صورت مغایرت بانکی از یک سری موارد تشکیل شده است که می تواند شامل چک لیستی از از تمام حساب ها و ورودی های مالی در بازه زمانی باشد. با استفاده از این گزارشات حسابداران در زمان های مختلف مثلا به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه می توانند مبالغ ورود و خروجی در حساب بانکی را بر اساس دفاتر یا صورت های حساب بانکی ارزیابی نمایند و مشکلات و اشتباهات را بررسی کنند.
صورت مغایرت بانکی کمک میکند تا موجودی بانک با موجودی دفاتر در یک بازه زمانی یکسان شود. برای این کار پرینت صورت حساب بانک را گرفته و تمام مبالغ واریز و برداشت را داخل دفاتر یا سیستم ثبت میکنیم و در صورت وجود مغایرت سراغ مغایرت گیری میرویم.
صورت مغایرت بانکی در حقیقت ایجاد نوعی لیستی است، که از حساب های موجود در بانک در بازه زمانی در آن آورده شده است. این لیست به وسیله حسابدار بررسی و تهیه می گردد. صورت مغایرت بانکی از اصلی ترین روش های بررسی و ارزیابی حسابهای بانکی محسوب می شود که باید میزان ورود و خروج مبالغ از حساب های بانکی در آن بررسی و مقایسه گردد. در صورتی که در صورت های مغایرت بانکی اشتباهی رخ دهد ، باعث ایجاد اختلافات و مشکلات بزرگ در حسابداری می شود.
چرا شرکت ها باید صورت مغایرت های بانکی تهیه کنند؟
وجود صورت مغایرت بانکی سبب می شود تا شرکت ها یا موسسات شرایط و وضعیت مالی خود را با دقت بیشتری کنترل کنند و هر گونه مسئله و اختلاف مالی را حل نمایند، چرا که تهیه این گزارش باعث مشخص شدن اختلافات موجود بین حسابهای بانکی و دفاتر تجاری می شود که می تواند به دلایلی اعم از اشتباهات و خطاهای ثبتی، تاخیر در ثبت تراکنشات و ….. باشد. بهره گیری و استفاده از این گزارشات مالی به شرکت ها برای ارزیابی و تجزیه و تحلیل امور مالی و از همه مهم تر حل مسائل مرتبط به آن کمک زیادی می کند.
صورت مغایرت های بانکی باید به وسیله حسابداران و افراد با تجربه مورد بررسی قرار بگیرند.
مجموعه های مختلف و شرکت ها برای این که از ترازنامه مالی خود مطمئن باشند، در قدم اول باید به سراغ تراز آزمایشی بروند که در آن باید بدهکار و بستانکار آن با هم برابر باشد. در زمانی که یک سری اختلاف داده ای بین این دو وجود داشته باشد، صورت مغایرت بانکی به عنوان وسیله ای برای شناسایی و برطرف کردن آن ها استفاده می شود. این کار باعث دقت در داده ها و بررسی درست آن ها و تهیه یک گزارش کامل می شود.
صورت مغایرت بانکی در حسابداری
صورت مغایرت بانکی، به دلیل ارزیابی، تجزیه و تحلیل و مقایسه داده های مالی دفاتر شرکت انجام می شود که یکی از ابزارهای مهم و تاثیر گذار در انجام کارهای حسابداری است که با اسناد و گزارشات بانکی سروکار دارد.
مراحل انجام صورت مغایرت بانکی
- دریافت اطلاعات شامل دریافت آخرین صورت حساب بانکی، که تمامی تراکنش‌ها و مانده بانک را نشان میدهد، و بررسی دفاتر حسابداری شرکت برای تعیین مانده دقیق حساب.
- مقایسه مانده بانک و مانده دفاتر به منظور بررسی اختلافات بین دو مانده که در صورت یکسان بودن مانده ها نیازی به انجام دیگر مراحل نیست.
