستم جدید منتقل می شوند. این کار معمولاً به صورت دستی یا با استفاده از ابزارهای انتقال داده انجام می شود و یکی از سخت ترین و چالش برانگیزترین مراحل استقرار نرم افزار مالی است.
هر نرم افزار حسابداری ساختار داده ای خاص خود را دارد. این تفاوت ها باعث می شود که تطبیق و انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر پیچیده شود.
از طرفی، کسب وکارهای بزرگ معمولاً حجم بسیار زیادی از داده های مالی دارند که انتقال همه این داده ها به صورت دستی زمان بر و مستعد خطا است، کیفیت داده های موجود در سیستم قدیمی ممکن است پایین باشد. وجود داده های تکراری، ناقص یا اشتباه، فرآیند انتقال را پیچیده تر می کند.
حتی ممکن است تعریف حساب ها در سیستم جدید با سیستم قدیمی متفاوت باشد. این تفاوت ها نیاز به تطبیق و اصلاح داده ها دارد، در برخی موارد، ابزارهای مناسب برای انتقال خودکار داده ها وجود ندارد و باید از روش های دستی استفاده شود.
داده های مالی معمولاً روابط پیچیده ای با هم دارند. مثلاً یک سند فروش ممکن است به چندین حساب مختلف مرتبط باشد. انتقال این روابط به سیستم جدید نیاز به دقت و تخصص دارد.
برای درک بهتر این چالش بزرگ مثالی بزنیم :
فرض کنید یک کارخانه بزرگ با چندین خط تولید داریم. این کارخانه سال هاست که از یک نرم افزار حسابداری قدیمی استفاده می کند و حجم بسیار زیادی داده مالی جمع آوری کرده است. این داده ها شامل اطلاعاتی درباره فروش محصولات، خرید مواد اولیه، هزینه های تولید، حقوق کارمندان و بسیاری موارد دیگر است.
حالا این شرکت تصمیم می گیرد به یک نرم افزار حسابداری جدیدتر و پیشرفته تر مهاجرت کند. اما مشکل اینجاست که ساختار این دو نرم افزار با هم متفاوت است. حساب ها، واحدهای اندازه گیری و حتی فرمت تاریخ ها در این دو نرم افزار ممکن است متفاوت باشد.
دردسر اصلی در اینجاست که باید تمام این داده های قدیمی را از نرم افزار قدیمی به نرم افزار جدید منتقل کنیم، بدون اینکه هیچ اطلاعاتی از دست برود یا اشتباه وارد شود. این کار به دلیل حجم بالای داده ها، پیچیدگی روابط بین داده ها و تفاوت های ساختاری دو نرم افزار، بسیار دشوار و زمان بر است.
بیایید فرض کنید در نرم افزار قدیمی، هزینه های تولید به صورت کلی ثبت می شد، اما در نرم افزار جدید باید هزینه های مواد اولیه، نیروی کار و سربار به صورت جداگانه ثبت شود. این یعنی باید داده های قدیمی را تجزیه و تحلیل کنیم و آن ها را به شکلی که نرم افزار جدید می خواهد، تبدیل کنیم و حالا ما وارد یک چالش بزرگ شده ایم!
علاوه بر این ممکن است در داده های قدیمی، خطاهایی وجود داشته باشد که باید قبل از انتقال اصلاح شود. مثلاً ممکن است برخی از مبالغ اشتباه ثبت شده باشند یا برخی از تراکنش ها تکرار شده باشند، با این داده ها چه کنیم؟
بنابراین صرف اینکه شما برای این کارخانه بهترین نرم افزار حسابداری را تهیه کنید کافی نیست استقرار این نرم افزار می تواند بسیار مهم، پیچیده و حرفه ای باشد و حتی گاهی از عهده فروشنده نرم افزار حسابداری هم خارج باشد.
- یکی از مهم ترین مراحل استقرار نرم افزار حسابداری، آموزش کاربران است. در این مرحله کارمندان با نحوه استفاده از نرم افزار، ثبت تراکنش ها، تولید گزارش ها و سایر امکانات آن آشنا می شوند.
- پس از آموزش کاربران، نرم افزار به صورت آزمایشی مورد استفاده قرار می گیرد تا مشکلات احتمالی شناسایی و برطرف شوند. در این مرحله، داده های آزمایشی وارد سیستم شده و نتایج با داده های واقعی مقایسه می شوند. معمولا در این مرحله اگر نرم افزاری از قبل در شرکت موجود بوده می بایست کار بصورت موازی و با هر دو نرم افزار پیش برود که این هم خودش داستان دیگری در شرکت هاست! کارمندانی که برای مدتی مجبور خواهند بود یک فعالیت را دو بار انجام دهند… تصور این بخش با شما! پس قطعاً سرعت عمل در استقرار نرم افزار حسابداری می تواند ملاک مهمی در موفقیت استفاده از نرم افزار باشد و این کار را حتما باید حرفه ای ها به عهده بگیرند.
