حسابداری ابری یعنی دیگر نیاز نیست نرم افزار حسابداری تان را روی یک سیستم خاص نصب کنید، یا حتماً در محل شرکت حضور داشته باشید تا بتوانید وضعیت مالی تان را بررسی کنید. همه چیز در فضای ابری و اینترنتی قرار دارد. کافی است شما و تیم مالی تان به اینترنت وصل باشید؛ چه در دفتر کار، چه در خانه یا حتی در سفر. فقط با یک لپ تاپ یا گوشی، می توانید به اطلاعات حسابداری دسترسی داشته باشید.
در روش های سنتی، اگر سیستم خراب می شد، یا هارددیسک می سوخت، اطلاعات ممکن بود از بین برود. اما با حسابداری ابری، داده ها روی سرورهای بسیار ایمن ذخیره می شوند و از خطراتی مثل از دست رفتن اطلاعات در امان می مانند. علاوه براین، به روزرسانی نرم افزار به صورت خودکار انجام می شود و دیگر نیازی نیست نگران نسخه های جدید و نصب مجدد باشید.
این نوع حسابداری نه تنها برای شرکت های بزرگ بلکه برای استارتاپ ها، فریلنسرها و کسب وکارهای کوچک هم کاملاً مناسب است. انعطاف پذیری بالا، دسترسی لحظه ای، کاهش هزینه ها و امنیت بیشتر فقط بخشی از مزایای این سیستم مدرن هستند. در ادامه مقاله به طور کامل همه جوانب آن را بررسی خواهیم کرد.
مزایای اصلی حسابداری ابری
وقتی صحبت از تغییر سیستم مالی یک شرکت به حسابداری ابری می شود، خیلی ها می پرسند: «خب، چه مزیتی داره؟» پاسخ این سؤال را باید در چند بخش جدا بررسی کنیم، چون واقعاً مزایای متعددی دارد که هم در هزینه ها صرفه جویی می شود، هم در زمان، و هم در دقت.
- اولین مزیت، دسترسی لحظه ای از هر مکان و هر دستگاه است. شما فقط با داشتن اینترنت، می توانید وارد پنل کاربری تان شوید و به تمام داده های مالی شرکت دسترسی داشته باشید. این یعنی دیگر نیازی نیست در شرکت حضور فیزیکی داشته باشید یا منتظر بمانید تا همکارتان فایل اکسل را برایتان بفرستد.
- دومین مزیت، کاهش چشمگیر هزینه های سخت افزاری و نرم افزاری است. در سیستم سنتی باید سرور داشته باشید، برق اضطراری، پشتیبان گیری، متخصص IT برای نگهداری سیستم و… اما در سیستم ابری، تمام این موارد را شرکت ارائه دهنده نرم افزار به عهده می گیرد و شما فقط از خدمات استفاده می کنید.
- سوم، افزایش امنیت داده هاست. شاید بگویید اطلاعات مالی باید محرمانه بمانند و انتقالشان به اینترنت خطرناک است، اما واقعیت این است که سرویس های ابری معتبر، از قوی ترین پروتکل های امنیتی استفاده می کنند. رمزنگاری داده ها، احراز هویت دو مرحله ای، پشتیبان گیری منظم و امکان تعیین سطح دسترسی فقط برای کاربران مشخص، همگی باعث می شوند که اطلاعات شما حتی از سیستم سنتی هم ایمن تر باشند.
- چهارم، به روزرسانی های مداوم و خودکار است. در سیستم های سنتی، هر بار برای آپدیت باید نرم افزار جدید خریداری یا نصب شود که هم زمان بر است و هم هزینه بر. ولی در حسابداری ابری، همه چیز به صورت خودکار و بدون دخالت شما به روز می شود و همیشه به جدیدترین امکانات و اصلاحات دسترسی دارید.
در نهایت، حسابداری ابری یعنی کار کمتر، نتیجه بهتر و تصمیم گیری سریع تر. این یعنی مدیر می تواند به جای اینکه درگیر کارهای فنی و نرم افزاری شود، روی رشد کسب وکار تمرکز کند.