- تهیه صورت مغایرت بانکی شامل کم کردن یا اضافه نمودن موارد گوناگون برای هر دو طرف (حساب بانک و دفاتر شرکت) به منظور رسیدن به تطابق است. این اقدامات شامل اضافه کردن کارمزدهای بانکی، واریزی‌های بین راهی، و کسر کردن چک‌های برگشتی یا معوق می باشند.
- بررسی علل اختلافات پس از بررسی و انجام صورت مغایرت، در صورت وجود هر گونه اختلاف باید بررسی شود که می توان به دلایلی اعم از خطاهای ورودی، تأخیرهای بانکی در ثبت تراکنش‌ها، یا چک های برگشتی رخ دهد.
- رفع اختلافات و تصحیح دفاتر شرکت با بررسی و به روزرسانی دفاتر حسابداری شرکت.
نحوه مغایرت گیری بانکی
1_ اولین قدم مغایرت گیری بانکی با توجه به مانده بانک است. در قدم نخست مانده بانک با توجه به داده های ثبت شده در دفاتر شرکت نوشته می شود. سپس، اقدام به اضافه یا کم کردن موارد مختلفی میکنیم تا به مانده‌ای برسیم که با صورت حساب ارسالی از بانک همخوانی داشته باشد. برای مثال، وجوه بین راهی به مانده دفاتر اضافه و چک‌های معوق از آن کم می‌شوند. همچنین، کارمزد بانکی و اسناد تنزیلی مانند چک‌های لاوصول از مانده شرکت کم می شوند.
2_ دومین روش، بر اساس مانده دفاتر شرکت انجام می شود. این روش بر عکس روش قبل عمل میکند، به این صورت که ابتدا مانده صورت حساب بانکی را می‌نویسیم و با انجام اصلاحات لازم به مانده‌ای می‌رسیم که با اطلاعات موجود در دفاتر شرکت مطابقت دارد. در این روش، وجوه بین راهی و واریزی‌های انجام شده توسط دیگران به حساب شرکت اضافه و چک‌های معوق کم می‌شوند.
3_ آخرین روش با توجه به باقی مانده شرکت انجام می گیرد. در این زمان ، با استفاده از یک حساب T، مانده‌های دفاتر شرکت و صورت حسابهای بانکی را در دو طرف حساب قرار داده و اصلاحات لازم را اعمال میکنیم تا به یک مانده واقعی برسیم. این روش به حسابداران کمک میکند تا اختلاف‌های موجود بین دفاتر و گزارش‌های بانکی را به درستی شناسایی و اصلاح نمایند.
بررسی اقلام مختلف در صورت مغایرت بانکی
در روند ارزیابی صورت های مغایرت بانکی، اقلام باز 4 دسته کلی دارند که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اقلام باز بدهکار دفاتر در زمان تهیه صورت های مغایرت بانکی مورد بررسی قرار می گیرند تا اختلافات مالی در دفاتر حسابداری و صورت های بانکی حل شود. به عبارتی دیگر این دسته شامل وجوه یا تراکنشاتی است که توسط شرکت در دفاتر ثبت شده اما هنوز در صورت حساب بانکی منعکس نشده اند. به عنوان مثال؛ سپرده های بین راهی هستند که شرکت آن ها را واریز کرده ولی به دلیل تأخیر در ثبت بانکی، هنوز در صورت حساب بانکی نشان داده نمی‌شوند.
