انواع حسابداری شعب + کاربرد ها مزایا و معایب و اهداف اصلی

رایان محاسبان

حسابداری شعب

شرکت هایی که چند شعبه و دفتر دارند باید از حسابداری شعب استفاده کنند و میتوانند با راه اندازی سیستم حسابداری یکپارچه برای مدیران و پرسنل دسترسی ایجاد کنند وبتوانند با توجه به سطح دسترسی به اطلاعات آنلاین دسترسی داشته باشند و بتوانند ورود اطلاعات کنند.

رایان محاسبان سالهاست در این زمینه ارائه خدمات دارد و جهت چندین شرکت و کسب و کار سیستم حسابداری شعب آنلاین راه اندازی کرده تا مشتریان بتوانند چه از راه دور و چه از طریق دفاتر دیگر به اطلاعات دسترسی داشته باشند و اسناد مالی و انبار و فروش را ثبت نمایند و از طریق دفتر مرکزی به صورت لحظه ایی همه موارد توسط مدیر کنترل شود.

حسابداری یکی از مهم ترین بخش های هر کسب و کاری می‌باشد و حتی باید در بدترین شرایط بصورت اصولی انجام شود و در غیر این صورت میتواند مشکل ساز باشد. کسب و کار هایی که گسترش یافته اند، عموما در شهر ها و یا مناطف دیگر ، دفاتر یا شعبه هایی ایجاد کرده اند و هر کدام با توجه به نوع کسب و کار ، فعالیت خود را در آن منطقه ادامه داده و حتما حسابداری شعب را داشته باشند.

برای مثال فروشگاه چرم مشهد در اکثر مناطق تهران شعبه هایی برای فروش دارد و این باعث بیشتر شناخته شدن و گسترش بیشتر می‌شود. اما تا حالا به این موضوع فکر کرده اید که امور حسابداری این شعب چگونه انجام می‌شود ؟ جواب این سوال و تمامی امور مربوط به شعبه های کسب و کار ها در حسابداری شعب نهفته است.

سیستمی که تمامی امور حساب مربوط به شعبه ها در آن نگهداری می‌شود را حسابداری شعب میگویند.

بطور ساده تر ، زمانی که یک سازمان شعبه هایی دارد، برای هر شعبه یک حساب ایجاد می‌شود که تمامی فعالیت های انها در طول فعالیت ثبت شود. به مجموعه حساب این شعبه ها در یک سیستم حسابداری که تمامی آنها را در بر میگیرد.

فرض کنید فروشگاه افق کوروش ، در هر منطقه از تهران شعبه هایی ایجاد کرده است. حالا هر کدام از آنها به عنوان یک نهاد مستقل در نظر گرفته شده و برای خود سیستم مالی دارند و فعالیت های روز مره و هر آنچه که یک سازمان در یک سیستم اعمال می‌کند را دارند.

با توجه به سیستم کل فروشگاه های زنجیره ای افق کوروش ، تمامی شعب در سیستم خدمات حسابداری مرکزی به عنوان یک حساب مستقل در نظر گرفته می‌شوند. برای مثال افق کوروش شعبه پونک یک حساب در سیستم کل فروشگاه افق کوروش است.

شعبه های افق کوروش موظف هستند که در موعد مقرری که از سوی بخش مالی فروشگاه مرکزی اعلام می‌شود ، تمامی دفاتر مربوط را تهیه و تنظیم کنند و به آنها تحویل دهند.

حسابداری شعب برای این نوع فروشگاه ها مزیت های فراوانی دارد و مهم ترین آن افزایش شفافیت و درک کامل از وضعیت بخش مالی شعبه ها است.

مجموعه هایی که شعبه های مختلفی از آنها در مکان های مختلف وجود دارد، عموما دو نوع شعبه دارند که در ادامه هر دو مورد از شعب را شرح می‌دهیم.

