تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری گذر از قلمرو کاغذ و خودکار به دنیای اعداد و ارقام دیجیتال است؛ تحول حسابداری سنتی به کامپیوتری، در واقع دگرگونی یک حرفه است. انواع حسابداری، به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت مالی، در طی سالیان طولانی تغییرات چشمگیری را تجربه کرده است. از شیوه های کاملاً دستی و سنتی تا استفاده از نرم افزارهای پیچیده حسابداری، تحولاتی اساسی در این حوزه صورت گرفته است.
در این مقاله از رایان محاسبان، به بررسی 5 روش برای تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری پرداخته و مزایا، معایب و تفاوت های هر روش را تحلیل می کنیم. این رویکردها می توانند سازمان ها را در مدیریت مالی دقیق تر، افزایش بهره وری و کاهش خطا یاری دهند.
روش اول: استفاده از نرم افزارهای عمومی حسابداری
نرم افزارهای عمومی حسابداری به عنوان ابزارهای کارآمد و محبوب در فرآیند تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری شناخته می شوند. این نرم افزارها معمولاً برای کسب وکارهای کوچک و متوسط طراحی شده اند و قابلیت ارائه امکانات پایه ای مورد نیاز برای مدیریت امور مالی را دارا هستند. کاربرد این نرم افزارها نه تنها از پیچیدگی های فرآیندهای حسابداری می کاهد، بلکه دسترسی آسان و مقرون به صرفه ای را برای کاربران فراهم می کند.
نرم افزارهای عمومی حسابداری به کاربران اجازه می دهند تا با استفاده از ابزارهای پیش فرض، فعالیت های مالی خود را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند. برخی از امکانات این نرم افزارها عبارتند از:
- ثبت و مدیریت اسناد مالی: این نرم افزارها امکان ثبت تراکنش های مالی مانند دریافت ها، پرداخت ها، هزینه ها و درآمدها را به روشی سازمان یافته فراهم می کنند. کاربران می توانند تمامی اطلاعات مالی خود را در قالب فایل های دیجیتال ذخیره کرده و به راحتی به آن ها دسترسی داشته باشند.
- تهیه گزارش های مالی: یکی از مزیت های اصلی استفاده از نرم افزارهای عمومی حسابداری، توانایی آن ها در تولید گزارش های متنوع مالی است. این گزارش ها می توانند شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، و گزارش های جریان وجوه نقد باشند. ابزارهای تحلیلی موجود در این نرم افزارها به مدیران کمک می کند تا تصمیمات بهتری در مدیریت مالی اتخاذ کنند.
- پشتیبانی از چندین قالب مالی: نرم افزارهای عمومی اغلب قابلیت استفاده از قالب های مختلف ارزی و مالی را دارند که به کاربران اجازه می دهد در محیط های بین المللی نیز فعالیت کنند.
- سهولت در یکپارچه سازی داده ها: این نرم افزارها با بهره گیری از قابلیت های ساده برای ورود و خروج اطلاعات، به کاربران امکان می دهند تا داده های مالی خود را با دیگر نرم افزارها یا ابزارهای مدیریتی ادغام کنند. به عنوان مثال، می توان از Excel برای تجزیه و تحلیل داده ها استفاده کرد.

مزایا : نرم افزارهای عمومی حسابداری به گونه ای طراحی شده اند که حتی کاربران غیرمتخصص نیز بتوانند به راحتی از آن ها استفاده کنند؛ این نرم افزارها در مقایسه با سیستم های پیچیده تر، هزینه اولیه و نگهداری کمتری دارند و برای تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری به عنوان گزینه نخست می توانند مطرح باشند.
اغلب نرم افزارهای عمومی دارای منابع آموزشی گسترده ای مانند مستندات، فیلم های آموزشی و خدمات پشتیبانی مشتری هستند، قابلیت تنظیم و شخصی سازی در این نرم افزارها به کاربران اجازه می دهد تا آن ها را بر اساس نیازهای خاص خود تنظیم کنند.
معایب : این نرم افزارها بیشتر برای عملیات مالی ساده طراحی شده اند و ممکن است توانایی مدیریت فرآیندهای پیچیده یا حجم بالای داده ها را نداشته باشند و در مقایسه با سیستم های پیشرفته، این نرم افزارها ممکن است در برابر حملات سایبری و سرقت اطلاعات آسیب پذیر باشند. همچنین نرم افزارهای عمومی معمولاً قابلیت اتصال به سیستم های ERP یا سایر سیستم های مدیریتی پیچیده را ندارند.