تفاوت حسابداری ابری با حسابداری سنتی
شاید تا اینجا با خودتان فکر کرده باشید: «این که همون حسابداریه، فقط آنلاین شده!» اما نه، تفاوت های عمیقی بین حسابداری ابری و سنتی وجود دارد که اگر آن ها را بشناسید، احتمالاً دیگر هیچ وقت سراغ روش های قدیمی نخواهید رفت.
در حسابداری سنتی، اطلاعات روی یک کامپیوتر یا شبکه داخلی ذخیره می شود. یعنی اگر سیستم شما آسیب ببیند یا هارد بسوزد، ممکن است همه داده هایتان از بین برود. ولی در حسابداری ابری، داده ها روی سرورهای ابری ذخیره می شوند، آن هم به صورت رمزنگاری شده و با چندین نسخه پشتیبان. حتی اگر سیستم شما خراب شود، اطلاعات شما آسیبی نمی بیند.
در حسابداری سنتی، اگر بخواهید چند نفر هم زمان روی سیستم کار کنند، نیاز به شبکه داخلی، سخت افزار قوی و تنظیمات پیچیده دارید. اما در حسابداری ابری، چند کاربر می توانند هم زمان وارد سیستم شوند، حتی اگر یکی در تهران باشد و دیگری در شیراز! این قابلیت همکاری در لحظه یکی از بزرگ ترین برتری های سیستم ابری است.
از لحاظ مقیاس پذیری نیز سیستم ابری بسیار منعطف تر است. فرض کنید کسب وکار شما رشد کند و بخواهید امکانات بیشتری به نرم افزار حسابداری تان اضافه کنید؛ در مدل سنتی باید نسخه جدید بخرید، اما در مدل ابری فقط کافی است پلن اشتراکتان را ارتقاء دهید، بدون نیاز به نصب مجدد یا تنظیمات پیچیده.
نکته مهم دیگر، اتصال آسان به ابزارهای دیگر مثل سیستم های مدیریت انبار، CRM، فروشگاه آنلاین و سیستم حقوق و دستمزد است. حسابداری ابری به راحتی با این ابزارها هماهنگ می شود و یکپارچگی کاملی بین سیستم های مختلف ایجاد می کند.
در نهایت، تبدیل حسابداری سنتی به کامپیوتری و ابری بیشتر به میزان آمادگی شما برای ورود به دنیای دیجیتال بستگی دارد. ولی اگر واقعاً به فکر پیشرفت، امنیت و بهره وری هستید، حسابداری ابری مسیر هوشمندانه تری است.
کاربردهای عملی حسابداری ابری در کسب وکارها
وقتی صحبت از فناوری های جدید به میان می آید، مهم ترین سؤالی که ذهن مدیران را مشغول می کند این است: «آیا واقعاً به درد کسب وکار ما می خورد؟» حسابداری ابری دقیقاً از آن دسته فناوری هایی ست که نه تنها به درد می خورد، بلکه در بسیاری از صنایع و برای انواع کسب وکارها ضروری شده است. از استارتاپ های دو نفره گرفته تا شرکت های بزرگ با صدها کارمند، همه می توانند از مزایای آن بهره مند شوند.
استارتاپ ها
برای استارتاپ ها که معمولاً منابع مالی محدودی دارند و به دنبال چابکی و صرفه جویی در هزینه ها هستند، حسابداری ابری بهترین گزینه است. نیازی به خرید سرور یا استخدام نیروی IT ندارند. فقط با یک اشتراک ماهانه کم هزینه، می توانند به یک سیستم حسابداری کامل و ایمن دسترسی داشته باشند. علاوه براین، چون تیم ها اغلب از راه دور کار می کنند، امکان دسترسی از هر نقطه دنیا یک مزیت حیاتی محسوب می شود.