- پس از رفع تمام مشکلات و اطمینان از عملکرد صحیح نرم افزار، می توان از آن به صورت رسمی در عملیات روزمره استفاده کرد.
- پس از راه اندازی نرم افزار، ارائه پشتیبانی فنی و کاربری به کاربران بسیار مهم است. شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید در صورت بروز هرگونه مشکل، به سرعت پاسخگو باشد.
نکات مهم در استقرار نرم افزار حسابداری
- تشکیل یک تیم متشکل از نمایندگان بخش های مختلف سازمان برای مدیریت پروژه استقرار نرم افزار حسابداری.
- تهیه یک برنامه زمانی دقیق برای هر مرحله از پروژه.
- مستندسازی تمام مراحل استقرار برای استفاده در آینده و رعایت اصول استانداردهای حسابداری.
- آمادگی برای تغییرات احتمالی در طول پروژه.
- مشارکت دادن کاربران در تمام مراحل پروژه برای افزایش پذیرش نرم افزار.
استقرار موفق یک نرم افزار حسابداری جدید، فرایندی دقیق و برنامه ریزی شده است که نیازمند مشارکت فعال تمامی بخش های سازمان است؛ در ابتدا، تیمی متشکل از نمایندگان بخش های مختلف تشکیل می شود. این تیم با داشتن دیدگاه های متنوع، به درک بهتر نیازهای سازمان و چالش های احتمالی کمک می کند. سپس، یک برنامه زمانی دقیق برای هر مرحله از پروژه تهیه می شود تا اطمینان حاصل شود که همه فعالیت ها در زمان مقرر انجام می شوند.
در طول پروژه، مستندسازی کامل از تمامی مراحل انجام شده، برای استفاده در آینده بسیار مهم است. این مستندات به عنوان مرجعی برای رفع مشکلات احتمالی در آینده و همچنین به عنوان راهنمایی برای پروژه های مشابه در آینده مورد استفاده قرار می گیرد.
انعطاف پذیری یکی دیگر از ویژگی های یک پروژه استقرار موفق است. پیش بینی تغییرات در طول پروژه و آمادگی برای آن ها، به جلوگیری از بروز مشکلات غیرمنتظره کمک می کند.
دقت داشته باشید که مشارکت کارکنان در تمام مراحل پروژه، از جمله آموزش و پشتیبانی، بسیار مهم است. با مشارکت دادن کارکنان، پذیرش نرم افزار جدید افزایش یافته و در نتیجه، بهره وری سازمان بهبود می یابد.
برای استقرار نرم افزار حسابداری به چه شرکتی مراجعه کنیم؟
این تصور که تمام فروشندگان نرم افزار حسابداری خودشان فرآیند راه اندازی را انجام می دهند، تا حدودی صحیح است. بسیاری از شرکت های نرم افزاری، به ویژه شرکت های کوچک تر، این خدمات را به عنوان بخشی از بسته فروش خود حتی بصورت رایگان ارائه می دهند. اما این به معنای آن نیست که این روش همیشه بهترین گزینه است!
انتخاب بین استفاده از خدمات فروشنده نرم افزار و یک شرکت حسابداری تخصصی برای استقرار نرم افزار حسابداری، سوال رایجی است که بسیاری از کسب و کارها با آن مواجه هستند.
- فروشنده نرم افزار، به عنوان ارائه دهنده محصول، انگیزه اصلی اش فروش نرم افزار است. ممکن است در برخی موارد، به جای ارائه بهترین راه حل برای کسب وکار شما، به شما نرم افزاری را پیشنهاد کنند که سود بیشتری برای آن ها داشته باشد، حتی اگر این نرم افزار برای نیازهای خاص شما مناسب نباشد.
- اگرچه فروشندگان نرم افزار با محصول خود آشنا هستند، اما ممکن است درک کاملی از پیچیدگی های حسابداری کسب وکار شما نداشته باشند. این می تواند منجر به پیکربندی نادرست نرم افزار و بروز مشکلات در آینده شود.
- فروشندگان نرم افزار معمولاً بر جنبه های فنی نرم افزار تمرکز می کنند و ممکن است به اندازه کافی به مسائل مربوط به حسابداری و مالی توجه نکنند، این موضوع بسیار مهمی است که باید به آن بسیار دقت کنید!
- پشتیبانی ارائه شده توسط فروشندگان نرم افزار معمولاً محدود به مشکلات فنی نرم افزار است و ممکن است در زمینه های حسابداری و مالی به شما کمک چندانی نکنند.
