حسابداری شرکت های بازرگانی

حسابداری شرکت های بازرگانی یکی از مهم ترین حوزه های مالی است که تأثیر بسزایی بر عملکرد این شرکت ها دارد. حسابداری، فرایند ثبت، طبقه بندی و گزارش گیری اطلاعات مالی شرکت ها است که به مدیریت کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه ای بگیرد. در شرکت های بازرگانی که تمرکز اصلی بر خرید و فروش کالاها و خدمات است، حسابداری می تواند نقشی کلیدی در موفقیت و پایداری مالی ایفا کند.

شرکت های بازرگانی به چه شرکت هایی گفته می شود؟ شرکت های بازرگانی به واحدهایی اقتصادی اطلاق می شود که با هدف کسب سود، به خرید و فروش کالاها و خدمات مشغول هستند. این شرکت ها عمدتاً بازرگانی کالاها، واردات و صادرات و توزیع کالاها را بر عهده دارند. از آنجا که معاملات مالی این شرکت ها پیچیده و حجیم است، حسابداری شرکت های بازرگانی دقیق و شفاف هم ضروری است.

اهمیت حسابداری شرکت های بازرگانی

یکی از اهداف اصلی حسابداری، نظارت بر وضعیت مالی شرکت و اطمینان از جریان نقدینگی سالم است. با توجه به تعداد بالای معاملات مالی، حسابداری دقیق می تواند به مدیران کمک کند تا وضعیت نقدینگی شرکت را به خوبی کنترل کنند و از بروز مشکلات مالی جلوگیری کنند.

همچنین اطلاعات حسابداری به مدیران این امکان را می دهد تا با تحلیل مالی مناسب، تصمیم گیری های استراتژیک را انجام دهند. به عنوان مثال، مدیران می توانند بر اساس گزارش های مالی بهینه سازی هایی در فرآیند خرید و فروش اعمال کنند و استراتژی های قیمت گذاری خود را تنظیم کنند.

یکی دیگر از جنبه های مهم حسابداری شرکت های بازرگانی، اطمینان از انطباق با مقررات مالیاتی است. حسابداری صحیح و دقیق به شرکت ها کمک می کند تا مالیات شرکت های بازرگانی را به موقع پرداخت کنند و از جریمه های احتمالی جلوگیری کنند.

اصول حسابداری شرکت های بازرگانی

حسابداری شرکت های بازرگانی بر اساس اصول و استانداردهای بین المللی انجام می شود. این اصول شامل ثبت دقیق معاملات، رعایت استانداردهای گزارش دهی مالی و انطباق با مقررات حسابداری است. برخی از اصول اصلی حسابداری در این شرکت ها عبارتند از:

• اصل تطابق: این اصل بیان می کند که هزینه ها باید با درآمدهای مرتبط در همان دوره مالی ثبت شوند. برای مثال، هزینه خرید کالا باید همزمان با فروش آن کالا در دفاتر مالی ثبت شود.
• اصل واحد پولی: تمامی معاملات مالی باید بر اساس واحد پولی واحد (مثلاً ریال یا دلار) ثبت شوند تا گزارش های مالی قابل مقایسه و تجزیه و تحلیل باشند.
• اصل دوره مالی: تمامی رویدادهای مالی باید در دوره های مشخص و منظم، معمولاً به صورت سالانه، ثبت و گزارش دهی شوند.

سیستم های ادواری و دائمی در حسابداری شرکت های بازرگانی

در حسابداری شرکت های بازرگانی، دو روش اصلی برای ثبت و کنترل موجودی کالاها وجود دارد: سیستم ادواری و سیستم دائمی.

انتخاب هر یک از این سیستم ها، بسته به نوع کسب وکار، حجم معاملات، و اهداف شرکت، می تواند تأثیر قابل توجهی بر دقت و به روز بودن اطلاعات مالی داشته باشد

سیستم ادواری در حسابداری شرکت های بازرگانی

در سیستم ادواری، موجودی کالاها تنها در پایان دوره مالی و با انجام شمارش فیزیکی کالاها تعیین می شود. به عبارت دیگر، در طول سال، تغییرات موجودی کالا در دفاتر ثبت نشده و تنها در پایان سال، مبلغ موجودی کالا بر اساس نتایج شمارش فیزیکی و با استفاده از روش های مختلف ارزیابی موجودی محاسبه می شود.