شرکت های متوسط
در شرکت های متوسط که حجم تراکنش ها بالا می رود و نیاز به گزارش گیری دقیق تر و چندکاربره وجود دارد، حسابداری ابری باز هم برنده میدان است. با امکان تعریف سطح دسترسی، می توان به هر کاربر فقط اجازه مشاهده یا ورود اطلاعات خاصی را داد. به علاوه، گزارش های لحظه ای، تجزیه وتحلیل خودکار داده ها و اتصال به سیستم های دیگر مانند انبار و فروش، تصمیم گیری مدیران را سریع تر و دقیق تر می کند.
شرکت های بزرگ
در شرکت های بزرگ هم که ساختارهای پیچیده دارند، حسابداری ابری دیگر یک گزینه نیست، بلکه یک الزام است. این شرکت ها معمولاً چندین شعبه در نقاط مختلف دارند، تیم های مالی متعدد و نیاز به هماهنگی بین واحدی گسترده. یک نرم افزار ابری می تواند همه این چالش ها را حل کند. داده ها به صورت همزمان در تمام واحدها ثبت و قابل تجزیه وتحلیل هستند، بدون اینکه نیازی به ایمیل های طولانی، فایل های اکسل پرحجم یا جلسات وقت گیر باشد.
علاوه براین، کاربردهای حسابداری ابری به همین جا ختم نمی شود. حتی آژانس های تبلیغاتی، فروشگاه های اینترنتی، مؤسسات آموزشی، کلینیک های پزشکی و شرکت های مشاوره ای هم می توانند از این سیستم بهره مند شوند. هرجا که نیاز به ثبت، مدیریت و تحلیل اطلاعات مالی باشد، حسابداری ابری می تواند تحول ایجاد کند.
نحوه عملکرد حسابداری ابری
شاید در ظاهر همه چیز ساده به نظر برسد: ورود به پنل، ثبت فاکتور، دریافت گزارش… اما واقعیت این است که پشت این سادگی، یک سیستم فنی بسیار دقیق و پیشرفته قرار دارد. برای اینکه بهتر متوجه شویم حسابداری ابری چگونه کار می کند، باید به زیرساخت آن نگاهی بیندازیم.
در این سیستم، تمام اطلاعات مالی شرکت در سرورهای ابری ذخیره می شود. این سرورها معمولاً در مراکز داده حرفه ای و امن قرار دارند و توسط شرکت های ارائه دهنده نرم افزار نگهداری می شوند. این یعنی دیگر اطلاعات در هارد دیسک یا سیستم شخصی ذخیره نمی شود و شما نیازی به پشتیبان گیری دستی ندارید.
وقتی کاربر وارد حساب کاربری خود می شود، نرم افزار از طریق اینترنت به سرورها متصل می شود و اطلاعات مورد نیاز را بارگذاری می کند. تمام این ارتباط ها با استفاده از پروتکل های رمزنگاری شده مانند HTTPS انجام می شوند تا امنیت اطلاعات کاملاً حفظ شود.
از نظر دسترسی و مجوزها، نرم افزارهای ابری بسیار هوشمند عمل می کنند. شما می توانید برای هر کاربر، دسترسی جداگانه تعریف کنید. مثلاً حسابدار فقط به بخش پرداخت ها و دریافتی ها دسترسی داشته باشد، مدیر مالی به همه اطلاعات و کارمند فروش فقط به فاکتورها. این ویژگی باعث می شود اطلاعات حساس در دست افراد غیرمجاز قرار نگیرد.
یکی دیگر از ویژگی های عملکردی مهم، امکان همگام سازی با سایر نرم افزارهاست. نرم افزارهای حسابداری ابری معمولاً APIهایی دارند که به سیستم های فروش، انبارداری، CRM و حتی بانک ها متصل می شوند. این یعنی می توانید همه اطلاعات کسب وکارتان را در یک اکوسیستم دیجیتال یکپارچه داشته باشید.
از لحاظ پشتیبان گیری هم، سرورها به صورت خودکار در فواصل منظم از اطلاعات نسخه پشتیبان تهیه می کنند. حتی اگر مشکلی در سرور پیش بیاید، اطلاعات شما از بین نمی رود و در کوتاه ترین زمان ممکن بازیابی می شود.