اگر بخواهیم تفاوت این روش با روش های دیگر را بررسی کنیم باید بگوییم که این روش به دلیل سهولت استفاده، هزینه پایین و قابلیت دسترسی بالا، بیشتر برای کسب وکارهای کوچک و متوسط مناسب است. برخلاف نرم افزارهای تخصصی یا سیستم های ERP که نیازمند سرمایه گذاری بالا و منابع گسترده هستند، نرم افزارهای عمومی حسابداری راهکاری سریع و قابل اجرا ارائه می دهند. با این حال، برای سازمان هایی که نیاز به مدیریت فرآیندهای مالی پیچیده تر دارند، این روش ممکن است ناکافی باشد.
روش دوم : استفاده از نرم افزارهای تخصصی حسابداری
تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری با شیوه ی دیگری هم امکان پذیر است؛ نرم افزارهای تخصصی حسابداری که استانداردهای حسابداری در آن ها رعایت شده، مانند SAP و Oracle، به عنوان ابزارهایی پیشرفته و جامع طراحی شده اند که به طور خاص برای مدیریت امور مالی سازمان های بزرگ و پیچیده توسعه یافته اند.
این نرم افزارها قادر به پردازش حجم بالایی از داده های مالی هستند و امکاناتی مانند مدیریت متمرکز اطلاعات، خودکارسازی فرآیندهای مالی و ادغام با سایر سیستم های سازمانی را ارائه می دهند. این نوع نرم افزارها معمولاً برای صنایع بزرگی مانند تولید، خرده فروشی، بانکداری و بهداشت و درمان کاربرد دارند.
5 تا از بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران را در مقاله دیگری معرفی کرده ایم.
شیوه تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری با نرم افزارهای تخصصی
- مدیریت حجم بالای داده ها : نرم افزارهای تخصصی حسابداری توانایی ذخیره سازی، تحلیل و گزارش دهی از حجم گسترده ای از داده های مالی را دارند. این قابلیت برای سازمان هایی که تراکنش های روزانه زیادی دارند، ضروری است.
- اتصال به سایر سیستم ها: این نرم افزارها قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های ERP، مدیریت منابع انسانی (HRM)، مدیریت زنجیره تأمین (SCM) و سیستم های فروش را دارند، که باعث می شود تمامی بخش های سازمان بتوانند از داده های مشترک بهره مند شوند.
- امکانات گزارش دهی پیشرفته: این ابزارها قابلیت تولید گزارش های مالی پیچیده و متنوعی دارند که می تواند شامل پیش بینی های مالی، تحلیل سود و زیان بر اساس بخش ها و ارزیابی عملکرد مالی کلی سازمان باشد.
- امنیت پیشرفته: استفاده از فناوری های رمزنگاری و قابلیت های چندسطحی کنترل دسترسی، امنیت داده ها را تضمین می کند و خطرات مرتبط با سرقت اطلاعات را به حداقل می رساند.
مزایا : این نرم افزارها برای سازمان هایی طراحی شده اند که نیاز به پردازش تراکنش های مالی بزرگ دارند، توانایی ادغام با سیستم های دیگر باعث می شود تمامی داده های سازمان در یک مکان متمرکز شود. همچنین استفاده از فناوری های پیشرفته امنیتی از داده های حساس سازمان محافظت می کند.
معایب : این نرم افزارها به دلیل پیچیدگی و قابلیت های گسترده، نیازمند سرمایه گذاری اولیه قابل توجه و هزینه های دوره ای برای نگهداری هستند، کارکنان برای استفاده مؤثر از این نرم افزارها به آموزش های تخصصی و زمان بر نیاز دارند، همچنین نصب و راه اندازی این سیستم ها نیازمند برنامه ریزی دقیق و همکاری گسترده بین بخش های مختلف سازمان است.
این روش در مقایسه با نرم افزارهای عمومی، به دلیل امکانات پیشرفته و یکپارچگی با سیستم های دیگر، گزینه ای مناسب برای سازمان های بزرگ است. با این حال، پیچیدگی و هزینه بالای آن ممکن است برای کسب وکارهای کوچک مناسب نباشد.