در حسابداری بازرگانی به شیوه ادواری، به دلیل عدم نیاز به ثبت مداوم تغییرات موجودی، هزینه های حسابداری کاهش می یابد، بنابراین، برای کسب وکارهای کوچک با حجم معاملات کم، این سیستم می تواند مناسب باشد.

اما معایب سیستم ادواری چیست؟ در طول سال، اطلاعات دقیق و به روزی از موجودی کالاها در دسترس نیست، احتمال بروز خطا در شمارش فیزیکی کالاها و محاسبات وجود دارد، همچنبن در صورت مفقود شدن کالا، ممکن است تا پایان دوره مالی مشخص نشود و به دلیل عدم ثبت مداوم تغییرات، کنترل دقیق بر موجودی کالاها دشوار است.

سیستم دائمی در حسابداری شرکت های بازگانی

در سیستم دائمی، هرگونه تغییر در موجودی کالاها (خرید، فروش، برگشت از فروش، …) بلافاصله در دفاتر حسابداری ثبت می شود. به این ترتیب، در هر لحظه می توان میزان دقیق موجودی کالاها را از دفاتر استخراج کرد.

از مزایای سیستم دائمی این است که اطلاعات دقیق و لحظه به لحظه از موجودی کالاها در دسترس است و امکان شناسایی سریع تر مفقود شدن یا سرقت کالا وجود دارد. حالا با داشتن اطلاعات دقیق، مدیران می توانند تصمیمات بهتری در مورد خرید، فروش و مدیریت موجودی کالاها اتخاذ کنند؛ این سیستم با استانداردهای حسابداری بین المللی (IFRS) سازگاری بیشتری دارد.

اما معایب سیستم دائمی چیست؟

• به دلیل نیاز به ثبت مداوم تغییرات موجودی، هزینه های حسابداری افزایش می یابد.
• سیستم دائمی نسبت به سیستم ادواری پیچیده تر است و نیاز به دانش و مهارت بیشتری دارد.
• برای پیاده سازی موفق این سیستم، نیاز به سیستم های اطلاعاتی قوی و به روز است.

انتخاب سیستم حسابداری مناسب در شرکت های بازرگانی

انتخاب بین سیستم ادواری و دائمی به عوامل مختلفی بستگی دارد:

انواع تخفیف ها در حسابداری شرکت های بازرگانی

یکی از نکات مهم در حسابداری شرکت های بازرگانی توجه به تخفیف های مرتبط با معاملات است. در عملیات حسابداری شرکت های بازرگانی، خرید کالا و فروش کالا از ارکان اصلی محسوب می شوند و در این میان، تخفیف های ارائه شده توسط فروشنده تأثیر مستقیم بر ثبت و نگهداری دفاتر حسابداری دارند.

در این بخش از مقاله قصد داریم به جزئیات بیشتری از خرید کالا در حسابداری شرکت های بازرگانی، با در نظر گرفتن تخفیف ها، و همچنین فروش کالا بپردازیم و نحوه ثبت و گزارش دهی این معاملات را توضیح دهیم.

در حسابداری شرکت های بازرگانی، تخفیف ها به چهار دسته اصلی تقسیم می شوند. هر نوع از این تخفیف ها به گونه ای خاص ثبت شده و تأثیرات متفاوتی بر صورت های مالی شرکت دارد.

1. تخفیف تجاری

تخفیف تجاری نوعی تخفیف است که معمولاً هنگام خرید کالاها به صورت عمده به شرکت های خریدار اعطا می شود. فروشندگان، این نوع تخفیف را برای تشویق خریداران به خرید بیشتر در نظر می گیرند. همچنین در زمان های خاصی از سال مانند فصل های فروش ویژه، تخفیف تجاری به شرکت ها اعطا می شود. نکته مهم در حسابداری شرکت های بازرگانی این است که تخفیف تجاری در دفاتر حسابداری ثبت نمی شود. به عبارت دیگر، تنها مبلغ خالص خرید که پس از کسر تخفیف محاسبه شده، ثبت می گردد.

2. تخفیف توافقی

تخفیف توافقی نوع دیگری از تخفیف است که بر اساس توافقات بین خریدار و فروشنده در زمان انجام معامله اعمال می شود. این نوع تخفیف نیز مانند تخفیف تجاری پیش از قطعی شدن معامله تعیین می شود و در نتیجه در دفاتر حسابداری شرکت ثبت نخواهد شد. معمولاً این دو نوع تخفیف (تخفیف تجاری و تخفیف توافقی) به صورت توضیحات در زیر فاکتور خرید قید می شوند.

