انبارگردانی به معنای فرآیندی است که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای مدیریت صحیح موجودی کالاهای خود از آن استفاده می‌کنند. هر سازمان و مجموعه بزرگی، انبارهایی برای کالاهای خود دارد. طی فرایند انبارگردانی باید موجودی این کالاها، کسری‌ها و اضافات آنها محاسبه شوند. اهمیت انبارگردانی در مدیریت منابع و کنترل موجودی انبارگردانی یکی از مهم‌ترین فرآیندها در مدیریت زنجیره تأمین و کنترل موجودی است. این فرآیند با کمک به شناسایی دقیق موجودی‌ها، جلوگیری از هدررفت منابع و بهینه‌سازی هزینه‌ها، به بهبود عملکرد سازمان‌ها کمک می‌کند.
منظور از انبارگردانی چیست؟
انبارها بر اساس نوع کالاها به سه دسته تقسیم می‌شوند: انبارهای پوشیده (برای کالاهای حساس به شرایط محیطی)، محوطه (برای کالاهای غیرحساس) و هانگارد (برای کالاهای خاص و بزرگ). مدیریت و اجرای صحیح فرآیند انبارگردانی یکی از عوامل کلیدی در موفقیت یک شرکت است که می‌تواند به‌طور مستقیم بر سود و زیان تأثیر بگذارد.
در این مقاله به بررسی اصول انبارگردانی می‌پردازیم تا مدیران شرکت‌های تولیدی با بهره‌گیری از این اصول، بتوانند ضمن نگهداری صحیح اجناس، موجودی کالاهای خود را در سطحی مناسب نگه داشته و به نیازهای مشتریان به‌موقع پاسخ دهند. این کار باعث افزایش فروش و بهبود عملکرد کسب‌وکار خواهد شد.
اهمیت انبارگردانی
تمام انبارها به نسبت موجودی خود ارزشمند هستند. یکی از مهم‌ترین وظایف انباردار این است که در پایان دوره‌های مختلف امور حسابداری را انجام داده و مقادیر انبار را کنترل و اصلاح کند. به طور کلی این کار شامل سنجش مقدار کمی و کیفی کالاها، مرتب‌سازی، الصاق تگ، پلمپ و… است که در پایان هر دوره، مثلا در پایان هر سال انجام می‌شود. این اقدامات می‌توانند با ایجاد امنیت فوق‌العاده در انبار، از بروز هرگونه سوء استفاده جلوگیری کنند.
در تعریفی ساده، به هر اقدامی که برای حفظ و نگهداری از کالاها در انبار صورت بگیرد، انبارگردانی گفته می‌شود. رعایت اصول مزایای بسیار زیادی دارد. برای مثال خطاهای پرسنل را کاهش داده و اجناس معیوب را از اجناس سالم جدا می‌کند. یا اینکه بین کالاهای موجود و مورد نیاز توازن ایجاد کرده و جلوی ایجاد خسارت‌های ناشی از ثبت سفارش‌های تکراری یا تغییر قیمت ناگهانی را می‌گیرد.
انبارگردانی فروشگاه به چه معناست؟
رعایت اصول انبارگردانی تأثیر مستقیمی بر مدیریت صحیح موجودی کالاها دارد. بسیاری از فروشگاه‌ها از این فرآیند برای بررسی موجودی کالاهای خود استفاده می‌کنند تا ضمن مشخص کردن تعداد دقیق هر کالا، در صورت بروز کسری، به‌سرعت نسبت به تأمین مجدد اقدام کنند.
در فروشگاه‌های مواد غذایی که خطر فاسد شدن کالاها بالاست، انبارگردانی به‌صورت روزانه انجام می‌شود. این روش بهترین راه برای به‌روزرسانی موجودی در سریع‌ترین زمان ممکن است و با پیشگیری از افزایش هزینه‌ها و خسارات مالی، نقش مهمی در بهبود عملکرد مالی فروشگاه‌ها ایفا می‌کند. برای انبارگردانی روزانه، توصیه می‌شود تا ۲۴ ساعت قبل از شروع فرآیند، تمامی فاکتورهای موقت اینترنتی نهایی شده و برچسب‌های شمارش به‌صورت دقیق روی کالاها نصب شوند تا سرعت و دقت کار افزایش یابد.