به زبان ساده، حسابداری ابری مثل داشتن یک حسابدار حرفه ای، همیشه در جیب شماست؛ بی وقفه کار می کند، خسته نمی شود و همیشه آماده ارائه گزارش است.
چگونه یک نرم افزار حسابداری ابری مناسب انتخاب کنیم؟
شاید در نگاه اول همه نرم افزارها شبیه هم به نظر برسند: یک پنل کاربری، چند گزارش مالی، بخشی برای ثبت فاکتور و… اما واقعیت این است که تفاوت های عمیقی بین آن ها وجود دارد. و اگر این انتخاب را درست انجام ندهی، نه تنها بهره وری بالا نمی رود، بلکه ممکن است درگیر دردسرهای بیشتری شوی. پس بیایید با هم بررسی کنیم دقیقاً باید به چه چیزهایی توجه کنیم.
۱. رابط کاربری ساده و تجربه کاربری روان
شاید فکر کنید این مورد خیلی فنی نیست، ولی یکی از مهم ترین معیارهاست. اگر رابط کاربری پیچیده باشد، کار کردن با نرم افزار سخت می شود، مخصوصاً برای تیم هایی که تخصص زیادی در IT ندارند. وقتی با یک پنل ساده و قابل فهم روبه رو هستی، نه تنها سرعت کار بالا می رود، بلکه احتمال خطا هم کمتر می شود. مهم است که بتوانی فاکتور بزنی، گزارش بگیری و پرداخت ها را مدیریت کنی بدون اینکه نیاز به آموزش سنگین داشته باشید.
۲. امنیت اطلاعات و محرمانگی داده ها
حسابداری یعنی اطلاعات مالی، و اطلاعات مالی یعنی محرمانه ترین بخش یک کسب وکار. بنابراین نرم افزاری که انتخاب می کنی باید از پروتکل های امنیتی قوی مثل SSL استفاده کند. همچنین ویژگی هایی مثل رمزنگاری اطلاعات، احراز هویت دو مرحله ای، امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف، و پشتیبان گیری خودکار باید جزو امکانات پایه ای آن باشد. بدون این موارد، هر لحظه ممکن است امنیت مالی سازمانتان به خطر بیفتد.
۳. پشتیبانی حرفه ای و پاسخ گو بودن تیم فنی
مهم نیست نرم افزار چقدر خوب باشد، روزی می رسد که نیاز به پشتیبانی فنی پیدا می کنید. شاید مشکلی در ثبت یک سند پیش بیاید، یا بخواهید امکانات جدیدی فعال کنید. در این مواقع، اگر تیم پشتیبانی سریع، دقیق و دلسوز نباشد، اعصاب و زمانتان به هم می ریزد. پس حتماً بررسی کنید که تیم پشتیبانی نرم افزار، پاسخ گو هستند یا نه. آیا راه ارتباطی چت آنلاین دارند؟ تیکت؟ تماس تلفنی؟ آیا ۲۴ ساعته و در روزهای تعطیل هم فعال اند؟ این ها نکات مهمی اند که نباید دست کم گرفته شوند.
۴. مقیاس پذیری و انعطاف پذیری نرم افزار
شاید امروز کسب وکارت کوچک باشد، اما چند ماه یا چند سال بعد چی؟ آیا نرم افزاری که امروز انتخاب می کنی می تواند با رشد کسب وکار تو هماهنگ شود؟ آیا امکان ارتقاء پلن، اضافه کردن کاربر، تعریف پروژه های جدید و مدیریت چند شرکت هم زمان را دارد؟ نرم افزار حسابداری ابری باید این قابلیت را داشته باشد که با رشد شما رشد کند. نرم افزاری که فقط برای یک سطح خاص طراحی شده، در آینده محدودتان می کند.