روش سوم: استفاده از خدمات حسابداری ابری
حسابداری ابری به معنای استفاده از نرم افزارهای حسابداری است که بر روی سرورهای ابری ذخیره می شوند و از طریق اینترنت در دسترس هستند. این روش به کاربران اجازه می دهد بدون نیاز به نصب نرم افزارهای محلی، از هر مکانی به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند.
خدمات ابری اغلب توسط شرکت های تخصصی ارائه می شوند و به دلیل انعطاف پذیری بالا، در حال تبدیل شدن به یکی از گزینه های محبوب در حسابداری مدرن هستند. این شیوه نوین هم از راه های تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری در عصر حاضر است.

کاربردهای حسابداری ابری:
- یکی از ویژگی های برجسته این روش در زمان تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری ، دسترسی به داده های مالی از هر نقطه ای از جهان است. کاربران می توانند تنها با یک اتصال اینترنتی به سیستم دسترسی پیدا کنند.
- نرم افزارهای ابری به صورت خودکار به روزرسانی می شوند، که این امر باعث می شود کاربران همیشه از آخرین نسخه نرم افزار و ویژگی های آن بهره مند شوند.
- استفاده از خدمات ابری نیاز به سرمایه گذاری بر روی زیرساخت های سخت افزاری داخلی را از بین می برد.
- ارائه دهندگان خدمات ابری از پروتکل های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از اطلاعات کاربران استفاده می کنند. این شامل رمزنگاری داده ها، نسخه برداری پشتیبان و کنترل دسترسی است.
مزایا :
دسترسی آسان از هر مکان و در هر زمان: این ویژگی باعث افزایش انعطاف پذیری و کارایی کاربران می شود.
کاهش هزینه های سخت افزاری و نگهداری: با استفاده از خدمات ابری، سازمان ها می توانند هزینه های مربوط به خرید و نگهداری سرورها را کاهش دهند.
به روزرسانی خودکار: کاربران نیازی به نگرانی درباره به روزرسانی نرم افزار ندارند.
معایب : قطع ارتباط اینترنتی می تواند مانع دسترسی به داده های مالی شود. احتمال نقض امنیتی در ذخیره سازی داده ها بر روی سرورهای خارجی وجود دارد و نرم افزارهای ابری ممکن است گزینه های کمتری برای تنظیمات سفارشی ارائه دهند.
این روش به دلیل قابلیت دسترسی جهانی و کاهش هزینه های زیرساخت، در مقایسه با روش های سنتی و محلی برتری دارد. با این حال، وابستگی به اینترنت و نگرانی های امنیتی، چالش هایی را برای تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری به همراه دارد که ممکن است برای سازمان های حساس، نگران کننده باشد.
روش چهارم: پیاده سازی سیستم های ERP
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) مانند Microsoft Dynamics و SAP، ابزارهایی جامع و پیشرفته هستند که با هدف یکپارچه سازی تمامی فرآیندهای سازمان در یک پلتفرم واحد و برای تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری طراحی شده اند.
این سیستم ها بخش های مختلف سازمان، از جمله مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین و فروش را به یکدیگر متصل می کنند و اطلاعات را به صورت متمرکز مدیریت می نمایند. ERP نه تنها عملیات مالی را تسهیل می کند، بلکه به تصمیم گیری استراتژیک نیز کمک می نماید.

امکانات پیاده سازی سیستم های ای ار پی:
- سیستم های ERP امکان همگام سازی داده های مختلف از بخش های گوناگون سازمان را فراهم می کنند. این یکپارچگی باعث می شود اطلاعات بدون نیاز به وارد کردن مجدد در دسترس تمام واحدها قرار گیرد.
- بسیاری از فرآیندهای حسابداری، مانند مدیریت بودجه، تطبیق حساب ها و گزارش دهی مالی، در این سیستم ها به صورت خودکار انجام می شود که به کاهش خطاهای انسانی کمک می کند.
- قابلیت تولید گزارش های سفارشی و تحلیل های عمیق مالی را ارائه می دهد. این قابلیت به مدیران کمک می کند تا تصمیم های بهتری برای آینده سازمان اتخاذ کنند.
- با استفاده از ERP، تمامی داده های سازمان در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می شوند، که این امر امنیت و دقت اطلاعات را افزایش می دهد.