انبارگردانی منظم و دقیق علاوه بر کمک به مدیریت بهتر موجودی، باعث می‌شود فروشگاه‌ها بتوانند به‌صورت پیوسته محصولات مورد نیاز مشتریان را تأمین کنند و از هرگونه کاهش فروش یا تأخیر در عرضه محصولات جلوگیری شود. این امر به بهبود تجربه خرید مشتریان و افزایش رضایت آنها نیز منجر می‌شود.
انبارگردانی حسابداری
امکان انبارگردانی به‌صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزار وجود دارد. در صورت به کارگیری نرم‌افزار‌های حسابداری احتمال بروز خطا تا حد زیادی کم‌تر می‌شود. به طور کلی انبارگردانی در حسابداری یکی از مهم‌ترین موارد برای مدیریت موجودی انبار است. بدین ترتیب موجودی کالاهای شمارش شده در انبار ثبت می‌شود و پس از آن در صورت وجود کسری در انبار، حسابدار آن را در سند حسابداری درج می‌کند.
برای ثبت موجودی‌های انبار از فرمی به نام کاردکس استفاده می‌شود که در این فرم، کالاهای وارد شده در قسمت وارده و کالاهای خارج شده در قسمت صادره نوشته می‌شوند. بنابراین کاردکس نشان دهنده مقدار ورودی و خروجی کالاها است.
اصطلاحات انبارگردانی
اصطلاحات انبارگردانی چندان هم پیچیده نیست. از این رو بهتر است آنها را یاد بگیرید تا اگر نیاز بود برای شرکت انبار اجاره کنید یا به عنوان حسابدار حرفه‌ای در عرصه انبارگردانی با مشکل مواجه نشوید. در ادامه شما را با بعضی از پرکاربردترین اصطلاحات انبارداری آشنا می‌کنیم:
انبار : مکانی که برای محافظت از محصولات و پیشگیری از بروز آسیب یا ایجاد نقص احتمالی در کالاها استفاده می‌شود، انبار نام دارد. انتخاب این مکان باید متناسب با نوع و ویژگی‌های ذاتی محصولات باشد. محصولات حساس به تغییرات جوی به انبارهای سر پوشیده یا نیمه پوشیده احتیاج دارند. در مقابل انبارهای رو باز مناسب محصولات مقاوم هستند.
مدیریت موجودی کالا : مدیریت موجودی کالا یکی از اصول اساسی هر فروشگاه یا شرکت تولیدی است. این فرآیند شامل نگهداری، بررسی و به‌روزرسانی مداوم کالاهای موجود در انبار می‌شود. با انجام مدیریت دقیق موجودی، فروشگاه‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که همیشه محصولات کافی برای پاسخگویی به نیاز مشتریان دارند و از خطر کسری یا اضافه موجودی جلوگیری می‌کنند. مدیریت موجودی بهینه به معنای داشتن تعادل مناسب بین تأمین کالاها و نیاز بازار است.
انبارگردانی روزانه : انبارگردانی روزانه در فروشگاه‌های مواد غذایی و محصولات فاسدشدنی اهمیت ویژه‌ای دارد. در این فروشگاه‌ها، به دلیل حساسیت بالای کالاها، شمارش و به‌روزرسانی موجودی باید به‌صورت روزانه انجام شود. این فرآیند کمک می‌کند تا محصولات تازه و باکیفیت همیشه در دسترس مشتریان باشند و از اتلاف منابع و ضررهای مالی جلوگیری شود. انبارگردانی روزانه بهترین راهکار برای کنترل دقیق موجودی و افزایش سودآوری فروشگاه‌های مواد غذایی است.
فاکتورهای موقت اینترنتی : فاکتورهای موقت اینترنتی به آن دسته از فاکتورهایی گفته می‌شود که مشتریان در هنگام ثبت سفارش آنلاین دریافت می‌کنند و نهایی شدن آنها به وضعیت انبار و تأیید موجودی کالا بستگی دارد. این فاکتورها باید قبل از شروع انبارگردانی نهایی شوند تا مغایرت‌های موجود در موجودی کالاها به حداقل برسد و فرآیند شمارش دقیق‌تر انجام شود. نهایی کردن فاکتورهای موقت اینترنتی در فرآیند انبارگردانی اهمیت زیادی دارد، زیرا این کار از بروز مشکلات احتمالی در تامین محصولات جلوگیری می‌کند.