۵. گزارش گیری پیشرفته و لحظه ای
یکی از اهداف اصلی استفاده از حسابداری ابری، دسترسی لحظه ای به داده های مالی دقیق و قابل تحلیل است. بنابراین نرم افزار باید ابزار گزارش گیری قوی داشته باشد. چه گزارش های استاندارد حسابداری، چه گزارش های سفارشی با فیلترهای قابل انتخاب. باید بتوانید در لحظه، گزارش سود و زیان، ترازنامه، مانده حساب مشتریان، فروش ماهانه، هزینه ها و… را دریافت کنید. همچنین قابلیت خروجی گرفتن به فرمت های مختلف مثل PDF و اکسل هم ضروری است.
۶. قابلیت اتصال به ابزارهای دیگر (Integration)
اگر کسب وکار شما از نرم افزارهای دیگری هم استفاده می کند – مثل سیستم های فروش، مدیریت انبار، منابع انسانی یا CRM – نرم افزار حسابداری باید بتواند با آن ها هماهنگ شود. به این قابلیت می گویند «یکپارچگی» یا Integration. این یعنی دیگر نیازی نیست اطلاعات را دوباره وارد کنید یا دستی بین سیستم ها جابجا شوید. همه چیز خودکار و بدون خطا انجام می شود. یکپارچگی یکی از شاخص ترین ویژگی های نرم افزارهای حرفه ای و مدرن است.
۷. تطابق با قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری
مهم است که نرم افزار انتخابی با آخرین تغییرات قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری کشور همخوانی داشته باشد. این شامل محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، معاملات فصلی، گزارشات ماده ۱۶۹، بیمه و مالیات حقوق، و استانداردهای حسابداری رسمی است. نرم افزاری که این موارد را در نظر نگیرد، دیر یا زود باعث ایجاد خطا در گزارشات و دردسرهای قانونی می شود.
۸. قیمت و ارزش واقعی در برابر خدمات
در نهایت، هر نرم افزاری هزینه ای دارد. اما مهم تر از قیمت، این است که آیا خدماتی که دریافت می کنید با مبلغی که پرداخت می کنید می ارزد یا نه؟ آیا نسخه های آزمایشی رایگان دارد؟ آیا می توانید ابتدا تست کنید و بعد تصمیم بگیرید؟ آیا پلن های مختلف دارد که مناسب با اندازه کسب وکار باشند؟ گاهی ممکن است نرم افزاری گران تر باشد اما خدماتی ارائه دهد که باعث صرفه جویی های بزرگ تری در زمان و هزینه تو می شود. این یعنی «ارزش واقعی».
۹. امکان استفاده در موبایل و تبلت
با توجه به اینکه بسیاری از مدیران و کارمندان در حال حرکت کار می کنند، مهم است که نرم افزار قابلیت اجرا روی موبایل و تبلت را نیز داشته باشد. داشتن اپلیکیشن موبایل یا نسخه واکنش گرا (Responsive) از آن ویژگی هایی است که شاید ابتدا به نظر نرسد مهم باشد، اما در استفاده روزمره حسابی به کار می آید.
حسابداری ابری در شرایط قطعی و فیلترینگ اینترنت ایران
بزرگ ترین نگرانی مدیران ایرانی: «اگر اینترنت قطع شد چه کنیم؟»
این سؤال را تقریباً هر مدیری در ایران می پرسد و حق هم دارد! واقعیت این است که بیشتر نرم افزارهای ابری ایرانی این موضوع را پیش بینی کرده اند و راه حل های هوشمندانه ای دارند:
- حالت آفلاین موقت: اکثر نرم افزارها اجازه می دهند حتی بدون اینترنت فاکتور بزنید، سند ثبت کنید و عملیات روزمره را انجام دهید. وقتی اینترنت وصل شد، همه چیز به صورت خودکار همگام سازی می شود.
- اپلیکیشن موبایل با قابلیت کار آفلاین: برخی برنامه ها اپلیکیشن های اندروید و iOS بسیار قوی دارند که حتی با اینترنت همراه ضعیف هم کار می کنند.
- سرورهای داخلی: برخلاف خیلی از نرم افزارهای خارجی، این نرم افزارها روی دیتاسنترهای داخل ایران میزبانی می شوند؛ بنابراین تحت تأثیر تحریم و فیلترینگ بین المللی نیستند و معمولاً در زمان قطعی های سراسری زودتر برمی گردند.
