پلمپ دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی روشی نوین و کارآمد برای جایگزینی روش سنتی پلمپ دفاتر است. در این روش، به جای مراجعه حضوری به اداره ثبت و دریافت دفاتر پلمپ شده، تمامی مراحل به صورت آنلاین انجام میشود، در این مقاله از رایان محاسبان راهنمای جامع و گام به گام پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی را شرح می دهیم.
مطابق قوانین کشور، همه کسبوکارها (اعم از شرکتها یا افراد) موظفند هر ساله دفاتر قانونی (روزنامه و کل) خود را که در آن تمام معاملات مالیشان ثبت میشود، به صورت رسمی تایید کرده و به سازمان مالیاتی تحویل دهند. این کار به منظور نظارت بر فعالیتهای مالی کسبوکارها و جلوگیری از فرار مالیاتی انجام میشود. برای سال 1403 نیز تمامی کسبکارها باید تا پایان سال مالی نسبت به پلمپ دفاتر خود اقدام کنند تا از جریمههای مالی و مشکلات قانونی احتمالی جلوگیری کنند.
چرا پلمپ دفاتر قانونی انجام می شود؟
پلمپ دفاتر قانونی، مهر تاییدی است که سازمان ثبت شرکتها بر روی دفاتر مالی شرکتها میزند. این کار برای جلوگیری از دستکاری و تقلب در اطلاعات مالی صورت میگیرد. همه شرکتهای ثبت شده موظفند هر ساله دفاتر جدیدی را پلمپ کرده و در آن تمام تراکنشهای مالی خود را ثبت کنند. این دفاتر به عنوان سند رسمی در امور مالیاتی مورد استفاده قرار میگیرند. عدم پلمپ دفاتر یا ثبت نادرست اطلاعات در آنها، علاوه بر نقض قانون، منجر به جریمههای مالیاتی خواهد شد. شرکتها موظفند دفاتر پلمپ شده را به مدت ۱۰ سال نگهداری کنند.
توصیه می کنیم مقاله رازهای مالیاتی که هر مدیر باید بداند را بخوانید.
در واقع، پلمپ دفاتر قانونی به منزله یک تعهد رسمی از سوی شرکت برای رعایت قوانین مالیاتی و شفافیت در امور مالی است.
مهلت پلمپ دفاتر قانونی 1403
آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی سال 1403، پایان اسفند 1402 بود. شرکتها موظف بودند از 15 آذر 1402 با استفاده از امضای الکترونیکی، نسبت به ثبت درخواست پلمپ اقدام کنند. شرکتهای تازه تاسیس نیز تا 30 روز پس از ثبت شرکت فرصت داشتند تا دفاتر خود را پلمپ کنند. عدم رعایت این مهلتها، عواقب قانونی و مالی به همراه خواهد داشت.
حذف دفاتر پلمپ فیزیکی و پلمپ دفاتر به صورت الکترونیکی
با تصویب بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم توسعه، از مهرماه 1403 شاهد تحولی بزرگ در حوزه ثبت دفاتر تجاری بودیم. در این تاریخ، دفاتر پلمپ فیزیکی که سالها به عنوان یکی از الزامات ثبت اطلاعات مالی شرکتها و مؤسسات محسوب میشد، به طور کامل حذف و فرآیند الکترونیکی جایگزین آن شد.
اما چرا دفاتر پلمپ فیزیکی حذف شد؟
- حذف دفاتر فیزیکی به معنای صرفهجویی قابل توجه در هزینههای کاغذ، چاپ، نگهداری و حمل و نقل است. برآوردها نشان میدهد که این اقدام منجر به صرفهجویی بیش از 127 میلیون برگ کاغذ و 250 میلیارد تومان هزینه شده است.
- کاهش مصرف کاغذ و حذف فرایندهای چاپ و حمل و نقل، گامی مهم در جهت حفظ محیط زیست و کاهش آلودگی محسوب میشود.
- با الکترونیکی شدن فرآیند ثبت دفاتر، بسیاری از مشکلات و پیچیدگیهای قبلی از بین رفته و فعالان اقتصادی میتوانند به سرعت و سهولت بیشتری به ثبت اطلاعات خود بپردازند.
- اطلاعات مالی در سامانههای الکترونیکی با امنیت بالاتری نگهداری میشود و احتمال خطا و اشتباه در ثبت اطلاعات به حداقل میرسد.