مزایا :
- ERP به سازمان ها کمک می کند تا تمام واحدهای خود را در یک پلتفرم مدیریت کنند، که این امر بهره وری را افزایش می دهد.
- با خودکارسازی فرآیندها، بسیاری از اشتباهات ناشی از ورود دستی داده ها حذف می شوند.
- ERP به مدیران اجازه می دهد به اطلاعات دقیق و بلادرنگ دسترسی داشته باشند، که این امر برای تصمیم گیری استراتژیک ضروری است.
معایب : نرم افزارهای ERP به دلیل پیچیدگی و امکانات گسترده خود، هزینه های اولیه و نگهداری زیادی را به همراه دارند، برای بهره برداری مؤثر از این سیستم ها، کارکنان باید آموزش های تخصصی دریافت کنند که می تواند زمان بر باشد و البته بسیاری از سازمان ها باید فرآیندهای خود را بازطراحی کنند تا با سیستم ERP همخوانی داشته باشد.
سیستم های ERP به دلیل جامعیت و یکپارچگی، از سایر روش ها متمایز هستند. برخلاف نرم افزارهای تخصصی یا عمومی، ERP تمام بخش های سازمان را تحت پوشش قرار می دهد و داده ها را در یک پایگاه داده مرکزی مدیریت می کند. با این حال، پیچیدگی و هزینه بالای آن، این روش را به گزینه ای مناسب برای سازمان های بزرگ تبدیل می کند.
روش پنجم: برون سپاری حسابداری به شرکت های حرفه ای
برون سپاری حسابداری معنای واگذاری تمامی وظایف و فرآیندهای مالی به شرکت های ارائه دهنده خدمات حسابداری است و یکی از راه های مناسب تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری به حساب می آید، این شرکت ها با استفاده از نیروی کار متخصص و ابزارهای پیشرفته، امور مالی سازمان ها را مدیریت می کنند. این روش معمولاً برای سازمان هایی که به دنبال کاهش هزینه ها و افزایش تمرکز بر فعالیت های اصلی خود هستند، انتخاب می شود.
اگر نمی خواهید به هر دلیلی تمام خدمات حسابداری خود را برون سپاری کنید می توانید از خدمات اعزام حسابدار بهره ببرید ، برخی شرکت های معتبر و نامی مانند رایان محاسبان این خدمات را ارائه می دهند.

چرا حسابداری را برون سپاری کنیم؟
- سازمان ها با برون سپاری حسابداری ، دیگر نیازی به استخدام کارکنان حسابداری حرفه ای یا ایجاد بخش مالی ندارند.
- شرکت های ارائه دهنده خدمات حسابداری معمولاً دارای تیم های متخصص با تجربه گسترده در زمینه مالی و مالیاتی هستند، که این امر دقت و کارایی را افزایش می دهد.
- سازمان ها می توانند بسته به نیاز خود، خدمات متنوعی مانند مدیریت مالی، گزارش دهی مالیاتی و مشاوره مالی را دریافت کنند.
- با حذف نیاز به زیرساخت های داخلی، هزینه های مربوط به حقوق و مزایا، آموزش کارکنان و تجهیزات کاهش می یابد.
مزایا : سازمان ها با واگذاری امور حسابداری، از هزینه های استخدام و آموزش کارکنان جدید بی نیاز می شوند، شرکت های برون سپاری معمولاً به دلیل تجربه بالا، خدمات باکیفیتی ارائه می دهند. و این روش به سازمان ها کمک می کند تا هزینه های مربوط به تجهیزات و زیرساخت های مالی را به حداقل برسانند.
معایب : برون سپاری ممکن است کنترل مستقیم سازمان بر فرآیندهای مالی را کاهش دهد. همچنین انتقال داده های مالی به شرکت های خارجی می تواند خطرات امنیتی به همراه داشته باشد، در این روش، سازمان ها باید به عملکرد و دقت شرکت های خارجی اعتماد کنند.
این روش تبدیل حسابداری سنتی به حسابداری کامپیوتری به جای استفاده از ابزارها یا سیستم های داخلی، تمامی فرآیندهای مالی را به یک تیم خارجی واگذار می کند. برون سپاری برای سازمان هایی که به دنبال کاهش هزینه ها و تمرکز بر فعالیت های اصلی خود هستند، مناسب است. با این حال، خطرات امنیتی و کاهش کنترل مستقیم، از چالش های این روش به شمار می رود.