- VPN داخلی یا دامنه های جایگزین: بعضی شرکت ها در زمان فیلترینگ، دامنه ها و مسیرهای جایگزین در اختیار مشتری می گذارند.
نتیجه؟ در عمل، حتی در بدترین قطعی های سال ۱۴۰۱ و ۱۴۰۲، کاربران این نرم افزارها کمتر از ۱-۲ روز اختلال جدی داشتند؛ خیلی کمتر از چیزی که تصور می کردند!
مراحل راه اندازی و مهاجرت به حسابداری ابری (۷ قدم عملی)
در 7 مرحله مشخص و معین راه اندازی حسابداری ابری صورت میگیرد:
قدم ۱: ارزیابی وضعیت فعلی و نیازسنجی
ابتدا یک جلسه با تیم مالی و مدیرعامل بگذارید و به این سؤالات جواب دقیق بدهید:
- الان از چه سیستمی استفاده می کنید؟ (اکسل، هلو، سپیدار نصبی، قیاس نصبی و…)
- چند نفر قرار است همزمان روی سیستم کار کنند؟
- چه گزارش های خاصی حتماً لازم دارید؟
- آیا به فروشگاه آنلاین، انبار، حقوق و دستمزد یا درگاه بانکی متصل هستید؟
- بودجه ماهانه شما برای حسابداری ابری چقدر است؟
قدم ۲: انتخاب نرم افزار و فعال سازی نسخه آزمایشی
از جدول نرم افزارهای ایرانی ۲ یا ۳ گزینه ای که به کسب وکار شما نزدیک تر است را انتخاب کنید و همان روز نسخه آزمایشی رایگان آن ها را فعال کنید (۱۴ تا ۳۰ روز کاملاً رایگان و بدون محدودیت).
قدم ۳: تشکیل تیم مهاجرت
سه نفر را مشخص کنید:
- مسئول پروژه (معمولاً مدیر مالی یا حسابدار ارشد)
- یک نفر پشتیبان فنی از سمت شرکت نرم افزار ابری (رایگان در اختیار شما می گذارند)
- یک نفر از تیم IT یا فردی که با اکسل و فایل ها آشناست
قدم ۴: پاک سازی و آماده سازی اطلاعات قدیمی
- تمام فایل های اکسل، مانده حساب ها، لیست مشتریان و تأمین کنندگان را جمع آوری کنید
- اطلاعات تکراری، اشتباه یا خیلی قدیمی را حذف یا اصلاح کنید
- مانده حساب ها (بانک، صندوق، مشتریان، تأمین کنندگان) را تا تاریخ مشخص (مثلاً آخر ماه قبل) دقیق ببندید
قدم ۵: انتقال داده ها به سیستم ابری
در ۹۹٪ موارد نیازی نیست خودتان کاری کنید:
- فقط فایل های اکسل استاندارد را به شرکت نرم افزار تحویل دهید
- تیم فنی آن ها طی ۳ تا ۱۴ روز (بسته به حجم) همه اطلاعات را به صورت رایگان یا با هزینه خیلی کم وارد سیستم ابری می کند
- در پایان یک گزارش «مانده قبل و بعد» به شما می دهند تا تطبیق دهید
قدم ۶: آموزش تیم و کار موازی (۲ تا ۳ هفته)
- شرکت نرم افزار ۵ تا ۱۰ جلسه آموزش آنلاین رایگان برای تمام اعضای تیم برگزار می کند
- در این مدت هم با سیستم قدیمی و هم با سیستم ابری به صورت موازی کار کنید
- هر روز مانده حساب ها را مقایسه کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست است
قدم ۷: قطع سیستم قدیمی و شروع رسمی
- ابتدای یک ماه مالی جدید (مثلاً اول ماه یا اول فصل) سیستم قدیمی را خاموش کنید
- از این به بعد فقط در سیستم ابری کار کنید
- ماه اول هر روز یا هر هفته مانده ها را دوباره چک کنید
- تبریک! حالا شما هم جزو کسب وکارهای مدرن و ابری شدید
کل این ۷ قدم برای یک شرکت کوچک تا متوسط معمولاً بین ۲ تا ۶ هفته طول می کشد و تقریباً بدون توقف فعالیت مالی روزانه انجام می شود. توجه داشته باشید که استقرار نرم افزار حسابداری و مالی باید حتما توسط متخصصین صورت پذیرد.