برچسب‌های شمارش : برچسب‌های شمارش، برچسب‌هایی هستند که روی کالاها در انبار یا فروشگاه نصب می‌شوند تا فرآیند شمارش و انبارگردانی ساده‌تر و دقیق‌تر انجام شود. این برچسب‌ها معمولاً شامل اطلاعات مربوط به تعداد و دسته‌بندی کالاها هستند و به تیم‌های انبارگردانی کمک می‌کنند تا به‌سرعت و بدون اشتباه، تعداد کالاها را بررسی کنند. برچسب‌های شمارش دقیق باعث بهبود کارایی و کاهش زمان مورد نیاز برای انبارگردانی می‌شوند.
موجودی‌ها : به تمام دارایی‌های که تحت مالکیت سازمان هستند و برای مصرف، فروش یا ساخت استفاده می‌شوند، موجودی سازمان گفته می‌شود.
گزارش انبارگردانی : گزارش انبارگردانی شامل سنجش ارزش موجودی‌ها، شمارش دقیق اجناس در پایان دوره‌های مالی و تعیین مقدار واقعی موجودی‌ها است. یکی از مهم‌ترین اصول این کار، آشنایی با نحوه نوشتن گزارش است.
کارت موجودی انبار : به برگه‌ای که اطلاعات نقل و انتقال محصولات بر روی آن نوشته می‌شود، کارت موجودی انبار می‌گویند. در آخر مسئول کاردکس این اطلاعات را در فرم ورود و خروج کالا از انبار ثبت می‌کند.
کارت حساب انبار : به کارتی که در آن قیمت کالاهای موجود در انبار و مقادیر فیزیکی آنها درج می‌شود، کارت حساب انبار می‌گویند.
کاردکس انبار : کارتی به نام کاردکس انبار نشان دهنده اطلاعات جامعی از کالاهای موجود در انبار است. این اطلاعات شامل موارد زیر هستند:
- مقادیر کالاها
- زمان ورود و خروج
- محل نگهداری محصولات
- تغییر و تحولات صورت گرفته و…
کارت شناسایی کالا : کارت شناسایی کالا یک ابزار بسیار مهم در مدیریت انبار است که به‌صورت برچسب یا کارت در کنار قفسه‌ها نصب می‌شود. این کارت‌ها حاوی اطلاعات کلیدی مربوط به محصولات داخل قفسه‌ها هستند، از جمله نام کالا، کد کالا، و تعداد موجودی. کارت شناسایی کالا به کارکنان انبار و فروشگاه‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت به اطلاعات مربوط به هر محصول دسترسی داشته و از بروز خطا در موجودی و تحویل کالاها جلوگیری کنند. استفاده از این کارت‌ها باعث بهبود کارایی و دقت در مدیریت انبار می‌شود.
تگ : تگ شمارش کالا یکی از ابزارهای مهم در فرآیند انبارگردانی است که به سهولت و دقت در شمارش محصولات کمک می‌کند. این برچسب‌ها به‌صورت خاص برای هر محصول طراحی شده و شامل اطلاعاتی مانند کد کالا، نام کالا، تعداد موجودی و نام سرپرست شمارش است. استفاده از تگ‌های شمارش به جلوگیری از شمارش تکراری یا از قلم افتادن کالاها کمک می‌کند و این امر نقش بسیار مهمی در کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در مدیریت موجودی دارد.
حواله انبار : حواله انبار یک سند رسمی و معتبر است که به‌عنوان تضمینی برای تحویل کالا از انبار به مشتری یا واحد دیگر استفاده می‌شود. این حواله شامل اطلاعات کاملی از محصول تحویلی، مانند نام کالا، تعداد، کد کالا، و مشخصات گیرنده است. حواله انبار در هر کسب‌وکار یا سازمانی که انبار دارد، نقشی مهم در ثبت و کنترل تحویل کالاها دارد. این سند به تضمین شفافیت در فرآیند تحویل و دریافت کالا کمک می‌کند و نقش مهمی در بهینه‌سازی مدیریت انبار دارد.