- برخی از فروشندگان نرم افزار، به دلیل محدودیت های محصول خود، ممکن است نتوانند نرم افزار را به طور کامل با نیازهای خاص کسب وکار شما تطبیق دهند.
چه زمانی به نرم افزار حسابداری نیاز داریم؟
قطعاً اگر کسب وکار شما تازه تاسیس شده است، استفاده از یک نرم افزار حسابداری از همان ابتدا به شما کمک می کند تا تمامی تراکنش های مالی را به صورت دقیق و سازماندهی شده ثبت کنید و از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کنید.
حتی اگر شغل شما تازه تاسیس نیست اما تاکنون از روش های سنتی مانند اکسل یا روش های کاغذی برای ثبت اطلاعات مالی استفاده می کردید، استفاده از یک نرم افزار حسابداری به شما امکان می دهد تا کارایی و دقت کارهای خود را به طور قابل توجهی افزایش دهید.
همچنین چنانچه در مدیریت داده های مالی فعلی خود با مشکلاتی مانند گم شدن اطلاعات، خطاهای محاسباتی و عدم دسترسی آسان به گزارشات مواجه هستید، یک نرم افزار حسابداری می تواند این مشکلات را برطرف کند، کسب وکار شما در حال رشد است؟ پس حتماً عملیات مالی شما پیچیده تر خواهد شد و شما نیاز به یک نرم افزار حسابداری قدرتمند برای مدیریت بهتر این پیچیدگی ها خواهید داشت.
در آینده نزدیک با رشد کسب و کارتان و برای تصمیم گیری های مدیریتی به گزارش های مالی دقیق و به موقع نیاز دارید، یک نرم افزار حسابداری می تواند این گزارش ها را به صورت خودکار و با سرعت بالا تولید کند.
چه زمانی باید نرم افزار حسابداری را تعویض کرد؟
- با رشد کسب وکار، حجم داده ها و پیچیدگی عملیات مالی افزایش می یابد. اگر نرم افزار فعلی نتواند این حجم از داده را مدیریت کند یا عملیات پیچیده تر را پشتیبانی نکند، زمان آن رسیده است که به دنبال یک نرم افزار قدرتمندتر باشید.
- تغییرات مداوم در قوانین مالیاتی و حسابداری ممکن است به بروز مشکلاتی در نرم افزار فعلی منجر شود. یک نرم افزار حسابداری به روز، به طور خودکار با این تغییرات سازگار می شود.
- اگر نرم افزار فعلی باعث کند شدن فرآیندهای حسابداری شده و کارمندان شما مجبورند زمان زیادی را صرف کارهای تکراری کنند، این نشان دهنده آن است که نرم افزار شما کارایی لازم را ندارد.
- اگر نرم افزار فعلی قادر به تولید گزارش های مالی دقیق و به موقع نباشد، تصمیم گیری های مدیریتی با مشکل مواجه خواهد شد.
- اگر نرم افزار حسابداری شما با سایر سیستم های مورد استفاده در کسب وکار شما مانند CRM، ERP و … یکپارچه نباشد، باعث ایجاد مشکلات و دوباره کاری می شود.
- همچنین اگر شرکت ارائه دهنده نرم افزار، پشتیبانی کافی را ارائه ندهد یا به روزرسانی های نرم افزار را به موقع منتشر نکند، این می تواند به مشکلات جدی منجر شود.
- هزینه های نگهداری، تعمیر و ارتقاء نرم افزار فعلی ممکن است در درازمدت بسیار بالا باشد.
چه زمانی نباید نرم افزار حسابداری را تغییر داد؟
اما اگر مشکلات نرم افزار فعلی جزئی و قابل حل باشند، بهتر است به جای تعویض نرم افزار، با شرکت ارائه دهنده آن تماس بگیرید و مشکل را برطرف کنید یا اگر کسب وکار شما با محدودیت بودجه مواجه است، بهتر است تا زمانی که شرایط مالی بهبود یابد، از نرم افزار فعلی استفاده کنید.
همچنین چنانچه کارمندان شما با نرم افزار فعلی آشنا هستند و تعویض نرم افزار باعث ایجاد اختلال در کار آن ها می شود، بهتر است تا زمانی که آموزش های لازم به آن ها داده شود، از تغییر نرم افزار خودداری کنید.
در نهایت، تصمیم به تعویض نرم افزار حسابداری باید بر اساس یک ارزیابی دقیق از نیازهای کسب وکار، مزایا و معایب هر گزینه و همچنین هزینه های مرتبط با آن گرفته شود.
