نحوه صدور فاکتور رسمی + کاربرد ها، هزینه ، قوانین

رایان محاسبان

فاکتور رسمی

فاکتور رسمی یکی از ضروری‌ترین موارد برای رسمیت دادن به تراکنش‌های مالی در زمان خرید و فروش اجناس، کالا‌ها و خدمات است. این فاکتور باعث می‌شود فرد بدون گیر افتادن در مباحث امور مالیاتی معاملات خود را انجام دهد.

فاکتور رسمی که مورد تایید دارایی است، بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم می‌شود. صدور این فاکتور برای تمام کسب و کار‌های کوچک و بزرگ ضروری است و احتمال هرگونه سودجویی را از بین می‌برد. در این مطلب همراه ما باشید تا بگوییم فاکتور رسمی چیست و با همه چیز درباره این نوع فاکتور آشنا شوید. 

فاکتور رسمی، فاکتوری است که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و طبق بند ۱۹ مالیات بر ارزش افزوده چاپ می‌شود. فاکتور رسمی به عنوان یک سند تجاری مورد تایید دارایی است و اطلاعاتی مثل نام شرکت، تاریخ، مشخصات محصول، شماره فاکتور، قیمت و مبلغ کل فاکتور را شامل می‌شود.

این سند یک دلیل مالی برای خریدار و فروشنده است که نشان می‌دهد مبلغی توسط خریدار به فروشنده و در عوض دریافت کالا یا خدمات پرداخت شده است. فاکتور رسمی باید مشخصات معامله را به طور کامل نشان دهد و حاوی اطلاعات صحیح باشد.

فاکتور یک سند مالی است که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود. هنگام خرید اجناس و کالا‌های مختلف می‌توانید از فروشنده، فاکتور رسمی بگیرید. این فاکتور که جزئیات فروش کالا در آن درج شده، اعتبار رسمی دارد و از گیر افتادن در یک سری جرایم مالیاتی جلوگیری می‌کند. از این رو برای دارندگان سازمان‌ها و کسب و کار‌های مختلف، ضروری است.

چرا باید از فروشنده فاکتور رسمی بگیریم

اکنون سوال پیش می‌آید که دلیل ارائه فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور، نشان دهنده خرید و معامله‌ای است که بین خریدار و فروشنده انجام شده است. این سند ضروری برای انجام تراکنش‌های تجاری در خیلی از کشورها ارائه می‌شود. از طرفی در بیش‌تر بانک‌ها و موسسات مالی از فاکتور برای انجام تراکنش‌های رسمی و انتقال وجه استفاده می‌کنند بنابراین فاکتور دارای انواع مختلفی است و هر نوع آن کاربرد خاصی دارد.

فاکتور رسمی که به آن سند مالی هم گفته می‌شود، شامل یک برگه است که اطلاعات زیر در آن درج شده‌اند:

  • نام و آدرس خریدار
  • نام و آدرس فروشنده
  • تاریخ و شماره فاکتور
  • مجموع فاکتور
  • شرایط پرداخت
  • مالیات و عوارض
  • قیمت هر کالا به همراه کل مبلغ
  • شرح کامل خدمات، کالا‌ها و اجناس

برای داشتن معامله‌ای واضح و بدون نقص، این اطلاعات باید به‌صورت دقیق و کامل در فاکتور رسمی نوشته شوند. فاکتور به عنوان یک سند قانونی از بروز هرگونه اختلاف یا نارضایتی در معامله جلوگیری می‌کند. همچنین به عنوان یک مدرک معتبر و قابل قبول برای حل اختلافات این چنینی کاربرد دارد.

فاکتور رسمی به عنوان یک سند حقوقی برای خریدار صادر می‌شود. این سند که دست فروشنده است از مدارک مالی شرکت بوده و اطلاعات گفته شده را در آن می‌نویسند. فاکتور با رعایت قوانین مالی و مالیاتی منتشر می‌شود، درحالی که صدور فاکتور معمولی یا غیر رسمی به عنوان یک رسید مالی و برای اثبات پرداخت به مشتری صورت می‌گیرد.