برگ درخواست جنس از انبار : برگ درخواست جنس از انبار یک فرم رسمی است که توسط خریدار یا مسئول خرید پر می‌شود تا مشخصات محصولی که قرار است از انبار دریافت شود، در آن درج شود. این فرم شامل اطلاعاتی نظیر نام کالا، تعداد مورد نیاز، کد محصول، و اطلاعات درخواست‌کننده است. استفاده از برگ درخواست جنس از انبار به ایجاد نظم و دقت در فرآیند توزیع کالاها از انبار کمک کرده و از بروز اشتباهات یا کمبود موجودی جلوگیری می‌کند.
دلیل انبارگردانی شرکت‌ها
یکی از مهم‌ترین اقلام دارایی، موجودی کالاها است. ارزش موجودی کالاها در پایان دوره مالی تاثیر قابل توجهی در میزان سود و زیان شرکت‌ها دارد. از این رو شمارش کل موجودی‌های شرکت در هر دوره مالی ضروری است تا عدم مغایرت موجودی سیستمی و موجودی واقعی انبار ثابت شود.
عوامل مختلفی مثل سرقت، اشتباه در ثبت ورود یا خروج کالا در سیستم، رویداد‌های مالی ثبت نشده و… از جمله مواردی هستند که باعث ایجاد اختلاف موجودی سیستم با موجودی واقعی در انبار می‌شوند. از این رو خیلی مهم است که این فرایند در فواصل زمانی مشخص و با رعایت اصول انبارگردانی انجام شود.
هدف از انبارگردانی، شمارش موجودی اقلام کالا و اطمینان از کیفیت و کمیت آنها است. به طور کلی این کار با حضور گروه‌های شمارش (یک نفر شمارش‌گر و یک نفر ثبت‌کننده)، انباردار، گروه‌های کنترل و سرپرست انبارگردانی انجام می‌شود و شامل بررسی موارد زیر است:
- پلمپ انبار
- الصاق تگ به کالا
- مرتب‌سازی کالاها
- عدم ورود و خروج افراد متفرقه به انبار
یکی از مهم‌ترین نکات در اصول انبارگردانی این است که حتما انباردار در محل حضور داشته باشد؛ زیرا او به طور دقیق از چیدمان و محل کالاها مطلع است.
معرفی انواع مختلف انبارگردانی
انبارگردانی پایان سال
- هدف: اصلی‌ترین هدف این نوع انبارگردانی، تعیین دقیق موجودی کالاها در پایان سال مالی است. این اطلاعات برای تهیه صورت‌های مالی، محاسبه مالیات و برنامه‌ریزی برای سال آینده ضروری است.
- روش اجرا: تمامی کالاهای موجود در انبار به صورت فیزیکی شمارش شده و با اطلاعات موجود در سیستم حسابداری تطبیق داده می‌شوند.
- مزایا:
- تعیین دقیق سود و زیان سالانه
- شناسایی کالاهای مازاد یا کمبود
- ارزیابی سلامت کالاها و شناسایی کالاهای فاسد یا آسیب‌دیده
- معایب:
- نیاز به صرف زمان و نیروی انسانی بیشتر
- احتمال وقوع خطا در شمارش تعداد زیاد کالاها
انبارگردانی میان‌دوره
- هدف: این نوع انبارگردانی به منظور کنترل مستمر موجودی کالاها و شناسایی زودهنگام هرگونه مغایرت بین موجودی فیزیکی و سیستم انجام می‌شود.
- روش اجرا: مشابه انبارگردانی پایان سال، اما در میان سال مالی انجام می‌شود. معمولاً در پایان هر نیم‌سال یا هر فصل انجام می‌شود.
- مزایا:
- شناسایی زودهنگام خطاها و مشکلات
- بهبود دقت اطلاعات موجودی
- امکان برنامه‌ریزی بهتر برای تولید و خرید
- معایب:
- تکرار فرآیند شمارش در طول سال می‌تواند هزینه‌ها را افزایش دهد
نبارگردانی رندوم (موردی)
- هدف: هدف اصلی این روش، بررسی تصادفی بخشی از کالاها برای اطمینان از صحت اطلاعات موجودی است.
- روش اجرا: به جای شمارش تمام کالاها، تعدادی از کالاها به صورت تصادفی انتخاب شده و شمارش می‌شوند.