امنیت در حسابداری ابری؛ بررسی دقیق حفاظت از اطلاعات مالی
امنیت اطلاعات یکی از مهم ترین دغدغه های هر سازمانی است، به ویژه زمانی که موضوع، داده های مالی و حسابداری باشد. با گسترش استفاده از سیستم های حسابداری ابری، این سؤال برای بسیاری از مدیران مطرح می شود که آیا استفاده از این بستر می تواند امنیت لازم را برای حفاظت از اطلاعات حساس مالی فراهم کند یا خیر.
پاسخ روشن است: در صورت انتخاب یک نرم افزار معتبر و پیاده سازی صحیح، امنیت حسابداری ابری نه تنها قابل قبول است، بلکه در بسیاری از موارد از روش های سنتی نیز ایمن تر خواهد بود. در ادامه به بررسی دقیق تر جنبه های امنیتی حسابداری ابری پرداخته می شود.
رمزنگاری اطلاعات؛ لایه ای مستحکم در برابر نفوذ
در سامانه های حسابداری ابری، اطلاعات مالی هنگام ارسال و ذخیره سازی به صورت کامل رمزنگاری می شوند. این رمزنگاری با استفاده از الگوریتم های پیچیده انجام می گیرد که امکان خواندن داده ها را برای افراد غیرمجاز به صفر می رساند. به عبارتی، حتی در صورت دستیابی غیرمجاز به داده ها، بدون کلید رمزگشایی، اطلاعات قابل استفاده نخواهند بود.
احراز هویت چندمرحله ای؛ کنترل دقیق ورود کاربران
یکی دیگر از لایه های امنیتی بسیار مهم، قابلیت احراز هویت دو مرحله ای (Two-Factor Authentication) است. این ویژگی سبب می شود ورود به حساب کاربری تنها با رمز عبور کافی نباشد، بلکه یک کد تأیید از طریق پیامک یا ایمیل نیز ارسال شود. این روش از دسترسی های غیرمجاز، حتی در صورت لو رفتن رمز عبور، جلوگیری می کند.
پشتیبان گیری خودکار و منظم از اطلاعات
در سیستم های حسابداری سنتی، پشتیبان گیری اغلب به صورت دستی انجام می شود که احتمال خطا و از دست رفتن اطلاعات را افزایش می دهد. اما در سیستم های ابری، فرآیند پشتیبان گیری به صورت خودکار و منظم انجام می شود. این نسخه های پشتیبان در مراکز داده متفاوت و امن ذخیره می شوند تا در صورت بروز مشکل در یکی از سرورها، اطلاعات قابل بازیابی باشد.
مدیریت سطح دسترسی کاربران؛ حفظ محرمانگی داخلی
نرم افزارهای حسابداری ابری به شما این امکان را می دهند که برای هر کاربر سطح دسترسی مشخصی تعیین کنید. به عنوان مثال، می توان مشخص نمود که فقط مدیر مالی به گزارشات جامع دسترسی داشته باشد، در حالی که کارشناسان فروش فقط امکان ثبت فاکتور را داشته باشند. این ویژگی از انتشار ناخواسته اطلاعات حساس جلوگیری می کند و ساختار منسجمی برای کنترل دسترسی در سازمان ایجاد می نماید.
سیستم های هشدار و نظارت هوشمند
برخی سامانه های ابری حرفه ای دارای سیستم های نظارتی هوشمند هستند که ورودهای مشکوک را شناسایی کرده و هشدار ارسال می کنند. به عنوان مثال، اگر فردی از یک موقعیت جغرافیایی ناشناس یا مرورگر غیرمتداول اقدام به ورود نماید، مدیر سیستم از طریق پیامک یا ایمیل مطلع خواهد شد. این نظارت هوشمند، نقش مهمی در پیشگیری از نفوذهای احتمالی ایفا می کند.