این فاکتور هم شامل جزئیاتی مثل آدرس، تاریخ، توضیحات کالا و… بوده و بیش‌تر به عنوان یک سند حقوقی شخصی صادر می‌شود. بنابراین تفاوت اصلی فاکتور غیر رسمی و فاکتور رسمی چیست؟

به طور کلی فاکتور رسمی یک سند حقوقی رسمی است که در صنعت تجارت کاربرد دارد. از این رو باید مطابق با قوانین و به صورت دقیق صادر شود. در مقابل فاکتور معمولی زیر نظر هیچگونه قانونی نیست و تنها به عنوان یک سند حقوقی غیر رسمی استفاده می‌شود.

فاکتور رسمی

فاکتور‌ها در دو دسته‌بندی رسمی یا غیررسمی قرار می‌گیرند. البته بر اساس کاربرد و جزئیات اطلاعات هم فاکتورها انواع مختلفی دارند. انواع فاکتورها عبارت‌اند از:

  • فاکتور خرید: این فاکتور که برای خرید کالا و خدمات کاربرد دارد، شامل جزئیات کامل محصولات به همراه قیمت و مبلغ کل آن‌ها است.
  • فاکتور فروش: این فاکتور هم مثل فاکتور خرید نشان دهنده جزئیات کامل محصولات و خدمات، قیمت و مبلغ کل آن‌ها است که برای فروش کالا‌ها یا خدمات به مشتریان کاربرد دارد.
  • فاکتور صادراتی: این فاکتور که برای فروش کالا‌ها و خدمات به کشور‌های خارجی کاربرد دارد، جزئیات کامل محصولات را نشان داده و شامل شرایط صادرات و پرداخت به زبان انگلیسی است.
  • فاکتور تضمینی: این فاکتور برای اطمینان از پرداخت مبلغ کامل به فروشنده استفاده می‌شود. در این فاکتور، فروشنده مبلغ تضمینی را در قسمت بالایی آن می‌نویسد و خریدار قبل از دریافت کالا، مبلغ را به حساب فروشنده واریز می‌کند.
  • فاکتور برگشت از فروش: در صورت لغو سفارش و بازگرداندن کالا از این فاکتور استفاده می‌شود که شامل مبلغ بازگشتی به مشتری و جزئیات کامل محصولات یا خدمات است.

با توجه به اینکه ماموران دارایی باید رسمی بودن یک فاکتور را تعیین کنند، تشخیص فاکتور معتبر مهم است. اما نشانه‌های معتبر بودن یک فاکتور رسمی چیست؟ با استفاده از موارد زیر می‌توان تشخیص داد:

  1. اطلاعات فروشنده و خریدار
  2. آدرس کامل و نام شرکت با کد ملی
  3. کد اقتصادی، کد پستی و شماره تلفن
  4. شماره ثبت
  5. وجود مهر و امضاء
  6. فاکتور رسمی شامل امضای طرفین و بدون هیچ گونه خط خوردگی 
  7. مالیات، عوارض و تخفیفات: کالا‌های ثبت شده در فاکتور باید نام، تعداد و قیمت داشته باشند. در صورت داشتن تخفیف هم، مبلغ مشخصی کم شده و در آخر، کل مبلغ با مالیات و ارزش افزوده مشخص می‌شوند.
  8. وجود شماره سریال: مهم‌ترین ویژگی فاکتور رسمی معتبر، وجود شماره سریال است که آن را از فاکتور‌های دیگر متمایز می‌کند.

اگر قصد صدور فاکتور رسمی را دارید، قبل از هرگونه اقدامی با قوانین و مقررات مربوط به این حوزه آشنا شوید. موارد زیر از جمله نکاتی هستند که باید آن‌ها را در نظر بگیرید:

  • دریافت سفارش و ثبت آن
  • صدور فاکتور و تحویل کالا
  • دریافت وجه و ثبت در سیستم مالی
  • نگهداری فاکتور

فاکتور رسمی به روش‌های مختلفی تهیه می‌شود. بنابراین شما می‌توانید از انواع کاغذ‌های فیزیکی، فاکتور‌های آنلاین، نرم‌افزار‌های پرداختی و… استفاده کنید. امروزه بیش‌تر فاکتور‌ها به‌صورت خودکار و به وسیله نرم‌افزار‌های حسابداری برای مشتریان صادر می‌شوند.