- مزایا:
- کاهش زمان و هزینه‌های شمارش
- امکان شناسایی نمونه‌ای از مشکلات موجودی
- مناسب برای انبارهایی با حجم بالای کالا
- معایب:
- ممکن است تمام خطاهای موجود را شناسایی نکند
- نیاز به یک روش انتخاب نمونه تصادفی دقیق
مهم‌ترین نکات انبارگردانی
در ادامه نکات مربوط به شمارش موجودی اقلام کالاها در انبار را مورد بررسی قرار می‌دهیم:
قبل شمارش کالا
- در ابتدا شخص مناسبی را به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی مشخص کنید.
- دستورالعمل تهیه شده را برای بررسی به هماهنگ‌کننده بدهید تا در صورت وجود اشکال، آن را به مسئولین شرکت اطلاع دهد.
- روز‌ها و ساعات شمارش انبار را به‌صورت کتبی به بخش‌های مختلف اطلاع دهید تا کارکنان بدانند که انبار در چه روز‌هایی تعطیل است.
- گروه‌های شمارش باید دوره آموزشی گذرانده و اسامی آنها از قبل مشخص شده باشد.
- هماهنگ‌کننده شمارش موجودی‌ها باید از قبل موجودی انبار را بررسی کرده باشد تا از موارد زیر مطمئن شود:
- چینش درست کالاها و شمارش‌پذیری ساده و راحت
- جدا کردن اقلام ناباب، اسقاط و اجناس بدون استفاده
- مشخص شدن موجودی‌ها با قابلیت شناسایی سخت
حین شمارش کالا
- گروه‌های ۲ نفره شمارش، موجودی‌برداری می‌کنند. در این گروه‌ها یک نفر مسئول شمارش و یک نفر مسئول تایید و ثبت آن است.
- در صورت ثبت شدن موجودی بر اساس وزن، وسایل لازم برای گرفتن وزن موجودی‌ها تهیه شده باشند.
- پیشنهاد ما این است که موجودی‌ها دو بار و در هر دفعه به وسیله یک گروه دو نفره متفاوت شمارش شوند.
بعد از شمارش کالا
۱. در صورت اختلاف در نتیجه شمارش دو گروه مختلف، شمارش باید در حضور هر دو گروه شمارش‌کننده و حسابرسان انجام شود تا عدد نهایی و درست مشخص شود.
۲. پس از پایان شمارش در صورت نیاز به اصلاح در برگه‌های شمارش، باید این موضوع به حسابرسان و هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری اطلاع داده شود.
۳. مقایسه نتایج به دست آمده با مدارک دائمی و حساب کنترل در دفاتر ضروری است.
۴. در آخرین مرحله، برگه‌های شمارش و صورت جلسه برای خاتمه دادن به امر شمارش امضا می‌شوند و یک نسخه از آنها بلافاصله برای حسابرسان ارسال می‌شود.
مزایای انبارگردانی
یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت، انبار است که در آن همه تولیدات و کالاهای قابل ارائه نگهداری می‌شوند. موجودی کالاهای هر سازمان، بخش بزرگی از سود آن مجموعه هستند. از این رو توجه به اصول انبارگردانی بسیار مهم است.
- ایجاد نظم فیزیکی در انبار
- صورت‌برداری از محصولات
- بررسی دقیق میزان موجودی کالا
- اصلاح اضافه موجودی و میزان کسری
- جلوگیری از خرابی و فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا
- اطمینان پیدا کردن از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
- کاهش خطاهای پرسنل از طریق بررسی عملکرد انباردار و حسابداری
انبارگردانی وظیفه چه کسی است؟
این کار معمولاً به صورت مشترک توسط انباردار و یکی از اعضای تیم حسابداری انجام می‌شود.
نقش انباردار در انبارگردانی
- شمارش فیزیکی کالاها: انباردار به عنوان فردی که به طور مستقیم با کالاها سروکار دارد، مسئول شمارش دقیق و ثبت موجودی فیزیکی کالاها در انبار است.
- بررسی وضعیت کالاها: انباردار همچنین وضعیت فیزیکی کالاها را بررسی کرده و موارد آسیب‌دیده یا تاریخ گذشته را شناسایی می‌کند.
نقش حسابدار در انبارگردانی
- حسابدار وظیفه تطبیق نتایج شمارش فیزیکی با اطلاعات موجود در سیستم حسابداری را بر عهده دارد.