1. شعبه مستقل

   در این نوع شعب، هر شعبه به صورت کاملاً مستقل و با دفاتر جداگانه فعالیت می‌کند. به این ترتیب، ترازنامه، صورت‌های مالی مانند سود و زیان شعبه به صورت مستقل از سایر شعب و دفتر مرکزی مدیریت می‌شود. این نوع حسابداری برای شعبه‌هایی که فعالیت مستقلی دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

2. شعبه وابسته

   در مقابل، شعب وابسته به دفتر مرکزی، تحت تابعیت آن هستند. هر چیزی که دفتر مرکزی اعلام کند ، شعبه باید انجام دهد و مدیریت کامل به عهده دفتر مرکزی است و به همین دلیل به آن شعبه وابسته میگویند.

تنها چند نوع از اطلاعات محدود مثل حساب های نقدی، بدهکاران، و موجودی به صورت مستقل توسط شعبه‌ها مدیریت می‌شوند. این حالت بیشتر برای شعبه‌هایی که به عنوان واحدهای وابسته به یک دفتر مرکزی عمل می‌کنند، مناسب است.

3- شعب خارجی

شعبه هایی که در خارج از کشور فعالیت میکنند را شعب خارجی میگویند. شعب خارجی به عنوان یک واحد مستقل عمل میکنند. برای مثال برند فروش لباس نایک ، در کشور های دیگر نیز شعبه هایی را دارد که در حال فعالیت هستند و خیلی از شرکت های ایرانی نیز در خارج از کشور شعبه دارند که میتوانند از سیستم های حسابداری راه دور و آنلاین استفاده کنند.

هدف از حسابداری شعبه ها

این حوزه با هدف‌های خاصی طراحی شده است که به بهبود کارایی و مدیریت بهینه شعبه‌ها کمک می‌کند. برخی از اهداف اساسی آن به شرح زیر می‌باشد:

1- تحقق درآمد یا جریان نقدی

   یکی از اهداف اصلی حسابداری شعبه ها، رصد و ثبت درآمد و جریان نقدی است که توسط هر شعبه ایجاد می‌شود. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا بهترین استراتژی‌ها را برای افزایش درآمد و بهبود جریان نقدی شعب تدوین کنند.

2- اطلاع از وضعیت نقدینگی

حسابداری شعب به صورت دقیق و کامل وضعیت نقدینگی هر شعبه را نمایان می‌کند. این اطلاعات مهم برای اداره منابع و مدیریت بهینه جریان نقدی می‌باشد. فرد مدیر با اطلاع از وضعیت نقدینگی میتواند متوجه پیشرفت ، سود و وضعیت کلی بخش مالی شعبه ها شود و حتی آنها را با هم مقایسه کند.

3- آگاهی از سود و زیان شعب

رصد و ارزیابی سود و زیان تولید شده توسط هر شعبه از جمله وظایف حسابداری است. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات را برای بهینه‌سازی سودآوری هر شعبه اتخاذ کنند.

4- آگاهی از وضعیت هر شعبه

حسابداران دفتر مرکزی مسئول هستند تا وضعیت هر شعبه را به صورت دقیق و کامل مدیریت کنند. این اطلاعات اساسی برای ارائه گزارش‌های به مدیران اجرایی و سایر نهادهای مرتبط مانند اداره مالیات است.

5- شناخت و ارزیابی عملکرد شعبه‌ها

مقایسه و ارزیابی عملکرد تک تک شعبه‌ها جهت شناخت نقاط قوت و ضعف هر یک از آن‌ها از دیگر اهداف است. این تحلیل به مدیران کمک می‌کند تا به شیوه‌های بهتری برای توسعه و بهبود عملکرد شعبه‌ها دست یابند.

انواع مختلفی از اطلاعات جهت بهبود مدیریت و کنترل بهتر عملکرد شعبه مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اطلاعات به شرح زیر هستند:

درآمدها و هزینه‌ها

   اطلاعات مربوط به درآمدهای ناشی از فروش، هزینه‌های تولید و فروش، هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی، به همراه سایر هزینه‌های مرتبط با شعبه. اگر کاربری فروشگاهی باشد تمامی موارد بالا باید به دقت لحاظ شود.