بعد از آشنایی با مفهوم فاکتور رسمی، تفاوت آن با فاکتور غیر رسمی، نحوه تشخیص فاکتور رسمی و معتبر و… اکنون سوال پیش می‌آید که کاربرد فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور به عنوان یک سند رسمی و حقوقی بسیار مهم، برای کسب‌وکار‌ها و مشتریان اهمیت دارد. به عنوان مهم‌ترین کاربرد‌های فاکتور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاربرد فاکتور رسمی
  • ثبت دقیق و معتبر فروش و خدمات ارائه شده
  • بررسی دقیق محصولات و خدمات ارائه شده توسط مشتری
  • وجود یک سند رسمی برای تعیین مالیات و عوارض
  • کاربرد در اخذ تسهیلات بانکی یا اعتباری برای کسب و کار‌ها
  • عرضه به مشتری به عنوان سند رسمی و حقوقی برای اثبات خرید و پرداخت مبلغ
  • ردیابی درآمد و هزینه‌های مربوط به کسب و کار
  • تجزیه و تحلیل دقیق فروش و موجودی کالا
  • توجه بیشتر به امور مالی و کسب درآمد برای سازمان

فاکتور رسمی فروش به عنوان یک سند معتبر برای ثبت فروش و خدمات ارائه شده استفاده می‌شود. این فاکتور که معمولا برای کسب‌وکار‌ها کاربرد دارد، سندی است که مشخصات فروشنده و خریدار، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به فروش را نشان می‌دهد.

فاکتور رسمی فروش یکی از مهم‌ترین فاکتور‌های رسمی برای کسب‌وکار‌ها است که به عنوان یک سند رسمی در برابر گزارشات مالی و مالیاتی استفاده می‌شود. در واقع فاکتور‌های رسمی شواهدی برای کسب درآمد هستند که معتبر و قابل اطمینان بوده و خریداری محصولات یا خدمات و پرداخت مبالغ مستحق به فروشنده را ثابت می‌کنند.

کاربرد‌های فاکتوررسمی فروش

  • فروش محصولات فیزیکی: بیش‌ترین کاربرد این فاکتور به فروش محصولات فیزیکی مربوط می‌شود. ارائه فاکتور برای خریدار به قدری مهم است که حتی در خرید اینترنتی هم اهمیت دارد.
  • فروش خدمات: فاکتور رسمی فقط برای فروش کالا‌های فیزیکی استفاده نمی‌شود. این سند رسمی برای ارائه خدمات اشتراکی هم کاربرد دارد.
  • بنگاه‌های اقتصادی: هر بنگاه مالیات دهنده‌ای باید بتواند فاکتور صادر کند تا در زمان ثبت مالیات، آن‌ها را مورد بررسی قرار دهند. 

انواع فاکتوررسمی فروش

انواع فاکتور رسمی

فاکتور‌های فروش شامل فاکتور‌های رسمی و غیررسمی هستند که فاکتور‌های رسمی مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم می‌شوند و مورد تایید سازمان امور مالیاتی هستند. انواع فاکتور‌های فروش رسمی عبارت‌اند از:

  • فاکتور فروش نوع اول: این فاکتور دارای مشخصات خریدار و فروشنده، کد اقتصادی، کد پستی، سریال چاپی، تاریخ، مبلغ و اطلاعات کالا است.
  • فاکتور فروش نوع دوم: صدور این فاکتور با استفاده از سامانه صندوق مکانیزه فروش انجام می‌شود و شامل اطلاعاتی مثل تاریخ، شماره سریال ماشینی، مشخصات کالا‌ها و خدمات فروخته شده، مبلغ و میزان آن است.
  • فاکتور فروش نوع سوم: این فاکتور به‌صورت الکترونیکی صادر شده و در سامانه معاملات فصلی ثبت می‌شود.

هزینه صدور فاکتوررسمی فروش

صدور فاکتور رسمی فروش، هزینه‌ای ندارد. ارائه‌دهندگان کالا و خدمات می‌توانند این فاکتور را به‌صورت رایگان دریافت کنند‌. البته اگر صدور فاکتور فروش به شرکت حسابداری واگذار شده باشد، پرداخت هزینه به آن‌ها ضروری است.

