بودجه بندی مالی والبته برنامه ریزی برای آن، دو یار قدیمی و قدرتمند هر کسب وکاری هستند که آن را در مسیر رشد و توسعه پایدار هدایت می کنند. این دو عنصر مکمل، با هم افزایی، تصویری روشن از آینده مالی سازمان ترسیم کرده و به مدیران این امکان را می دهند تا تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنند.
در این مقاله از رایان محاسبان، به بررسی مفاهیم پایه ای برنامه ریزی و بودجه بندی مالی شرکت ها پرداخته و ارتباط تنگاتنگ آن با استراتژی کسب وکار در انواع حسابداری را تشریح خواهیم کرد.
مفاهیم پایه در برنامه ریزی و بودجه بندی مالی شرکت ها
ابتدا بیایید بررسی کنیم که چرخه بودجه بندی در استانداردهای حسابداری چیست؟ چرخه بودجه بندی، فرآیندی مداوم و تکرارشونده است که شامل مراحل مختلفی از جمله پیش بینی درآمدها و هزینه ها، تدوین بودجه، اجرا، نظارت و کنترل، و ارزیابی عملکرد می شود. این چرخه به سازمان ها کمک می کند تا به طور مداوم بر وضعیت مالی خود نظارت داشته باشند و در صورت لزوم، اصلاحات لازم را انجام دهند.
مراحل چرخه بودجه بندی
اولین مرحله در چرخه بودجه بندی مالی شرکت ها، پیش بینی است، هم پیش بینی و تخمین درآمدهای آتی بر اساس تحلیل های بازار، روند فروش، و عوامل اقتصادی کلان و هم برآورد هزینه های عملیاتی، سرمایه گذاری و مالی بر اساس داده های تاریخی و پیش بینی های آینده.
گام دوم، تدوین بودجه است که شامل تخصیص منابع مالی به بخش های مختلف سازمان بر اساس اولویت ها و اهداف استراتژیک و البته تعیین سقف بودجه برای هر بخش و فعالیت بر اساس پیش بینی ها و محدودیت های منابع خواهد بود.
پس دو مرحله پیشین نوبت به اجرای بودجه بندی می رسد، تخصیص اعتبارات به واحدهای مختلف بر اساس بودجه مصوب را می توان از مراحل مهم و پررنگ در بودجه بندی مالی شرکت ها دانست؛ اینجاست که مشخص می شود هر بخش چه میزان بودجه دریافت خواهد کرد.
در آخرین مرحله، نوبت به نظارت بر هزینه های واقعی در مقایسه با بودجه مصوب می رسد و باید بررسی شود که آیا بودجه اختصاص داده شده کافی و مناسب بوده یا خیر و پس از نظارت باید تعیین شود که انحرافات تا چه میزان بوده و چگونه می توان آن را اصلاح کرد!
پس از انجام صحیح این چرخه عملکرد کلی بودجه مشخص می شود و می توان نقاط قوت و ضعف این بودجه بندی مالی را شناسایی کرد و برای تعدیل آن در صورت لزوم اقدامات لازم را انجام داد.

انواع بودجه بندی مالی
بودجه بندی مالی، به شما امکان می دهد منابع مالی خود را مدیریت کنید، از هزینه های غیرضروری جلوگیری کنید و به اهداف مالی دست پیدا کنید. در ادامه، انواع روش های بودجه بندی مالی با جزئیات بیشتری شرح داده می شوند.
1. بودجه بندی سنتی یا متداول
بودجه بندی سنتی، یکی از ساده ترین و قدیمی ترین روش های برنامه ریزی مالی است. در این روش، بودجه ها با استفاده از داده های گذشته و بر اساس عملکرد قبلی تنظیم می شوند. این رویکرد برای سازمان هایی مناسب است که ثبات دارند و تغییرات کمی در ساختار مالی آن ها رخ می دهد.
برای اجرایی کردن این شیوه سقف مشخصی برای هر بخش تعیین می شود و هزینه ها نباید از این سقف تجاوز کنند.
در این نوع بودجه بندی فرآیند برنامه ریزی نیازی به ابزارهای پیچیده ندارد و اطلاعات قبلی قابل اعتماد هستند و به پیش بینی دقیق کمک می کنند اما این روش به تغییرات محیطی پاسخ مناسبی نمی دهد و نمی تواند فرصت های جدید را پیش بینی کرده و در بودجه جای دهد، بنابراین فرصت ها نادیده گرفته خواهند شد که به احتمال زیاد مطلوب نیست!