چگونه دفاتر به صورت الکترونیکی ثبت میشوند؟
با حذف دفاتر فیزیکی، تمامی اطلاعات مالی شرکتها و مؤسسات در سامانه جامع ثبت شرکتها به صورت الکترونیکی ثبت میشود. این سامانه به عنوان یک پایگاه داده جامع، کلیه اطلاعات مورد نیاز را در خود ذخیره کرده و امکان دسترسی سریع و آسان به آنها را فراهم میکند.
با اجرای این طرح، سازمان امور مالیاتی موظف شده است که گزارشها و دسترسیهای لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. به عبارت دیگر، تمامی اطلاعات مالی مورد نیاز برای اهداف مالیاتی و نظارتی در سامانه جامع ثبت شرکتها در دسترس خواهد بود.
اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی 1403
اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی در واقع فرم الکترونیکی یا درخواست آنلاین است که برای درخواست پلمپ دفاتر تجاری و ثبت اطلاعات مالی شرکتها و مؤسسات به کار میرود. این اظهارنامه درگاه اصلی ارتباط بین متقاضی و سازمان ثبت شرکتها محسوب میشود و اطلاعات مورد نیاز برای صدور مجوز پلمپ دفاتر را در خود جای میدهد.
اطلاعات مورد نیاز در اظهارنامه:
- نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، آدرس، شماره تماس و سایر اطلاعات هویتی متقاضی
- نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت، موضوع فعالیت، آدرس شرکت و سایر اطلاعات مربوط به شرکت
- نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، تعداد دفاتر مورد نیاز، تعداد صفحات هر دفتر و سایر اطلاعات مرتبط با نیازهای مالی شرکت
- برای شرکتها، اطلاعات کامل تمامی اعضای هیئت مدیره شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه، سمت و تاریخ انتصاب باید وارد شود.
تمام اطلاعات وارد شده در اظهارنامه باید دقیق و صحیح باشد. هرگونه مغایرت بین اطلاعات وارد شده در اظهارنامه و اطلاعات ثبت شده در سامانههای دیگر، میتواند منجر به تأخیر در صدور مجوز یا حتی رد درخواست شود، پس از ثبت اولیه اظهارنامه، متقاضی حداکثر 3 روز فرصت دارد تا آن را تکمیل، مهر و امضا کرده و هزینه مربوطه را پرداخت نماید. عدم تکمیل اظهارنامه در مهلت مقرر، منجر به انقضای درخواست و نیاز به شروع مجدد فرآیند خواهد شد.
دقت داشته باشید که اطلاعات وارد شده برای اعضای هیئت مدیره باید کاملاً مطابق با اطلاعات ثبت شده در سازمان ثبت احوال باشد. هرگونه مغایرت در این اطلاعات میتواند منجر به رد درخواست شود و در صورتی که پس از ثبت اولیه اظهارنامه، تغییراتی در اطلاعات شرکت یا اعضای هیئت مدیره ایجاد شود، باید نسبت به بهروزرسانی اطلاعات در سامانه اقدام شود.
نکته : تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، نیازمند دقت و توجه به جزئیات است. در صورت وجود هرگونه ابهام یا سوال، بهتر است از مشاوره متخصصان حقوقی یا حسابداری استفاده شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
راهنمای کامل پلمپ دفاتر قانونی 1403
مراحل پلمپ دفاتر قانونی سال 1403 را به صورت ساده و گام به گام برای شما شرح میدهیم.
مرحله اول: ورود به سامانه ثبت شرکتها
ابتدا به سامانه ثبت شرکتها به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. این سامانه، درگاه اصلی برای انجام تمامی امور مربوط به ثبت شرکتها و مؤسسات در کشور است.
مرحله دوم: انتخاب گزینه پلمپ دفاتر قانونی
در صفحه اصلی سامانه، بخش “میز خدمات الکترونیک” را پیدا کرده و گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی” را انتخاب کنید. با کلیک بر روی این گزینه، وارد مرحله بعدی فرآیند خواهید شد.
مرحله سوم: تکمیل اطلاعات متقاضی
- نوع شخصیت متقاضی: در این مرحله باید مشخص کنید که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقیقی است یا حقوقی.
- وارد کردن اطلاعات: پس از انتخاب نوع شخصیت، باید اطلاعات مورد نیاز را به دقت وارد کنید. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه، شماره تلفن و سایر اطلاعات مرتبط است.