هزینه صدور فاکتور رسمی فروش

بر اساس قوانین سازمان و امور مالیاتی این فاکتور برای تمام اصنافی که فعالیت اقتصادی دارند، الزامی است. از طرفی مشاغل دارای گواهی ارزش افزوده هم باید فاکتور‌هایی را به اداره مالیات تحویل دهند. در غیر این صورت جرایم سنگینی متحمل می‌شوند.

  • استفاده از کاغذ‌های A۴ و A۵
  • تعداد نسخ به صورت ۲ یا ۳ برگی به انتخاب فرد
  • استفاده از کاغذ تحریر ۶۰ گرمی برای نوشتن دستی و استفاده از کاغذ تحریر ۸۰ گرمی برای پرینتر

با استفاده از نرم‌افزار‌های حسابداری می‌توانید صدور انواع فاکتور‌های رسمی، غیر رسمی، شرکتی، فروشگاهی و… را انجام دهید. در حال حاضر با صادر کردن صورتحساب به مودیان می‌توانید دسترسی اداره امور مالیاتی به فاکتور‌ها را امکان‌پذیر کنید. بدین ترتیب انواع فاکتور‌های فروش را به‌صورت الکترونیک صادر و آن‌ها را چاپ می‌کنید.

فاکتور صوری شبیه به فاکتور مورد تایید سازمان مالیات است، اما در اصل جعلی بوده و اعتبار ندارد. صدور چنین فاکتوری، غیر قانونی است و جرم محسوب می‌شود. به عنوان یک خریدار و فروشنده باید توانایی تشخیص فاکتور صوری را داشته باشید. در واقع شما باید بدانید که تفاوت فاکتور صوری با فاکتور رسمی چیست؟ بنابراین حتما موارد زیر را چک کنید:

  • ابتدا مطمئن شوید که شرکت صادر‌کننده فاکتور، صوری و روی کاغذ نباشد.
  • چک کنید که فروشنده کالا یا خدمات از طریق یک شرکت منحل شده، فاکتور را صادر نکرده باشد.
  • مطمئن شوید که‌ شناسه ملی اعلام شده توسط فروشنده درست است.
  • کنترل اعتبار گواهی ارزش افزوده را فراموش نکنید.
  • مطمئن شوید که فعالیت فرد صادر‌کننده فاکتور با کالای درج شده تناسب دارد.
  • چک کردن مستندات حمل مثل بارنامه جاده‌ای را فراموش نکنید.
  • از انطباق دادن مستندات پرداخت با فاکتور غافل نشوید.

سازمان امور مالیاتی با بررسی‌ شناسه اقتصادی و کد ملی هر شرکت و شخص حقیقی و حقوقی، اسناد مالی و حسابداری را مورد بررسی قرار می‌دهد. به طور کلی این سازمان برای کنترل فاکتور‌های صوری این کار‌ها را انجام می‌دهد:

  • بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
  • بررسی کد فروش ارائه‌دهندگان کالا و خدمات
  • بررسی اعتبار فیش‌ها و چک‌های بانکی و اسناد پرداخت
  • بررسی نوع فاکتور، صادر‌کننده و خدمات فروش رفته در فاکتور
  • بررسی بارنامه و مستندات مربوط به کالا‌های فیزیکی و ترابری محصولات
  • اعتبار سنجی‌ شناسه ملی سازمان و اطمینان از غیر فعال نبودن واحد اقتصادی

منظور از مالیات ارزش افزوده در فرایند ارائه فاکتور رسمی چیست؟ این مولفه، مالیات غیر مستقیم است که بر تفاوت ارزش کالای عرضه شده با ارزش کالای خریداری شده در یک دوره معین وضع می‌شود. هر کالا و خدماتی برای بنگاه معاملاتی، هزینه دارد. وقتی قیمت فروش بیش‌تر از هزینه‌های اولیه برای ساخت باشد، مالیات بر ارزش افزوده برای آن در نظر گرفته می‌شود. بنابراین اختلاف قیمت بین مواد و هزینه‌های اولیه و قیمت فروش است. 