موجودی کالا و انبار

موجودی کالا در انبار شعبه، در قفسه های هزینه‌های نگهداری موجودی و دیگر اطلاعات مرتبط با مواد اولیه و محصولات.

حساب بدهکاران و بستانکاران

   میزان بدهی‌های شعبه نسبت به سایر شعبه‌ها، مشتریان و تأمین‌کنندگان، همچنین میزان بستانکاری نسبت به شرکت و سایر شعبه‌ها به صورت جزئی.

دوره های زمانی تسویه حساب معاملات

اطلاعات مربوط به مدت زمانی که شعبه برای تسویه معاملات خود با مشتریان یا شعبه‌های دیگر به کار می‌برد.دفتر مرکزی در سیستم اصلی شعب باید به مدت زمان تسویه وجوه و کالایی شعبه مد نظر اشراف کامل داشته باشد.

اطلاعات مالی و مالیاتی

   شامل اطلاعات درآمد و هزینه‌های مرتبط با دستمزد و حقوق کارکنان، هزینه‌های مرتبط با انجام خدمات مالی، حقوقی، و سایر هزینه‌های کارهای مالیاتی که نیاز است بطور دقیق وارد شود تا در زمان ارائه گزارش های مختلف ، بخش مالی مرکزی به مشکل بر نخورد.

با ایجاد گزارشات و ثبت اسناد مزایای متفاوتی به شرکت‌ها و مدیران ارائه میدهد. در ادامه به معرفی برخی از مزایای موضوع مورد بحث می‌پردازیم:

1. تعیین سود و زیان هر شعبه

   اطلاعات دقیقی از درآمد و هزینه‌های هر شعبه ارائه می‌دهد که به مدیران اجازه می‌دهد سود و زیان هر واحد را بررسی و ارزیابی کنند.

2. موجودی بدهکاران و وضعیت نقدی هر شعبه

به مدیران کمک می‌کند تا موجودی بدهکاران را مدیریت کرده و وضعیت نقدینگی هر شعبه را بررسی نمایند.

3. شناسایی هزینه‌های شعبه

اقلام مختلف هزینه شعبه را از جمله حقوق و دستمزد، اجاره و سایر هزینه‌های سربار به طور دقیق شناسایی می‌کند.

4. تصمیم‌گیری بهینه بر اساس نیازهای هر شعبه

به مدیران این امکان را می‌دهد تا تصمیمات را بر اساس نیازها و خصوصیات هر شعبه اتخاذ کنند و بهینه‌سازی منابع را دنبال کنند.

5. پیگیری پیشرفت و عملکرد هر واحد

مدیران به راحتی می‌توانند پیشرفت و عملکرد هر واحد را پیگیری کرده و در مورد روند آتی آنها تصمیمات حیاتی اتخاذ کنند.

6. نظارت کلی بر عملکرد شعبه‌ها

امکان نظارت کلی بر عملکرد شعبه‌ها را به مدیران می‌دهد و این کمک می‌کند تا شعبه ها با یکدیگر مقایسه شوند و وضعیت کلی هر کدام بصورت شفاف مشخص باشد.

مزایای حسابداری شعب

با فراهم کردن این اطلاعات، مدیران را در اتخاذ تصمیمات بهتر و بهبود مداوم عملکرد شعبه‌ها یاری می‌کند.

علی رغم مزایای زیاد، این سیستم نیز با چالش‌ها و معایب خاص خود روبه‌رو است که عبارتند از:

1. نیاز به نیروی کارآمد بیشتر

   اجرای برنامه‌های حسابداری شعب نیازمند نیروهای کارآمد و متخصص در هر شعبه است که ممکن است هزینه و تلاش زیادی را برای استخدام و آموزش این نیروها به همراه داشته باشد.در واقع باید برای هر شعبه حداقل یک متخصص و کارشناس استخدام کرد.