2. بودجه بندی افزایشی
بودجه بندی افزایشی، بر اساس تنظیم درصد افزایش یا کاهش نسبت به بودجه سال قبل عمل می کند. این روش فرض می کند که هزینه ها هر ساله تغییرات اندکی دارند و همین موضوع، تنظیم بودجه را آسان می کند. برای عملیاتی کردن این نوع بودجه بندی مالی، بودجه پایه را بودجه سال جاری در نطر میگیرند و درصدی از تغییر به بودجه افزوده یا کسر می شود.
در بودجه بندی افزایشی هم نیازی به تحلیل عمیق نیست و زمان کمتری مصرف می شود و برای سازمان هایی که تغییرات زیادی ندارند، ایده آل است اما باز هم تغییرات اساسی محیط کسب وکار لحاظ نمی شوند و منابع ممکن است به بخش هایی اختصاص یابد که اولویت کمتری دارند.
3. بودجه بندی برنامه ای
هر چه جلوتر می رویم شیوه های بودجه بندی مالی کارامد تر می شوند؛ در بودجه بندی برنامه ای، اهداف استراتژیک سازمان به عنوان اولویت در نظر گرفته می شوند. بودجه ها بر اساس نیازمندی ها و فعالیت های مرتبط با این اهداف تنظیم می شوند. این روش، راهی مؤثر برای هماهنگ سازی هزینه ها با استراتژی های کلان است.
اگر بخواهیم ویژگی های بودجه بندی برنامه ای را تحلیل کنیم باید بگوییم که هر هدف، بودجه ای مشخص دارد و تمرکز بر دستیابی به اهداف استراتژیک است بنابراین بودجه ها به بخش هایی که با استراتژی همسو هستند، اختصاص می یابند و به تبعِ آن، امکان تغییر در صورت نیاز هم وجود دارد که بسیار مطلوب است!
اما تدوین این بودجه زمان بر است و اجرای صحیح و خوب آن نیازمند برنامه ریزی جامع و منابع اطلاعاتی کافی است.

4. بودجه ریزی مبتنی بر صفر
در این روش، برخلاف بودجه بندی سنتی یا افزایشی، بودجه هر سال از ابتدا طراحی می شود. هیچ گونه پیش فرضی از بودجه سال گذشته وجود ندارد و هر هزینه باید به طور کامل توجیه شود. بنابراین، هیچ هزینه ای بدون توجیه در بودجه باقی نمی ماند و تمرکز بر حذف هزینه های غیرضروری است، این ویژگی سبب می شود که هر هزینه غیرموجه حذف شود و بهبود در تخصیص منابع به دلیل توجه دقیق به جزئیات حاصل شود ، اما چنانکه واضح است این شیوه هم زمان بر است و برای اجرا هم نیازمند داده های دقیق و بسیار کاملی از تمام سیستم است که ممکن است تیم شما را به دردسر بیاندازد!
5. بودجه بندی عملیاتی
بودجه بندی عملیاتی، عملکرد و نتایج فعالیت ها را در مرکز توجه قرار می دهد. در این روش، بودجه بر اساس فعالیت ها و پروژه ها تدوین می شود و عملکرد به طور منظم ارزیابی می شود. ارتباط مستقیم بین هزینه ها و نتایج عملکرد وجود دارد و ارزیابی منظم فعالیت ها به صورت روتین انجام می شود، با این شیوه مدیران می توانند بر اساس نتایج تصمیمات بهتری بگیرند.
نیاز به سیستم های اطلاعاتی قوی در این شیوه هم احساس می شود، داده هایی که برای جمع آوری داده ها و تحلیل نتایج ضروری هستند. اجرای این شیوه هم کار حرفه ای هاست!
6. بودجه بندی سرمایه ای
این روش بر پروژه های سرمایه گذاری بلندمدت تمرکز دارد. هدف آن، بهینه سازی تخصیص منابع برای پروژه هایی است که بازدهی اقتصادی بالایی دارند و توسط حسابدار حرفه ای برنامه ریزی و اجرا می شود.
ویژگی های این شیوه ، بررسی پروژه های بلندمدت و انتخاب پروژه هایی با بیشترین ارزش افزوده است، منابع به پروژه هایی با بازده بالا تخصیص می یابند و بر رشد و توسعه بلندمدت تأکید می شود. پیچیدگی در تحلیل پروژه ها و ریسک بالا از معایب این شیوه است بنابراین مراقب باشید سرمایه تان را با بودجه بندی غلط به باد ندهید!
7. بودجه بندی نقدینگی
این روش، جریان نقدی ورودی و خروجی سازمان را مدیریت می کند. هدف آن اطمینان از وجود نقدینگی کافی برای پرداخت تعهدات و انجام سرمایه گذاری ها است. مدیریت جریان نقدی روزانه و پیشگیری از بحران نقدینگی در این شیوه دیده شده است، عملیاتی کردن بودجه بندی مالی به روش نقدینگی از کمبود پول جلوگیری می کند و بهینه سازی جریان های مالی سازمان را به دنبال خوهد داشت اما برآورد اشتباه هم ممکن است به بحران منجر شود!