مالیات ارزش افزوده فاکتور رسمی

به زبان ساده، ارزش افزوده نوعی سود خالص شامل مالیات است که به‌صورت عمده از خریداران گرفته شده و در نهایت به اداره دارایی می‌رسد. در بعضی موارد ممکن است این مالیات به‌صورت درصدی و اشتراکی هم از خریدار و هم از فروشنده گرفته شود.

بعضی افراد تصور می‌کنند که صدور فاکتور رسمی تنها برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ ضرورت دارد، در حالی که اینطور نیست! ارائه فاکتور باید برای خریداران تمام بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ انجام شود. پس فرقی ندارد که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی هستند یا حقوقی.

هر کسب‌وکاری که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده است، باید به مشتریان خود فاکتور رسمی بدهد. در غیر این صورت مرتکب جرم می‌شود. نکته مهم دیگر هم این است که صدور فاکتور رسمی تنها برای فروش کالا‌های فیزیکی ضرورت ندارد، بلکه برای فروش خدمات هم لازم است.

سخن پایانی و جمع بندی

اکنون که می‌دانید فاکتور رسمی چیست و با همه چیز درباره آن آشنا شدید، از این ابزار مدیریت مالی استفاده کرده و تاثیر‌گذاری خود در بازار را افزایش دهید. با ارائه فاکتور رسمی به مشتریان نشان می‌دهید که از حقوق آن‌ها آگاه هستید و کسب‌وکارتان برایتان اهمیت دارد.

به طور کلی استفاده از فاکتور رسمی برای انواع کسب‌وکار‌ها ضروری است و این سند در محاسبه دقیق مالیات و بدهی‌های دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. از این رو می‌تواند نقش مهمی در افزایش اعتبار شما در صنعت داشته باشد.

اگر شما هم می‌خواهید فاکتور رسمی کسب‌وکار خود را به‌صورت اصولی صادر کنید و فاکتور مورد تایید اداره مالیات را داشته باشید، می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی درج شده در سایت رایان محاسبان با ما در ارتباط باشید. شما می‌توانید از خدمات مشاوره‌ مالی و مالیاتی، اعزام حسابدار و خدمات دیگر مجموعه رایان محاسبان استفاده کنید.

رایج‌ترین سوالات در ارتباط با فاکتور‌های رسمی

در ادامه با پاسخ به رایج‌ترین سوالات مربوط به فاکتور‌های رسمی، ابهامات شما را برطرف می‌کنیم.

 آیا ماموران دارایی فاکتور رسمی حسابداری تهیه شده با نرم‌افزار اکسل و چاپ شده با پرینتر معمولی را تایید می‌کنند؟ 

خیر فاکتور‌های رسمی باید شماره سریال قرمز برجسته داشته باشند. البته امکان استفاده از نمونه غیر برجسته هم وجود دارد. اما حتما باید در فاکتور استاندارد ثابت شود که شماره سریالی است.

2) آیا فاکتور‌های مرسوم در معاملات روزمره بنگاه‌های اقتصادی کوچک بدون درج مشخصات فروشنده و خریدار توسط دارایی تایید می‌شوند؟ 

فرم داخلی یا گزارش‌های تنخواه برای معاملات روزمره و جزئی با بنگاه‌های اقتصادی کوچک که هزینه زیادی ندارند، استفاده می‌شود. به طور معمول ممیزی در این موارد سخت‌گیری ندارد و تنها اگر مبلغ مورد نظر زیاد باشد به آن توجه می‌کنند.

3) آیا فاکتور‌های خرید و فروش با ذکر مشخصات فروشنده و بدون درج ارزش افزوده مورد تایید هستند؟ 

در صورت وجود مدارک رسمی برای خرید یا فروش، فاکتور فروش کالا و خدمات تایید می‌شود.

4) آیا عکس فاکتور رسمی مورد تایید مالیات است؟ 

خیر فاکتور‌های رسمی حتما باید به‌صورت اصل و چاپ شده باشند. داشتن شماره سریال و مشخصات استاندارد هم مهم است. پس عکس فاکتور رسمی و کپی آن فاقد اعتبار هستند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.
خانه