2. نیاز به مدیریت جداگانه برای هر شعبه

   هر شعبه نیاز به مدیریت جداگانه و مختص به خود دارد که این امر می‌تواند به گسترش نیاز به مدیریت و کنترل بیشتری منجر شود.امروزه پیدا کردن مدیر برای شعبه کار آسانی نیست و نمیتوان به هر کسی در این زمینه اعتماد کرد.

3. نیاز به زیرساخت‌های مختص به خود

با توجه به شرایط مکانی هر شعبه و افرادی که در آنجا زندگی میکنند، ایجاد زیرساخت های هر شعبه سازگار با آن موقعیت مکان سخت است. باید تمامی عواملی که در روند کاری شعبه تاثیر میگذارد بطور کامل بررسی شود.

4. هزینه‌های سنگین برای شرکت‌ها

این موضوع شعب نیازمند سرمایه‌گذاری سنگین به‌خصوص برای ایجاد زیرساخت‌ها، آموزش نیروها و استفاده از سیستم‌های پیشرفته است. منظور از هزینه های سنگین راه اندازی سیستم حسابداری مستقل برای شعبه ، سیستم سخت افزاری برای نصب این سیستم بر روی آن و استخدام یک حسابدار برای انجام امور است.

5. تصمیم‌گیری‌های ناهماهنگ

   برخی افراد مشغول در شعبه‌ها باعث می‌شوند که تصمیم‌گیری‌ها ناهماهنگ و پیچیده شود. برای مثال مدیر شعبه و کارشناس حسابداری دفتر مرکزی ممکن است هر کدام در خصوص یک فعالیت خاص نظر متفاوتی داشته باشند و تصمیمات متفاوتی برای آن بگیرند. همین امر باعث گیج شدن کارکنان و تصمیم گیری های ناهماهنگ افراد حاضر در کسب و کار می‌شود.

6. عدم نظارت کلی

   به دلیل اینکه تمام حساب‌ها همیشه در اختیار مدیریت قرار نمی‌گیرند و زیر نظر او نیستند، ممکن است مسائل حسابداری شعب نادیده گرفته شود و شعب دچار مشکلات شوند. در واقع میتوان گفت که مدیریت زمانی برای بررسی این حساب ها ندارد و برای حل این مشکل ، بررسی حساب ها  به بخش مالی دفتر مرکزی واگذار می‌شود.

7. پیچیدگی تصمیم‌گیری

   زیاد بودن افراد در شعبه‌ها ممکن است باعث پیچیدگی تصمیم‌گیری شود و هماهنگی در جریان اطلاعات مختلف نیازمند تلاش بیشتری باشد.با وجود این معایب ، میتوان به جرئت گفت که با یک مدیریت صحیح و اجرای اصولی حسابداری شعب ، بسیاری از این موارد حذف می‌شوند.

سازمان هایی که چند بخش مختلف دارند و با وجود اینکه هر کدام از بخش ها ، درآمد و هزینه کاملا جدا از هم دارند و سیستم آنها نیز متفاوت است ، به عنوان یک شخصیت حقوقی مجزا ثبت نمی‌شوند و همانطور به کار خود ادامه میدهند.

یعنی زیر مجموعه شرکت اصلی به حساب می آیند و به آنها همان شعبه میگویند. در این نوع از شرکت ها ، حسابداری شعب کاربرد بسیار مفید و به جایی دارد. در واقع همانطور که از نام آن پیداست ، برای این چنین کسب و کار ها ساخته شده است.

عموما قالب مردم تصور میکنند شعبه همان دپارتمان های جدا از یک شرکت است ولی اینطور نیست. هر دپارتمان ، داخل همان شرکت مشغول به کار هست و در نهایت تمامی فعالیت های دپارتمان های مختلف در یک حساب جمع آوری می‌شود. اما شعبه یک سیستم حسابداری جدا دارد و در یک موقعیت مکانی متفاوت از دفتر مرکزی قرار دارد.