مرحله چهارم: تکمیل اطلاعات شرکت (برای اشخاص حقوقی)
اگر متقاضی یک شخص حقوقی است، باید اطلاعات کامل شرکت را وارد کند. این اطلاعات شامل نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت، موضوع فعالیت، آدرس شرکت و سایر اطلاعات مرتبط است.
توجه: دقت کنید که اطلاعات وارد شده باید با اطلاعات ثبت شده در اداره ثبت شرکتها مطابقت داشته باشد.
مرحله پنجم: پذیرش موقت اظهارنامه
پس از تکمیل اطلاعات، اظهارنامه شما به صورت موقت پذیرش میشود. در این مرحله، یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باید اطلاعات شخصی خود را به عنوان تکمیلکننده اظهارنامه ثبت کند.
مرحله ششم: تکمیل اطلاعات اعضای هیئت مدیره
برای شرکتهای حقوقی، باید اطلاعات کامل تمامی اعضای هیئت مدیره وارد شود. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه، سمت، تاریخ شروع و پایان سمت و سایر اطلاعات مرتبط است.
مرحله هفتم: انتخاب نوع دفتر و تعداد صفحات
در این مرحله باید نوع دفتر قانونی مورد نیاز (روزنامه، کل و …)، تعداد جلدها و تعداد صفحات هر جلد را مشخص کنید.
مرحله هشتم: تایید نهایی و ارسال درخواست
پس از تکمیل تمامی اطلاعات و بررسی مجدد آنها، گزینه “تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک” را انتخاب کنید. با کلیک بر روی این گزینه، درخواست شما به صورت رسمی ثبت خواهد شد.
مرحله نهم: پرداخت هزینهها
پس از ثبت درخواست، باید هزینههای مربوط به پلمپ دفاتر را پرداخت کنید. معمولاً این هزینهها به صورت آنلاین قابل پرداخت است.
مرحله دهم: دریافت دفاتر پلمپ شده
پس از پرداخت هزینهها و تایید نهایی درخواست، دفاتر پلمپ شده برای شما ارسال خواهد شد.
ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها (با استفاده از امضای الکترونیکی)
برای تکمیل فرآیند پلمپ دفاتر قانونی، پس از تکمیل اطلاعات در سامانه، باید مدارک مورد نیاز را به صورت الکترونیکی ارسال کنید. این کار از طریق سامانه “ثبت من” انجام میشود.
- ثبتنام در سامانه “ثبت من”: اگر قبلاً در این سامانه ثبتنام نکردهاید، ابتدا باید با وارد کردن اطلاعات هویتی خود، یک حساب کاربری ایجاد کنید.
- ورود به بخش مربوطه: پس از ورود به حساب کاربری خود، به بخش “ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری” مراجعه کنید.
- انتخاب سند مورد نظر: در این بخش، سندی که مربوط به درخواست پلمپ دفاتر قانونی است را انتخاب کنید.
- امضای الکترونیکی سند: برای امضای این سند، به یک توکن سختافزاری نیاز دارید. توکن خود را به سیستم متصل کرده و طبق دستورالعملهای نمایش داده شده، اطلاعات لازم را وارد کنید.
- تایید امضا: پس از امضای موفقیتآمیز سند، گزینه “تایید امضا” را انتخاب کنید تا درخواست شما به صورت رسمی ثبت شود.
- پیگیری درخواست: پس از ثبت درخواست، یک شماره پیگیری به شما اختصاص داده میشود. با استفاده از این شماره، میتوانید در هر زمان وضعیت درخواست خود را در سامانه “ثبت من” پیگیری کنید.
مزایای استفاده از امضای الکترونیکی
با استفاده از امضای الکترونیکی، نیازی به مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکتها نیست و تمام مراحل به صورت آنلاین انجام میشود، امضای الکترونیکی، امنیت اطلاعات را تضمین میکند و از هرگونه دستکاری در اسناد جلوگیری میکند.
همچنین استفاده از امضای الکترونیکی، هزینههای مربوط به چاپ و ارسال مدارک را کاهش میدهد.