3. تخفیف نقدی

تخفیف نقدی به تخفیفی اطلاق می شود که در صورت پرداخت زودتر از موعد مبلغ کالا توسط خریدار، فروشنده تخفیفی را اعمال می کند. این نوع تخفیف به خریدار به عنوان جایزه برای خوش حسابی داده می شود و در حسابداری شرکت های بازرگانی، در صورتی که طرفین توافق کنند، این تخفیف در دفاتر حسابداری ثبت می گردد. برای ثبت تخفیف نقدی، مبلغ تخفیف در حساب های مربوطه ثبت و در نهایت به عنوان یک کاهش از هزینه خرید کالا لحاظ می شود.

4. تخفیف به علت عیب و نقص

تخفیف به علت عیب و نقص زمانی اعمال می شود که کالاهای خریداری شده توسط خریدار معیوب یا با استانداردهای مورد نظر مطابقت نداشته باشند. در این حالت، خریدار می تواند کالای معیوب را بازگرداند یا تخفیف خاصی از فروشنده دریافت کند. در حسابداری شرکت های بازرگانی، این نوع تخفیف تحت عنوان «برگشت از خرید» یا «تخفیف» ثبت می شود.

فروش کالا در حسابداری شرکت های بازرگانی

فروش کالا بخش دیگری از فعالیت های شرکت های بازرگانی است که نیاز به ثبت دقیق و شفاف در دفاتر حسابداری دارد. ثبت صحیح فروش کالا به تعیین سود و زیان شرکت و مدیریت نقدینگی کمک می کند. این نکات را هنگام حسابداری شرکت های بازرگانی به یاد داشته باشید:

• فروش نسیه و نقدی، در فروش کالا به صورت نقدی، حساب صندوق بدهکار و حساب فروش بستانکار می شود. اما در فروش نسیه، حساب های دریافتنی بدهکار و حساب فروش بستانکار خواهند شد. این فرآیند به دقت در دفاتر حسابداری ثبت می شود تا مدیریت نقدینگی شرکت به خوبی انجام گیرد.
• اگر کالای فروخته شده به هر دلیلی توسط خریدار بازگردانده شود، این بازگشت به عنوان برگشت از فروش ثبت می شود. همچنین اگر تخفیفی بابت معیوب بودن کالا یا عدم تطابق آن با توافقات اولیه داده شود، این مبلغ نیز به عنوان بدهکاری در دفاتر ثبت خواهد شد. بنابراین، در حسابداری شرکت های بازرگانی برگشت از فروش و تخفیفات به درستی مدیریت می شوند تا صورت های مالی دقیق و شفاف باشند.
• در برخی موارد، به خریدار این امکان داده می شود که در صورت پرداخت زودتر از موعد مقرر، تخفیف خوش حسابی دریافت کند. این نوع تخفیف نیز در دفاتر حسابداری شرکت ثبت می شود؛ به این صورت که تخفیف نقدی در ستون بدهکار و مبلغ دریافت شده در ستون بستانکار ثبت می گردد.

سود و زیان در حسابداری شرکت های بازرگانی چگونه محاسبه می شود؟

سود و زیان هر شرکت نشان دهنده نتایج عملکرد مالی آن طی یک دوره زمانی است. در حسابداری شرکت های بازرگانی، برای محاسبه سود و زیان باید درآمدها و هزینه ها در یک دوره مقایسه شوند. صورت سود و زیان گزارشی است که در آن درآمدها و هزینه ها در مقابل یکدیگر قرار می گیرند تا سود یا زیان شرکت محاسبه شود.

عناصر مهم صورت سود و زیان شرکت های بازرگانی عبارت اند از:

• فروش خالص
• مبلغ تمام شده کالای فروخته شده
• سود یا زیان ناخالص
• هزینه های عملیاتی
• سود یا زیان خالص

برای محاسبه فروش خالص باید مانده حساب فروش منهای مانده تخفیفات نقدی و سایر تخفیفات و برگشت از فروش شود. در محاسبه مبلغ تمام شده کالای فروخته شده نیز از موجودی کالا در ابتدای دوره و خرید خالص در طی دوره استفاده می شود که خرید خالص به معنی «خرید منهای برگشت از خرید و تخفیفات نقدی» است. هزینه های مربوط به حمل کالا نیز در پایان دوره محاسبه و از مبلغ کلی کسر خواهد شد.