انواع سیستم در حسابداری شعب

دو نوع سیستم اصلی وجود دارد که هرکدام ویژگی‌ها و عملکرد خود را دارند.این دو سیستم بصورت زیر است:

1. سیستم غیرمستقل (متمرکز)

   در این سیستم، شعبه‌ها برای عملیات مالی خود دفاتر جداگانه ندارند و تمام سوابق به صورت متمرکز در دفتر مرکزی ثبت می‌شوند. این به این معناست که همه اطلاعات شعبه‌ها در یک مرکز مشخص ذخیره و پردازش می‌شوند.

2. سیستم مستقل (متمرکز)

   در این سیستم، هر شعبه برای ثبت عملیات خود دفاتر جداگانه دارد و به صورت مستقل اقدام به حفظ و گزارشگیری از سوابق حسابداری خود می‌کند. سپس اطلاعات جمع‌آوری شده از تمام شعبه‌ها به دفتر مرکزی ارسال می‌شود تا گزارشات کل شرکت با توجه به صورت های مالی شعبه ها  ایجاد شود.

سیستم متمرکز معمولاً ساده‌تر است اما ممکن است در مدیریت اطلاعات شعبه‌ها دقت کمتری نسبت به سیستم غیرمتمرکز داشته باشد. در مقابل، سیستم مستقل امکان مدیریت دقیق‌تر و بهتر اطلاعات هر شعبه را فراهم می‌کند اما نیازمند مدیریت و کنترل بیشتری است.در صورتیکه این مدیریت را نتوان انجام داد ، مشکلات زیادی برای بخش مالی این مجموعه ها پیش می آید.

با توجه به ساختار و نوع هر کسب و کار و پیچیدگی های آن ، یک سری تکنیک های منحصر بفرد و اصولی برای انجام امور شعب انجام می‌شود. در ادامه روش هایی که سالهاست شرکت ها از آنها استفاده میکنند و بین حسابداران رواج پیدا کرده است را معرفی میکنیم:

۱. روش شعب عمده فروش

در روش شعب عمده فروش ، قیمت کالاها به شعبه‌های خرده‌فروشی ارسال می‌شود و موجودی شعبه با قیمت عمده‌فروشی نمایش داده می‌شود. سودهای ناخالص در موجودی پایانی به عنوان اندوخته به حساب سود و زیان دفتر مرکزی منتقل می‌شود.

این عمل باید با اطلاعات دقیقی که مدیر شعبه ارسال می‌کند انجام شود. اگر مشکلی در اطلاعات مربوطه حتی در قیمت عمده فروشی به وجود آید ممکن است برای کل حساب شعبه و حتی کل سیستم حسابداری شرکت مشکل عظیمی ایجاد شود.

۲. روش حساب‌های نهایی

در این روش، حساب‌های سود و زیان و حساب‌های مالیاتی آماده می‌شوند تا سود و زیان ناخالص و خالص هر شعبه محاسبه شود. طبق اطلاعاتی که در سیستم حسابداری شعبه ثبت شده ، صورت های مالی با بالاترین دقت بررسی می‌شوند.ارزش موجودی کالا در آغاز دوره و کالاهای ارسالی به شعبه بدهکار محسوب می‌شود.

۳. روش بدهکاران

در روش بدهکاران، به صورت حساب بدهکار شناخته می‌شود. حساب‌های کالاها و هزینه‌های شعبه به سمت بدهکار در دفاتر ثبت می‌شوند و پس از دریافت برگشتی‌ها و حواله‌ها، حساب‌های مربوطه به حساب شعبه مرکزی بستانکار می‌شوند.این روش یکی از بهترین و رایج ترین روش هاست.

۴. روش بدهکاران و موجودی

این روش برای مواردی که کالا به قیمت فروش به شعبه‌ها ارسال می‌شود و امکان تغییر قیمت وجود ندارد، مناسب است. حساب‌های دارایی، موجودی شعب و هزینه‌های شعبه‌ها در این روش به صورت جداگانه مدیریت می‌شوند. مدیریت جداگانه این حساب ها و ثبت فعالیت های آنها یکی از وظایف مهم حسابداران است که باید به درستی انجام شود.