- در صورت وجود هرگونه مغایرت، حسابدار اقدام به ثبت اصلاحات لازم در سیستم می‌کند.
- نظارت بر فرآیند: حضور حسابدار به عنوان ناظر مستقل، تضمین‌کننده صحت و دقت اطلاعات ثبت شده است.
چرا انبارگردانی به صورت مشترک انجام می‌شود؟ انجام مشترک انبارگردانی توسط انباردار و حسابدار به دلایل زیر اهمیت دارد:
- ترکیب دانش عملی انباردار با دقت حسابدار، احتمال بروز خطا را کاهش می‌دهد.
- حضور نماینده حسابداری، شفافیت و اطمینان از صحت فرآیند را افزایش می‌دهد.
- تقسیم مسئولیت بین دو نفر، مسئولیت‌پذیری را افزایش داده و از بروز اختلافات احتمالی جلوگیری می‌کند.
وظایف حسابرس انبارگردانی
یکی از بزرگ‌ترین وظایفی که در کنار فعالیت‌های دیگر مجموعه به طور ویژه به آن توجه می‌شود، اجرای اصول انبارگردانی است. معمولا شرکت‌ها با استخدام یک حسابرس داخلی، حسابرسی‌ها را انجام می‌دهند. یکی از وظایف مهم این کارکنان، تدوین برنامه این کار در جلسات کاری است. در این جلسات حسابرس مراحل مختلف کار را به تیم انبارگردانی آموزش می‌دهد. بدین ترتیب مشکلات احتمالی شناسایی و به موقع برطرف می‌شوند.
وظیفه دیگر حسابرس، نظارت کامل و اطمینان از صحت مقادیر کالاها در انبار است. یکی از مهم‌ترین اصول انبارگردانی، شمارش صحیح کالاها است که با نظارت مستقیم حسابرس انجام می‌شود. بدین ترتیب حسابرس عملکرد مسئولین انبار را بررسی کرده و از محل‌های انبار به طور کامل مطلع می‌شود.
نکته مهمی که باید در نظر گرفت این است که اعضای تیم انبارگردانی نباید از میان انبارداران انتخاب شوند تا زمینه ایجاد هر شک و شبهه‌ای از میان برداشته شود. به طور کلی حسابرس باید مراقبت‌های ویژه و سخت‌گیرانه‌ای داشته باشد و در زمان انجام انبارگردانی در پایان سال مالی، تمام اطلاعات مربوط به مقطع‌گیری زمانی را جمع‌آوری کند.
اجرای انبارگردانی در ۷ مرحله
مراحل اجرای انبارگردانی برای هر کسب‌وکاری متفاوت است. اما ۷ مرحله زیر می‌تواند دیدگاه خوبی از این فرایند به شما بدهد:
۱. انتخاب زمان مناسب برای انبارگردانی
زمان مناسبی را برای انبارگردانی انتخاب کنید؛ زیرا این فرایند ممکن است زمان بر باشد. شما باید روزی را برای انبارگردانی انتخاب کنید که سرتان شلوغ نبوده و تمام منابع مورد نیاز در اختیارتان باشند. با توجه به این موارد یکی از مهم‌ترین اصول ، داشتن برنامه‌ریزی مناسب و دقیق است.
۲. تهیه پرینت از فهرست موجودی‌های خود
یکی از مهم‌ترین مراحل در اصول انبارگردانی این است که از فهرست موجودی‌های خود پرینت تهیه کنید. با چند کلیک در نرم‌افزار‌های ساده می‌توانید جدیدترین سوابق موجودی را در اختیار داشته باشید.
۳. دسته‌بندی موجودی
به موجودی‌های خود با قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، نظم دهید. موجودی‌های فروخته شده‌ای را که هنوز به مشتری تحویل داده نشده‌اند هم جدا کنید.
۴. سازماندهی کارکنان
هنگام دسته‌بندی موجودی انبار ممکن است بخواهید مسئولیت هر بخش را به یکی از کارکنان واگذار کنید. در این شرایط حواس پرتی‌ها را به حداقل رسانده و استفاده از تلفن را حین انجام عملیات ممنوع کنید.