ترازنامه در حسابداری شرکت های بازرگانی

ترازنامه یکی از صورت های مالی اساسی در حسابداری شرکت های بازرگانی است که وضعیت مالی شرکت را در یک مقطع زمانی خاص نشان می دهد. این گزارش شامل دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام است و به مدیران کمک می کند تا وضعیت مالی شرکت را به دقت بررسی کنند.

دارایی ها در ترازنامه به ترتیب سرعت تبدیل شدن به وجه نقد طبقه بندی می شوند و بدهی ها بر اساس زمان سررسید آنها گزارش می شوند. در حسابداری شرکت های بازرگانی، دارایی ها به دو دسته اصلی دارایی های جاری و دارایی های غیرجاری تقسیم می شوند و بدهی ها نیز به بدهی های جاری و بدهی های بلندمدت طبقه بندی می شوند.

انواع شرکت های بازرگانی

شرکت سهامی

 مالکیت شرکت به سهام تقسیم می شود و هر سهم نشان دهنده یک بخش از مالکیت است؛ مسئولیت سهامداران محدود به میزان سرمایه گذاری آن ها است.

در این شرکت ها به دلیل تعداد زیاد سهامداران و حجم بالای تراکنش ها، حسابداری پیچیده تر است، همچنین این نوع از شرکت های بازرگانی ملزم به رعایت دقیق استانداردهای حسابداری هستند تا اطلاعات شفافی را به سهامداران و سایر ذینفعان ارائه دهند.

در نظر داشته باشید که حسابداری سهام، از جمله صدور سهام جدید، خرید و فروش سهام، و پرداخت سود سهام، از اهمیت بالایی در شرکت های سهامی برخوردار است.

شرکت تضامنی

مالکیت شرکت به چندین شریک تعلق دارد و تمام شرکا مسئولیت پرداخت بدهی های شرکت را به صورت مشترک و نامحدود بر عهده دارند. به دلیل تعداد محدود شرکا، حسابداری این نوع شرکت ها نسبت به شرکت های سهامی ساده تر است، در واقع تمرکز اصلی حسابداری بر روی بدهی های شرکت و توانایی شرکا برای پرداخت آن ها است.

شرکت مختلط

 ترکیبی از شرکای با مسئولیت محدود (سهامداران) و شرکای با مسئولیت نامحدود (تضامنی) است؛ شرکای تضامنی مسئولیت پرداخت بدهی های شرکت را به صورت نامحدود بر عهده دارند، در حالی که مسئولیت سهامداران محدود به میزان سرمایه گذاری آن ها است.

حسابداری این نوع شرکت ها به دلیل وجود دو نوع شریک با مسئولیت های متفاوت، پیچیدگی متوسطی دارد؛ حساب های مربوط به شرکای تضامنی و سهامداران باید به صورت جداگانه نگهداری شود.

شرکت نسبی

مالکیت شرکت به چندین شریک تعلق دارد و مسئولیت شرکا متناسب با سهم آن ها در سود و زیان شرکت است؛ حسابداری این نوع شرکت ها نسبت به شرکت های سهامی ساده تر است. حسابداری باید به صورت دقیق سهم هر یک از شرکا در سود و زیان را محاسبه و ثبت کند.

 شرکت تعاونی

مالکیت شرکت به همه اعضا تعلق دارد و هر عضو یک رأی دارد. مسئولیت اعضا محدود به میزان سهم آن ها در سرمایه است. حسابداری شرکت های تعاونی باید با اصول و ارزش های تعاونی مطابقت داشته باشد. سود شرکت بین اعضا به صورت مساوی یا متناسب با سهم آن ها در فعالیت های تعاونی تقسیم می شود.

در کل، انتخاب نوع شرکت بازرگانی و سیستم حسابداری مناسب برای آن، به عوامل مختلفی مانند:

• حجم فعالیت شرکت
• تعداد شرکا
• نوع فعالیت اقتصادی
• اهداف شرکت
• قوانین و مقررات حاکم

بستگی دارد.

وظایف عمومی حسابدار بازرگانی

این دسته از وظایف شامل اموری است که هر حسابدار بازرگانی، صرف نظر از نوع شرکت یا اندازه آن، باید انجام دهد. وظایف عمومی شامل ثبت و نگهداری دقیق تمامی رویدادهای مالی و اطمینان از صحت اسناد و گزارش های مالی است.