- اقلام باز بستانکار دفاتر این اقلام عبارتند از تراکنشات که در دفاتر بستانکار شرکت ثبت شده اند اما در صورت حساب بانکی ظاهر نشده اند. به عنوان مثال می توان به چک های معوق اشاره کرد که توسط شرکت صادر شده اما تا زمان ارائه صورت حساب بانکی، توسط دریافت‌کننده وصول نشده اند. ( چک معوق به آن دسته از چک هایی گفته می شود به وسیله موسسه صادر شده و در بستانکار حساب های بانکی مجموعه هم وارد شده اما تا زمان ارسال صورت های حساب بانکی، مالک و دارنده چک برای اخذ مبلغ آن وارد عمل نشده است)
- اقلام باز بدهکار صورت حساب بانک این اقلام شامل تراکنشات هستند که در صورت حساب بانکی به عنوان بدهکار ثبت شده‌اند اما در دفاتر شرکت منعکس نشده‌اند. مواردی مانند هزینه‌های بانکی و چک‌های برگشتی نمونه‌هایی از این دسته محسوب می‌شوند که نیاز به کسر از مانده دفاتر شرکت دارند.
- اقلام باز بستانکار صورت حساب بانک به مواردی گفته می شود که در صورت حساب بانکی به عنوان بستانکار ثبت شده اما در دفاتر شرکت ثبت نشده اند. به عنوان مثال مبالغ دریافتی از مشتریان که بدون اطلاع شرکت به حساب واریز شده و هنوز در دفاتر شرکت ثبت نشده اند.
نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی ( دلایل استفاده از آن)
- عدم نیاز به بررسی دستی داده های موجود در دفاتر حسابداری و صورت های بانکی
- کارکرد راحت تر و سریع تر
- انجام کارها در زمان کوتاه
- کاهش بروز خطا و اشتباه
- افزایش میزان دقت در کار
قابلیت های نرم افزار صورت مغایرت گیری بانکی
نرم افزار های صورت مغایرت گیری بانکی این قابلیت را به کاربران می‌دهند که به سرعت و با دقت بالا، اصلاحات لازم را در دفاتر حسابداری اعمال کنند. این امر شامل تنظیمات حسابداری، اصلاح ثبت اسناد، و رسیدگی به سایر موارد لازم برای تطابق دفاتر با صورت حسابهای بانکی میشود. استفاده از این نرم‌افزارها اطمینان میدهد که تمامی اطلاعات مالی به طور کامل و بدون خطا به‌روزرسانی و مدیریت می‌شوند، که این خود موجب تسهیل در پیگیری وضعیت مالی شرکت و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده‌های دقیق می‌گردد.
علاوه بر این، استفاده از نرم افزار های صورت مغایرت گیری بانکی امکان دسترسی به گزارشات و آمارهای جامع و دقیق را فراهم می‌آورد. این گزارشات شامل اطلاعات کلیدی مانند مغایرت‌های بانکی، ترازنامه، سود و زیان، وضعیت بدهی و بستانکاری و سایر موارد مالی است.
استفاده از داده‌های مالی به‌دست‌آمده از این نرم‌افزارها به شرکت‌ها کمک میکند تا تحلیل‌های دقیق‌تری از وضعیت مالی خود داشته باشند و بر اساس آن، استراتژی‌های مالی مؤثرتری را تدوین کنند. در نهایت، بهره‌گیری از این فناوری‌ها در حسابداری موجب بهینه‌سازی فرآیندهای مالی، افزایش شفافیت و تقویت پایه‌های تصمیم‌گیری مالی در سازمان ها میشود.
چگونه می توان صورت مغایرت بانکی را پیگیری کرد؟
هر شرکتی ممکن است نیاز به بررسی و پیگیری مغایرت ها داشته باشد، در بعضی مواقع اقدامات خیلی فوری نیازی نیست و روند کار به صورت خودکار انجام می شود. به عنوان مثال سپرده‌های بین راهی که به دلیل تأخیرهای بانکی یا زمان‌بر بودن فرآیند واریز، در دفاتر شرکت ثبت می‌شوند اما هنوز در حساب بانکی منعکس نگردیده‌اند، معمولاً طی یک یا دو روز کاری به صورت خودکار واریز می‌شوند و نیازی به پیگیری خاصی از طرف شرکت نیست. همچنین، در مورد چک‌های معوق که صادر شده اما هنوز توسط گیرنده برای وصول ارائه نشده‌اند، نیز لازم نیست شرکت اقدام خاصی برای اطلاع‌رسانی به بانک انجام دهد؛ چرا که این چک‌ها به محض ارائه و وصول، تراکنش‌های مربوطه در حساب بانکی منظور خواهند شد.