چرا استقرار نرم افزارهای حسابداری سخت و پیچیده است؟
استقرار نرم افزار حسابداری جدید، هرچند که می تواند به بهبود فرآیندهای مالی و افزایش کارایی سازمان کمک کند، اما با چالش های بزرگی نیز همراه است:
- یکی از بزرگ ترین چالش ها، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. کارمندان به روش های قدیمی کار عادت کرده اند و ممکن است از یادگیری نرم افزار جدید واهمه داشته باشند.
مثلاً در یک شرکت تولیدی، حسابداران به مدت 15 سال از یک نرم افزار حسابداری ساده استفاده می کردند. با معرفی نرم افزار جدیدی که امکانات بسیار بیشتری داشت، بسیاری از حسابداران به دلیل ترس از پیچیدگی نرم افزار جدید، از پذیرش آن خودداری کردند.
- انتقال صحیح و کامل داده ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید یکی از پیچیده ترین مراحل است. تفاوت در ساختار داده ها، وجود داده های تکراری یا ناقص و حجم بالای داده ها، از جمله مشکلاتی هستند که در این مرحله با آن ها روبرو می شویم.
یک شرکت بازرگانی قصد داشت داده های 10 سال گذشته خود را از یک نرم افزار اکسل به یک نرم افزار حسابداری تحت وب منتقل کند. به دلیل عدم یکپارچگی داده ها در فایل های اکسل و تفاوت ساختار حساب ها در دو سیستم، این فرآیند بسیار زمان بر و مستعد خطا خواهد بود.
- هر نرم افزار حسابداری دارای ساختار حساب ها و فرآیندهای خاص خود است. تطبیق این ساختارها با روش های حسابداری موجود در سازمان، یکی دیگر از چالش های مهم است.
در یکی از تجارب ما در رایان محاسبان، یک شرکت خدماتی قصد داشت از یک نرم افزار حسابداری ساده به یک نرم افزار ERP منتقل شود. تفاوت در تعریف حساب های هزینه و درآمد در این دو نرم افزار، باعث ایجاد سردرگمی در بین کارمندان و بروز خطا در ثبت اطلاعات شد که با تیمی فنی این مشکل حل شد.
- آموزش کاربران به طور کامل و موثر، یکی از راه های موفقیت استقرار نرم افزار جدید است. عدم آموزش کافی می تواند منجر به استفاده نادرست از نرم افزار و کاهش کارایی شود.
- هزینه های استقرار نرم افزار جدید شامل هزینه خرید نرم افزار، سخت افزار، آموزش، مشاوره و پشتیبانی است. این هزینه ها ممکن است برای برخی از سازمان ها قابل توجه باشد.
برای کاهش این چالش ها، چه راهی وجود دارد؟
- قبل از شروع پروژه، یک برنامه زمانی دقیق و جامع تهیه شود.
- کارکنان را در تمام مراحل پروژه مشارکت داده و نظرات آن ها را جویا شوید.
- آموزش های لازم را به صورت مداوم و به روش های مختلف برگزار کنید.
- پشتیبانی فنی قوی برای رفع مشکلات احتمالی فراهم کنید.
- برای تغییرات احتمالی در طول پروژه آماده باشید.
مزایای استقرار نرم افزار حسابداری توسط رایان محاسبان
شرکت های حسابداری تخصصی مانند رایان محاسبان ، دانش و تجربه بسیار بالایی در زمینه حسابداری و نرم افزارهای حسابداری دارند. آن ها می توانند بهترین نرم افزار را با توجه به نیازهای خاص کسب وکار شما انتخاب کرده و آن را به طور کامل پیکربندی کنند.
حسابداران متخصص ما قادرند با بررسی دقیق فرآیندهای مالی کسب وکار شما، نرم افزار را به گونه ای پیکربندی کنند که به بهترین شکل ممکن نیازهای شما را برطرف کند.
حرفه ای های ما علاوه بر نصب و راه اندازی نرم افزار، خدمات مشاوره ای نیز ارائه می دهند. آن ها می توانند در زمینه های مختلفی مانند بهبود فرآیندهای مالی، تدوین گزارش های مالی و رعایت قوانین مالیاتی به شما کمک کنند.
رایان محاسبان خدمات پشتیبانی طولانی مدتی را ارائه می دهد که شامل رفع مشکلات، آموزش کاربران و به روزرسانی نرم افزار می شود، با کمک یک شرکت حسابداری متخصص، می توانید اطمینان حاصل کنید که نرم افزار حسابداری به درستی اجرا شده و به حداکثر بهره وری دست یافته اید.
به طور خلاصه، اگر به دنبال یک راه حل جامع و حرفه ای برای استقرار نرم افزار حسابداری هستید، استفاده از خدمات یک شرکت حسابداری تخصصی می تواند انتخاب بسیار مناسبی باشد. دعوت می کنیم مقاله 5 تا از بهترین نرم افزارهای حسابداری را بخوانید.