8- بودجه بندی مبتنی بر عملکرد
بودجه بندی مبتنی بر عملکرد روشی نوین و کارآمد برای تخصیص منابع مالی است. در این روش، به جای تخصیص بودجه به واحدهای سازمانی، بودجه به فعالیت های مشخص و قابل اندازه گیری تخصیص داده می شود. این رویکرد، ارتباط مستقیمی بین هزینه ها و نتایج فعالیت ها برقرار کرده و به سازمان ها کمک می کند تا کارایی و اثربخشی عملیات خود را افزایش دهند.
در این شیوه، هر کاری که در سازمان انجام می شود و منجر به تولید محصول یا ارائه خدمت می شود، یک فعالیت محسوب می شود. عاملی که باعث ایجاد هزینه می شود، محرک هزینه نام دارد. مثلاً تعداد تولیدات، تعداد مشتریان و ساعات کارکرد ماشین آلات، می توانند محرک هزینه باشند و هزینه ها بر اساس محرک های هزینه به فعالیت ها تخصیص داده می شوند.

مراحل اجرای بودجه بندی مبتنی بر عملکرد
- تمامی فعالیت های سازمان شناسایی و تعریف می شوند.
- برای هر فعالیت، محرک های هزینه مناسب شناسایی می شوند.
- داده های مربوط به هزینه ها و محرک های هزینه جمع آوری و تحلیل می شوند.
- هزینه ها بر اساس محرک های هزینه به فعالیت ها تخصیص داده می شوند.
- بر اساس هزینه های تخصیص داده شده به فعالیت ها، بودجه برای هر فعالیت تعیین می شود.
- عملکرد واقعی فعالیت ها با بودجه مقایسه شده و در صورت لزوم، اصلاحات لازم انجام می شود.
مزایا:
- افزایش دقت در تخصیص هزینه ها
- بهبود تصمیم گیری
- افزایش کارایی
- شناسایی فعالیت های غیرضروری
- بهبود کنترل هزینه ها
چالش ها:
- پیچیدگی و زمان بر بودن
- نیاز به اطلاعات دقیق و قابل اعتماد
- مقاومت کارکنان در برابر تغییر
- تحلیل حساسیت در بودجه بندی
تحلیل حساسیت در بودجه بندی
تحلیل حساسیت، روشی برای بررسی تأثیر تغییرات در متغیرهای مختلف بر نتایج مالی است. در بودجه بندی، تحلیل حساسیت به ما کمک می کند تا بفهمیم که تغییرات در فرضیه های اولیه (مانند قیمت فروش، هزینه مواد اولیه، حجم فروش)، چه تأثیری بر سودآوری سازمان خواهد داشت.
فرض کنید یک شرکت تولیدکننده خودرو قصد دارد یک مدل جدید را به بازار عرضه کند. برای این کار، یک بودجه دقیق تهیه شده است که در آن، فرض شده است که قیمت فروش هر خودرو 100 میلیون تومان، هزینه تولید هر خودرو 80 میلیون تومان و حجم فروش سالانه 10 هزار دستگاه باشد.
حال، بیایید تحلیل حساسیت را بر روی این بودجه انجام دهیم:
- سناریوی اول: افزایش 10 درصدی قیمت فروش اگر قیمت فروش هر خودرو به جای 100 میلیون تومان، 110 میلیون تومان شود، سودآوری شرکت به طور قابل توجهی افزایش خواهد یافت. این نشان می دهد که شرکت به تغییرات قیمت فروش بسیار حساس است.
- سناریوی دوم: افزایش 10 درصدی هزینه تولید اگر هزینه تولید هر خودرو به جای 80 میلیون تومان، 88 میلیون تومان شود، سودآوری شرکت کاهش خواهد یافت. این نشان می دهد که شرکت به تغییرات هزینه تولید نیز حساس است.
- سناریوی سوم: کاهش 5 درصدی حجم فروش اگر حجم فروش به جای 10 هزار دستگاه، 9500 دستگاه شود، سودآوری شرکت کاهش خواهد یافت. این نشان می دهد که شرکت به تغییرات حجم فروش نیز حساس است.