چه مغایرت های بانکی پیگیری فوری می خواهند؟
از سوی دیگر، برخی موارد نیاز به اقدام و پیگیری فعال از سوی شرکت دارند. اگر مبالغی به اشتباه از حساب بانکی برداشت شده باشد یا واریزی‌های اشتباهی به حساب صورت گرفته باشد، ضروری است که شرکت با ارسال نامه کتبی به بانک، موضوع را مطرح و خواستار اصلاح اطلاعات شود. این اقدام نه تنها به رفع سریع مغایرت‌ها کمک میکند بلکه از تکرار اشتباهات مشابه در آینده نیز جلوگیری می‌نماید. پیگیری فعال مغایرت‌های بانکی از این دست، بخش مهمی از مدیریت دقیق و مؤثر مالی را تشکیل میدهد.
مهم ترین نکات در مغایرت های بانکی
ممکن است با توجه به حجم کاری یک شرکت حسابدار روزانه مغایرت بانکی تهیه کند.پس با توجه به میزان گردش مالی هر شرکت ، تعداد صورت مغایرت تهیه شده توسط حسابداران در شرکت ها متفاوت است.
یکی از ویژگی های صورت مغایرت بانکی این است که کار سند زدن حسابدار را راحت تر میکند. در واقع حسابدار با تهیه صورت مغایرت بانکی ، اطلاعات دقیقی در زمینه فعالیت های مالی دریافت کرده و در نتیجه سند ها را راحت تر ثبت میکند.
ممکن است سازمان هایی مانند سازمان امور مالیاتی در بررسی های خود از شرکت ها صورت مغایرت بانکی نیز درخواست کنند که شرکت ها باید آن را بطور دقیق تهیه کرده و در اختیار آنها قرار دهند.
در بالا روش های مغایرت گیری بانکی را برای شما توضیح دادیم ولی بهترین روش که به واقعیت و همچنین اهداف مالی نزدیک تر است ، روش مغایرت گیری بر اساس مانده واقعی شرکت هست.
ممکن است زمانی که حسابداران مغایرت بانکی را از دو جهت بانک و شرکت بررسی میکنند، اختلافاتی در ارقام آنها وجود داشته باشد اما نتیجه ارقام کاملا مساوی باشد. در این صورت احتمالا در صورت مالی تهیه شده از سوی بانک یک رقم را در چند مرحله ثبت کرده ولی در دفاتر شرکت جمع آنها در یک مرحله ثبت شده است. برای مثال در بانک سه تا ثبت 20 هزار تومان وجود داره ولی در دفاتر شرکت 60 هزار تومان ثبت شده است. این عمل میتوانند بالعکس هم اتفاق بیافتد. این اتفاق معمولا زمانی رخ میدهد که برای خرید یک جنس داخل شرکت مشتری به تعداد دفعات از کارت خود بصورت خرد خرد استفاده میکند اما در دفاتر شرکت مبلغ کل در یک مرحله ثبت میشود.
در بررسی صورت های مالی از دو جهت دفاتر شرکت و صورت فعالیت مالی بانکی برای گرفتن صورت مغایرت ، توجه داشته باشید که مقادیر بستانکار و بدهکار در ثبت ها در این دو دفتر کاملا برعکس هم هستند. یعنی زمانی که یک مبلغ در بانک بستانکار است ، باید در دفاتر شرکت به عنوان بدهکار ثبت شده باشد. بسیاری از مشکلات شرکت ها در همین زمینه اتفاق می افتد. شما می توانید از طریق خدمات حسابداری شرکت رایان محاسبان تمام موارد و مراحل مرتبط با صورت مغایرت های بانکی شرکت خود را انجام دهید.