۵. عدم ثبت موجودی از روی حدس و گمان
یکی از مهم‌ترین اصول انبارگردانی این است که شمارش موجودی را از روی حدس و گمان انجام ندهید. در عوض کالاها را به‌صورت دقیق شمارش کرده و برای جلوگیری از شمارش تکراری، کالاها را علامت‌گذاری کنید. در نهایت مطمئن شوید که اقلام به فروش رفته در مناطق شمارش شده قرار نگیرند.
۶. ارزیابی صحت شمارش موجودی
بعد از تمام شدن فرایند شمارش، با تایید شمارش موجودی و مقایسه نتایج با سوابق موجودی چاپ شده، تمام مغایرات را محاسبه کنید.
۷. به روز کردن سوابق موجودی
در آخرین مرحله از اصول انبارگردانی لازم است که متناسب با نتایج آخرین شمارش، سوابق موجودی خود را به روز کنید. با استفاده از نرم‌افزار‌های موجود خیلی راحت می‌توانید سوابق موجودی خود را به‌صورت دیجیتال به ثبت برسانید.
نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی
گزارش دقیق و جامع از انبارگردانی، نه تنها به شما کمک می‌کند تا از موجودی کالاهای خود آگاه شوید، بلکه در تصمیم‌گیری‌های مهمی مانند تامین کالاهای جدید، کنترل هزینه‌ها و جلوگیری از کمبود یا مازاد کالا نیز نقش اساسی دارد.
چرا گزارش انبارگردانی اهمیت دارد؟ با داشتن اطلاعات دقیق از موجودی کالا، می‌توانید به موقع اقدام به تامین کالاهای مورد نیاز کنید و از وقفه در تولید یا فروش جلوگیری کنید. همچنین شناسایی کالاهای مازاد یا کمبود، به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های نگهداری کالا را کاهش داده و از سرمایه خود به بهترین نحو استفاده کنید.
از سوی دیگر مقایسه موجودی فیزیکی با اسناد حسابداری، به شما کمک می‌کند تا خطاهای احتمالی را شناسایی و اصلاح کنید و اطلاعات دقیق موجود در گزارش انبارگردانی، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مورد مدیریت موجودی کالا اتخاذ کنید.
چگونه یک گزارش انبارگردانی خوب بنویسیم؟ گزارش باید شامل اطلاعات دقیقی از تمام کالاهای موجود در انبار، از جمله نام کالا، کد کالا، تعداد، واحد اندازه‌گیری و ارزش کالا باشد، موجودی فیزیکی کالا باید با اطلاعات موجود در سیستم حسابداری مقایسه شود و هرگونه مغایرت به طور دقیق ذکر شود.
به یاد داشته باشید ، استفاده از جداول برای طبقه‌بندی اطلاعات، خوانایی گزارش را افزایش داده و تحلیل داده‌ها را آسان‌تر می‌کند، از استفاده از اصطلاحات تخصصی خودداری کرده و اطلاعات را به زبان ساده و روان بیان کنید.
چه مواردی باید در گزارش انبارگردانی ذکر شود؟
- تاریخ دقیق انجام انبارگردانی برای بررسی روند تغییرات موجودی در طول زمان بسیار مهم است.
- نام انبار، آدرس انبار و سایر اطلاعات مرتبط با انبار.
- نام کالا، کد کالا، واحد اندازه‌گیری، تعداد موجودی فیزیکی، تعداد موجودی در سیستم، تفاوت موجودی، ارزش کالا.
- در صورتی که بین موجودی فیزیکی و سیستم حسابداری مغایرتی وجود دارد، دلایل آن به طور دقیق ذکر شود.
- در پایان گزارش، نتیجه‌گیری کلی از وضعیت موجودی کالا ارائه شود و پیشنهاداتی برای بهبود مدیریت موجودی ارائه گردد.
نحوه ثبت کسری و اضافات انبار در انبارگردانی
در زمان انبارگردانی، کالاهای موجود در انبار شمرده می‌شوند. بعضی مواقع موجودی واقعی انبار با موجودی سیستمی کالا مغایرت دارد. اگر موجودی واقعی از موجودی سیستم بیشتر باشد، به این حالت اضافه انبار می‌گویند. در حالی که اگر موجودی واقعی کم‌تر باشد، به این حالت کسری انبار گفته می‌شود.