با انجام تحلیل حساسیت، شرکت می تواند به سوالات زیر پاسخ دهد:
- اگر قیمت مواد اولیه افزایش یابد، چه اتفاقی برای سودآوری شرکت خواهد افتاد؟
- اگر نرخ ارز تغییر کند، چه تأثیری بر هزینه های تولید خواهد داشت؟
- اگر رقبا قیمت محصولات خود را کاهش دهند، چه باید کرد؟
با استفاده از نتایج تحلیل حساسیت، شرکت می تواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند مثلاً، اگر شرکت متوجه شود که به تغییرات قیمت فروش بسیار حساس است، ممکن است تلاش کند تا با ایجاد برند قوی تر، قدرت چانه زنی خود را در برابر مشتریان افزایش دهد.
اهمیت تحلیل حساسیت
- با شناسایی نقاط ضعف و قوت بودجه، می توان ریسک های مالی را کاهش داد.
- تحلیل حساسیت به مدیران کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنند.
- با شناخت تأثیر تغییرات در متغیرها، سازمان می تواند به تغییرات محیطی بهتر پاسخ دهد.

موانع و چالش های اجرای برنامه ریزی و بودجه بندی مالی
برنامه ریزی و بودجه بندی مالی، اگرچه ابزاری قدرتمند برای مدیریت منابع و دستیابی به اهداف سازمان است، اما با چالش های مختلفی همراه است. درک این موانع و یافتن راهکارهای مناسب برای آن ها، کلید موفقیت در اجرای این فرآیند است.
عدم تعهد و حمایت کافی از سوی مدیریت ارشد، باعث می شود کارکنان انگیزه ای برای اجرای برنامه های مالی نداشته باشند که راهکار این چالش جلب مشارکت و حمایت مدیران ارشد از طریق نشان دادن مزایای بلندمدت برنامه ریزی مالی و برگزاری جلسات توجیهی است.
مشکل دیگر، مقاومت کارکنان است که همیشه با تغییر مخالفند؛ کارکنان ممکن است به دلیل عادت به روش های قدیمی یا ترس از تغییر، در مقابل اجرای سیستم های جدید بودجه بندی مقاومت کنند برایحل این مشکل برگزاری دوره های آموزشی، ایجاد انگیزه و پاداش برای پذیرش تغییرات، و مشارکت دادن کارکنان در فرایند تصمیم گیری را توصیه می کنیم.
مانع بعدی در اجرای صحیح بودجه بندی مالی، نبود اطلاعات دقیق و قابل اعتماد درباره هزینه ها، درآمدها و سایر عوامل مالی، باعث می شود که پیش بینی ها و تصمیم گیری ها با خطا همراه باشد، راهکار: ایجاد سیستم های اطلاعاتی قوی، جمع آوری داده های دقیق و به روز، و آموزش کارکنان برای استفاده از این سیستم ها.
از سوی دیگر، سیستم های بودجه بندی پیچیده و زمان بر ممکن است باعث کاهش انگیزه کارکنان و افزایش خطاهای انسانی شود، پیشنهاد می کنیم در این زمینه با ساده سازی سیستم ها، استفاده از نرم افزارهای کاربرپسند و آموزش کارکنان برای استفاده از این نرم افزارها، مشکل را حل کنید.
همچنین اگر برنامه ریزی مالی با واقعیت های کسب وکار همخوانی نداشته باشد، ممکن است به شکست منجر شود، بنابراین انجام مطالعات بازار، تحلیل محیط کسب وکار و انعطاف پذیری در برنامه ریزی را در برنامه خود داشته باشید.
و در نهایت، عدم وجود افراد با مهارت های کافی در زمینه برنامه ریزی و بودجه بندی، می تواند اجرای این فرآیند را با مشکل مواجه کند که می توانید با سرمایه گذاری در آموزش کارکنان، استخدام افراد متخصص و استفاده از مشاوران خارجی بر این معضل هم غلبه کنید.
راهکارهای کلی برای مقابله با موانع
- ایجاد فرهنگ برنامه ریزی و بودجه بندی در سازمان و تأکید بر اهمیت آن برای موفقیت.
- ساده سازی فرآیندهای بودجه بندی و استفاده از ابزارهای کاربرپسند.
- ایجاد شفافیت در فرآیند بودجه بندی و برقراری ارتباط موثر با کارکنان.
- آمادگی برای تغییر برنامه ها در صورت لزوم و تطبیق با شرایط جدید.
- استفاده از نرم افزارهای تخصصی برای جمع آوری، تحلیل و گزارش دهی داده های مالی.
- ارزیابی منظم عملکرد سیستم بودجه بندی و انجام اصلاحات لازم.
با توجه به این موانع و راهکارها، می توان نتیجه گرفت که اجرای موفق برنامه ریزی و بودجه بندی مالی، نیازمند یک رویکرد جامع و همه جانبه است که در آن، تمامی اجزای سازمان از جمله مدیریت، کارکنان و سیستم های اطلاعاتی، با هم همکاری کنند.