جدول مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر 1403
| نوع متقاضی | مدارک مورد نیاز |
| اشخاص حقیقی | کپی کارت ملی |
| کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت | |
| مجوز فعالیت کسبی | |
| وکالتنامه وکیل شرکت (در صورت وجود) | |
| اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا) | |
| اشخاص حقوقی | کپی کارت ملی مدیر عامل |
| وکالتنامه وکیل مسئول (در صورت وجود) | |
| اصل اظهارنامه پلمپ با امضا | |
| کپی روزنامه تاسیس شرکت | |
| کپی روزنامه حاوی تغییرات (در صورت وجود) | |
| معرفینامه برای اشخاص دولتی (در صورت نیاز) |
مشمولین پلمپ دفاتر قانونی در سال ۱۴۰۳
براساس قوانین تجارت کشور، تمامی اشخاص حقوقی و بخشی از اشخاص حقیقی موظف به پلمپ و نگهداری دفاتر قانونی هستند. این الزام قانونی به منظور شفافیت در فعالیتهای تجاری و مالیاتی و همچنین امکان بررسی و نظارت بر تراکنشهای اقتصادی اعمال میشود.
چه کسانی باید دفاتر قانونی پلمپ کنند؟
- اشخاص حقوقی: کلیه شرکتها، موسسات و سازمانهایی که به صورت حقوقی ثبت شدهاند، مکلف به پلمپ دفاتر قانونی هستند.
- اشخاص حقیقی گروه اول: اشخاص حقیقی به سه گروه تقسیم میشوند که این تقسیمبندی بر اساس میزان فروش سالانه یا نوع فعالیت آنها صورت میگیرد. اشخاص حقیقی گروه اول شامل:
- تمام مشاغلی که در قانون به عنوان مشاغل گروه اول مشخص شدهاند: مانند بیمارستانها، صرافیها، هتلهای ۳ ستاره و بالاتر، و برخی مشاغل خاص دیگر. این مشاغل بدون توجه به میزان فروش، در گروه اول قرار میگیرند.
- اشخاص حقیقی با فروش سالانه بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال: در صورتی که فعالیت شما در دسته مشاغل مشخص شده در قانون نباشد، اما میزان فروش سالانه شما بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال باشد، شما نیز در گروه اول قرار میگیرید.
شرکتهای بدون فعالیت نیز موظف به پلمپ دفاتر قانونی هستند. حتی اگر شرکتی در سال مالی هیچ فعالیتی نداشته باشد، باید دفاتر خود را پلمپ کند و اظهارنامه مالیاتی (هرچند صفر) ارائه دهد. عدم انجام این کار منجر به جریمههای مالیاتی میشود. این الزام قانونی برای شفافیت مالی و جلوگیری از تخلفات مالیاتی اعمال میشود.
دقت کنید که پلمپ دفاتر باید حداکثر دو ماه پس از ثبت شرکت انجام شود، اظهارنامه عدم فعالیت باید سالانه و در موعد مقرر ارائه شود و البته عدم پلمپ دفاتر و ارائه اظهارنامه، تخلف مالیاتی محسوب میشود.
سوالات پر تکرار پلمپ دفاتر قانونی:
چرا درخواست پلمپ دفاتر من رد میشود؟
- انقضای مهلت: اگر درخواست خود را پس از پایان مهلت قانونی ثبت کنید، درخواستتان رد میشود
- پرداخت نکردن هزینه: فراموش نکنید که هزینه پلمپ دفاتر را به طور کامل پرداخت کنید.
- خطا در کد پستی: اگر کد پستی شما در سامانه ثبت شرکتها اشتباه باشد، با مشکل مواجه خواهید شد. برای اصلاح آن باید صورتجلسه جدیدی تنظیم کنید.
هزینه پلمپ دفاتر چقدر است؟
هزینه پلمپ دفاتر به عوامل مختلفی مانند نوع دفتر، تعداد صفحات و تعداد دفعات درخواست بستگی دارد. برای اطلاع دقیق از هزینهها، بهتر است به سامانه مربوطه مراجعه کنید.
تفاوت بین پلمپ دفاتر قانونی و تجاری چیست؟
در واقع، اصطلاح “دفتر قانونی” و “دفتر تجاری” به یک معنا هستند. بنابراین، فرآیند پلمپ آنها هیچ تفاوتی ندارد.
چند بار میتوان درخواست پلمپ داد؟
در صورتی که دفاتر شما پر شده باشد، میتوانید درخواست دفاتر جدید بدهید. اما باید به این نکات توجه کنید:
تعداد و مشخصات دفاتر دریافت شده را در اظهارنامه مالیاتی درج کنید.
تاریخ تراکنشهای مالی باید با تاریخ پلمپ دفاتر همخوانی داشته باشد.