در صورت وجود کسری انبار باید موجودی سیستم حسابداری تا حد موجودی واقعی کاهش داده شود. در این شرایط موجودی کالا در ستون بستانکار و کسری و اضافه انبار در ستون بدهکار درج می‌شود. در مقابل اگر اضافی انبار وجود داشته باشد، باید موجودی سیستم حسابداری تا حد میزان موجودی واقعی افزایش پیدا کند. در این صورت موجودی کالا در ستون بدهکار و کسری و اضافه انبار در ستون بستانکار درج می‌شود.
انبارگردانی و انبارداری چه تفاوت‌هایی دارند؟
خیلی از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که انبارداری و انبارگردانی دو مفهوم مشابه هستند، در حالی که اینطور نیست!
انبارداری به کلیه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که به منظور نگهداری صحیح و ایمن از کالاها در انبار انجام می‌شود. این فعالیت‌ها شامل این موارد است : پذیرش کالاهای ورودی به انبار، بررسی کیفیت و کمیت آنها و ثبت اطلاعات مربوطه و قرار دادن کالاها در محل مناسب و مشخص در انبار به گونه‌ای که دسترسی به آنها آسان باشد.
همچنین حفاظت از کالاها در برابر آسیب‌های فیزیکی، سرقت، آتش‌سوزی و سایر خطرات و حفظ شرایط مناسب محیطی برای نگهداری کالاهای حساس بر عهده انباردار است. انتقال کالاها بین مناطق مختلف انبار و آماده‌سازی آنها برای ارسال را هم کار انباردار می دانیم. هدف اصلی انبارداری، حفظ کیفیت و کمیت کالاها تا زمان نیاز به آنها است.
اما انبارگردان باید این وایف را انجام دهد :اطمینان از اینکه موجودی فیزیکی کالاها با اطلاعات ثبت شده در سیستم مطابقت دارد، تشخیص هرگونه تفاوت بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده؛ ارزیابی دقت و کارایی سیستم‌های مدیریت موجودی و البته استفاده از اطلاعات حاصل از انبارگردانی برای تهیه صورت‌های مالی صحیح. در واقع، انبارگردانی نوعی حسابرسی فیزیکی از موجودی کالاها است.
جدول تفاوت‌های کلیدی بین انبارداری و انبارگردانی
| انبارداری | انبارگردانی | ویژگی |
| نگهداری صحیح و ایمن از کالاها | بررسی تطابق موجودی فیزیکی و سیستم | هدف |
| دریافت، چیدمان، حفاظت، جابه‌جایی | شمارش فیزیکی، مقایسه با سیستم، ثبت مغایرت‌ها | فعالیت‌ها |
| مداوم و روزانه | دوره‌ای (مثلاً پایان هر ماه یا سال) | بازه زمانی |
| حفظ کیفیت و کمیت کالاها | تهیه گزارش دقیق از موجودی و شناسایی مغایرت‌ها | نتیجه |
اصول انبارگردانی شامل مجموعه فعالیت‌هایی هستند که با هدف مدیریت و کنترل موجودی‌های کالا در شرکت انجام می‌شوند. هدف انبارداری نگهداری و ذخیره کالا است؛ در حالی که انبارگردانی با هدف کنترل موجودی انجام می‌شود. بدین ترتیب میزان موجودی کالا با کاردکس حسابداری را مقایسه می‌کنید و از کمیت و کیفیت مناسب کالاها هم مطمئن می‌شوید. در نتیجه با برطرف شدن اختلاف نظر‌های موجودی در بخش‌های مختلف، انبار به سرپرست تحویل داده می‌شود.
به روز نگه داشتن موجودی، برطرف کردن مشکلات انبار و بهبود استراتژی‌های فروش از مهم‌ترین اهداف استفاده از اصول انبارگردانی هستند که باعث افزایش سود سازمان شما می‌شوند. اگر شما هم می‌خواهید این اصول را به طور دقیق و مو به مو اجرا کنید، باید از متخصصین حوزه انبارگردانی کمک بگیرید. همچنین برای درج موجودی‌ها، کسری‌ها و اضافات به یک حسابدار معتمد و کاربلد نیاز دارید.
شما می‌توانید تمام خدمات حسابرسی ، حسابداری و مالیاتی سازمان خود را به دست متخصصین این حوزه در رایان محاسبان بسپارید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه و اعزام حسابدار به سازمان خود از طریق راه‌های ارتباطی سایت رایان محاسبان با ما در ارتباط باشید.