مراکز داده پیشرفته با امنیت فیزیکی بالا
اطلاعات ذخیره شده در نرم افزارهای حسابداری ابری معمولاً در دیتاسنترهای حرفه ای نگهداری می شوند. این مراکز داده از لحاظ فیزیکی نیز بسیار امن هستند و به امکاناتی مانند کنترل دسترسی بیومتریک، دوربین های نظارتی، سیستم های ضد حریق، برق اضطراری و تیم های فنی ۲۴ ساعته مجهز می باشند. به عبارت دیگر، احتمال دسترسی غیرمجاز به این مراکز تقریباً صفر است.
به روزرسانی مداوم و رفع سریع آسیب پذیری ها
یکی از برتری های مهم سیستم های ابری نسبت به نرم افزارهای سنتی، به روزرسانی مداوم و خودکار آن ها است. تیم های توسعه نرم افزارهای ابری به صورت پیوسته در حال شناسایی و رفع آسیب پذیری های احتمالی هستند. این بدان معناست که بدون نیاز به دخالت شما، سیستم در حال محافظت از خود است و همیشه از آخرین فناوری های امنیتی بهره مند می باشد.
چالش های پیاده سازی حسابداری ابری
با اینکه حسابداری ابری مزایای بی شماری دارد، اما مثل هر تغییر فناوری، بدون چالش نیست. بسیاری از شرکت ها، علی رغم آگاهی از مزایای این سیستم، هنوز به سمت آن نرفته اند. چرا؟ چون پیاده سازی آن نیاز به آگاهی، آموزش و برنامه ریزی دقیق دارد.
اولین چالش، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. بسیاری از حسابداران و مدیران مالی که سال ها با روش های سنتی کار کرده اند، به ابزارهایی مثل اکسل یا نرم افزارهای محلی عادت کرده اند. برای آن ها مهاجرت به یک محیط ابری ناشناخته، سخت و حتی ترسناک به نظر می رسد. این مقاومت معمولاً از ترس اشتباه، از دست دادن اطلاعات یا یادگیری ابزار جدید نشأت می گیرد.
چالش دوم، نگرانی های امنیتی است. برخی مدیران احساس می کنند که اطلاعات مالی شرکتشان نباید «روی اینترنت» باشد و ممکن است هک شود یا در دسترس افراد غیرمجاز قرار بگیرد. در حالی که، اگر نرم افزار معتبری انتخاب شود که از رمزنگاری و پروتکل های امنیتی استاندارد استفاده کند، احتمال افشای اطلاعات بسیار کمتر از سیستم های سنتی است که در معرض خرابی سخت افزار یا سرقت فیزیکی قرار دارند.
چالش سوم، نیاز به آموزش تخصصی است. تیم مالی باید یاد بگیرد چطور با نرم افزار کار کند، چطور گزارش بگیرد، چطور دسترسی ها را تعریف کند و چگونه اطلاعات را تحلیل کند. این آموزش اگر به درستی انجام نشود، ممکن است موجب نارضایتی یا حتی اشتباهات مالی شود.
همچنین، برخی کسب وکارها نگران انتقال داده ها از سیستم قبلی به سیستم ابری هستند. به خصوص شرکت هایی که سال ها اطلاعات مالی خود را در قالب فایل های اکسل یا نرم افزارهای دیگر ذخیره کرده اند. خوشبختانه بسیاری از ارائه دهندگان خدمات ابری، امکاناتی برای انتقال خودکار داده ها فراهم کرده اند یا تیم پشتیبانی برای این کار دارند.
در نهایت، باید گفت که این چالش ها غیرقابل حل نیستند. اگر یک برنامه ریزی دقیق داشته باشید، کارکنان را در فرایند تغییر مشارکت دهید و از یک نرم افزار معتبر استفاده کنید، می توانید به راحتی از این موانع عبور کنید و از مزایای بی نظیر حسابداری ابری بهره مند شوید.