بسیاری از افراد فرق بین شعبه و نمایندگی را نمیدانند و فرض میکنند که این دو با هم تفاوتی ندارند در صورتی که این دو کاملا با هم متفاوت هستند.

تعریف شعبه

شعبه یک واحد تجاری جدا از دفتر مرکزی است که با توجه به اهداف تجاری شرکت در مکان دیگری احداث می‌شود. شعبه معمولا تحت فرمان و دستور دفتر مرکزی شرکت است و هر دستوری از آنجا صادر شود باید اجرا شود. این واحد مجموعه مشخصی از اختیارات و مسئولیت‌های مشخص شده را دارد و نمیتواند سر خود برای اکثر مسائل تصمیم بگیرد.

تعریف نمایندگی

اما نمایندگی توسط یک فرد حقیقی یا حقوقی انجام می‌شود که اختیارات کاملی در انجام عملیات فروش برای شرکت دارد. در نمایندگی، افراد یا شرکت‌های نماینده اختیار کامل عملیات فروش و برخی دیگر از امور مربوطه را دارند و میتوان گفت که مستقل عمل میکنند.

تفاوت اصلی بین شعبه و نمایندگی در مسئولیت و اختیار آنها است. شعبه تحت مسئولیت و دستور دفتر مرکزی است، در حالی که نمایندگی مسئولیت و اختیارات خود را دارد و تحت دستور دفتر مرکزی قرار ندارد.

حسابداری با توجه به اینکه بسیار علم جامع، پیشرفته و در عین حال مورد نیاز کسب وکار هاست، استانداردهایی برای بخش های مختلف آن وجود دارد که این موضوع نیز از این قائده مستثنی نیست. استاندارد های مربوطه در واقع چهارچوب و نحوه انجام عملیات مختلف مربوطه را مشخص کرده است.

استفاده از این استاندارد ها باعث شده تا سردرگمی در نحوه محاسبه و نحوه فعالیت شعب کاملا از بین برود و شعبه ها بر اساس استانداردهای مشخص شده عمل خواهند کرد. برای مثال صورت سود و زیان شعبه دوم از یک فروشگاه لباس بر اساس استاندارد شعب شماره 10 تهیه و ثبت گردیده است.

زمانی که تعداد شعبات بیشتر می‌شود و یا عملیات هر شعبه نسبت به قبل بیشتر می‌شود، در نتیجه جمع بندی و بررسی آنها هم برای مدیران و هم برای حسابرسان شرکت سخت خواهد شد. برای حل این مشکل در حسابداری راهی به نام کدینگ شعب وجود دارد.

در این روش حسابدار یا حسابرس با استفاده از تقسیم بندی شعبات و یا مقادیر مختلف بصورت درختی و هرمی ، باعث آسان شدن امور می‌شود. در واقع با استفاده از کدینگ مربوط شعب ، هر دسته به عنوان سر گروه یا زیر مجموعه مشخص می‌شود و بر اساس آن پیچیدگی مسائل کاهش می‌یابد.


با انجام کدینگ شعب ، جزئیات بخش های مختلف از جمله صورت های مالی شعب به طور واضح قابل رویت است و همچنین عملیات حسابرسی شرکت به راحتی انجام می‌شود. عموما زمانی که یک مجموعه گسترش می‌یابد، از روش کدینگ شعب برای سهولت امور شعب استفاده می‌کند.

شرکت حسابداری رایان محاسبان با متخصصان و کارشناسان خود در زمینه حسابداری شعب ، بیش از 22 سال تجربه ارائه خدمات و همچنین راه اندازی سیستم یکپارچه مالی و تحت شبکه اینترنت به مشتریان خود را دارد و خوشبختانه تا به امروز هیچ مشکل و نارضایتی در این زمینه وجود نداشته است.

اگر صاحب کسب و کاری هستید که در حال حاضر شعبه های مختلفی نیز دارد، می توانید این خدمات خود را با خیال راحت و طبق یک قرارداد با ضمانت رسمی به رایان محاسبان بسپارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.
خانه