1. تمامی رویدادهای مالی مانند خرید و فروش کالا، هزینه ها، پرداخت ها و دریافت ها باید به طور دقیق ثبت و به روزرسانی شوند. این بخش اساسی ترین وظیفه حسابدار بازرگانی است.
2. حسابدار باید اطمینان حاصل کند که تمام اسناد مالی مرتبط با معاملات، شامل فاکتورها، رسیدها و قراردادها، به درستی ثبت شده و با مدارک واقعی مطابقت دارند.
3. مدیریت جریان نقدینگی به منظور اطمینان از پرداخت به موقع بدهی ها و دریافت مطالبات از وظایف کلیدی است. حسابدار باید پیگیر وضعیت موجودی نقدی و کنترل ورودی و خروجی ها باشد.
4. حسابدار بازرگانی باید با بخش های مختلف شرکت مانند واحد فروش، انبار و منابع انسانی همکاری کند تا اطلاعات مالی به درستی در سیستم حسابداری ثبت شوند.
5. حسابداران باید گزارش های مالی دوره ای مانند گزارش های ماهانه یا سالانه را تهیه کنند. این گزارش ها برای مدیریت و تحلیل وضعیت مالی شرکت بسیار حیاتی هستند.

وظایف تخصصی حسابدار بازرگانی

وظایف تخصصی حسابدار بازرگانی ممکن است بسته به نوع شرکت و صنعت خاصی که در آن فعالیت دارد، متفاوت باشد.

1. صورت های مالی از جمله اساسی ترین گزارش ها در حسابداری بازرگانی هستند. حسابدار بازرگانی باید قادر به تهیه صورت های مالی کامل باشد که شامل موارد زیر است:
2. ترازنامه: گزارشی از وضعیت دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام در یک مقطع زمانی مشخص.
3. صورت سود و زیان: این گزارش نشان دهنده عملکرد مالی شرکت از طریق مقایسه درآمدها و هزینه ها در یک دوره مشخص است.
4. صورت جریان وجوه نقد: گزارشی از جریان های نقدی شرکت که نقدینگی وارد و خارج شده در یک دوره مالی را نشان می دهد.
5. محاسبه و گزارش دهی سوددهی شرکت: یکی از وظایف مهم حسابدار بازرگانی، محاسبه سود یا زیان خالص شرکت است. این محاسبه از طریق تحلیل دقیق درآمدها، هزینه ها و تخفیف ها انجام می شود.
6. حسابدار بازرگانی باید با قوانین مالیاتی و بیمه ای به خوبی آشنا باشد تا بتواند محاسبات مالیاتی را به درستی انجام داده و مالیات شرکت را به موقع پرداخت کند. همچنین باید گزارش های مالیاتی دقیق به سازمان امور مالیاتی ارسال کند.
7. محاسبه و تهیه گزارش های ارزش افزوده یکی دیگر از وظایف حسابدار بازرگانی است. این کار به ویژه در شرکت هایی که کالاها یا خدمات خود را مشمول مالیات بر ارزش افزوده می کنند اهمیت دارد.
8. حسابدار باید با روش های انجام امور بانکی، از جمله انتقال وجه، پیگیری وصول چک ها، وام ها و سایر تراکنش های مالی آشنا باشد.
9. حسابدار بازرگانی باید توانایی تهیه گزارش های مدیریتی برای کمک به تصمیم گیری های استراتژیک را داشته باشد. این گزارش ها شامل تحلیل عملکرد مالی، بررسی هزینه ها و ارزیابی سوددهی پروژه ها و محصولات مختلف است.
10. حسابدار بازرگانی باید سیستم های کنترل داخلی را بررسی کند تا اطمینان حاصل شود که خطاها یا تقلبات احتمالی در معاملات به حداقل برسند.
11. در برخی از شرکت های بازرگانی، حسابدار بازرگانی وظیفه محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان را نیز بر عهده دارد. این امر شامل مدیریت مالیات های مربوط به حقوق و محاسبه اضافه کاری و مزایای کارکنان نیز می شود.

مهارت های کلیدی حسابدار بازرگانی

برای انجام این وظایف به بهترین شکل، حسابدار بازرگانی نیازمند مهارت های خاصی است، از جمله:

• استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری پیشرفته از جمله مهم ترین ابزارهای کار یک حسابدار بازرگانی است.
• حسابدار باید به قوانین مالیاتی، بیمه ای و قوانین مالی عمومی و تجاری مسلط باشد.
• دقت در محاسبات و ثبت رویدادهای مالی یکی از ویژگی های ضروری هر حسابدار بازرگانی است.
• حسابدار بازرگانی باید بتواند داده های مالی را به درستی تحلیل کرده و به مدیریت برای تصمیم گیری های مالی پیشنهادات مفیدی ارائه کند.