هر سازمان و مجموعه بزرگی، انبارهایی برای کالاهای خود دارد. طی فرایند انبارگردانی باید موجودی این کالاها، کسری‌ها و اضافات آن‌ها محاسبه شوند. از آنجایی که این فرایندی است که اصول مخصوص خود را دارد، باید توسط افراد کاربلد انجام شود. همچنین درج اطلاعات آن توسط هر شخصی امکان‌پذیر نیست.
منظور از انبارگردانی چیست؟
سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگی که محصولات متنوع و مشتریان زیادی دارند، برای اینکه موجودی قابل قبول خود را حفظ کنند به انبار احتیاج دارند. یعنی این که باید تعداد مشخصی از کالاها را بر پایه‌ای صحیح طبقه‌بندی کرده و آن‌ها را در مکانی به نام انبار نگهداری کنند تا از بروز آسیب به اجناس جلوگیری کرده و در صورت لزوم بتوانند به نیاز‌های مشتریان خود پاسخ دهند.
انبار‌ها بر حسب نوع کالا به ۳ دسته پوشیده، محوطه و هانگارد تقسیم می‌شوند. نحوه صحیح انبارگردانی یکی از مهم‌ترین مسائل در هر انبار است که تا حد زیادی بر سود و زیان شرکت تاثیر می‌گذارد. از این رو در این مقاله اصول انبارگردانی بررسی می‌شود تا مدیر شرکت تولیدی با بهره‌گیری از این نکات بتواند پس از نگهداری صحیح اجناس و با حفظ موجودی کافی، به نیاز‌های مشتریان پاسخ داده و محصولات متنوع خود را بفروشد.
اهمیت انبارگردانی
تمام انبار‌ها به نسبت موجودی خود ارزشمند هستند. یکی از مهم‌ترین وظایف انباردار این است که در پایان دوره‌های مختلف امور حسابداری را انجام داده و مقادیر انبار را کنترل و اصلاح کند. به طور کلی این کار شامل سنجش مقدار کمی و کیفی کالاها، مرتب‌سازی، الصاق تگ، پلمپ و… است که در پایان هر دوره، مثلا در پایان هر سال انجام می‌شود. این اقدامات می‌توانند با ایجاد امنیت فوق‌العاده در انبار، از بروز هرگونه سوء استفاده جلوگیری کنند.
در تعریفی ساده، به هر اقدامی که برای حفظ و نگهداری از کالاها در انبار صورت بگیرد، انبارگردانی گفته می‌شود. رعایت اصول مزایای بسیار زیادی دارد. برای مثال خطا‌های پرسنل را کاهش داده و اجناس معیوب را از اجناس سالم جدا می‌کند. یا اینکه بین کالاهای موجود و مورد نیاز توازن ایجاد کرده و جلوی ایجاد خسارت‌های ناشی از ثبت سفارش‌های تکراری یا تغییر قیمت ناگهانی را می‌گیرد.
انبارگردانی فروشگاه به چه معناست؟
رعایت اصول این کار در تعیین موجودی کالاها موثر است. بر این اساس خیلی از فروشگاه‌ها انبارگردانی می‌کنند تا موجودی هر کالا را مشخص کرده و در صورت ایجاد کسری، با تهیه مجدد آن محصولات انبار خود را بروزرسانی کنند. به فرایندی که از طریق آن می‌توان وضعیت موجودی کالاهای مختلف و تعداد آن‌ها را بررسی کرد، انبارگردانی گفته می‌شود.
در فروشگاه‌های مواد غذایی که خطر فاسد شدن محصولات وجود دارد، این کار به‌صورت روزانه انجام می‌شود؛ زیرا انبارگردانی روزانه بهترین روش برای اصلاح موجودی در بهترین زمان است و از افزایش هزینه‌ها و خسارت‌های مالی جلوگیری می‌کند. با توجه به این موضوع تا ۲۴ ساعت قبل از انبارگردانی فروشگاه، نهایی کردن فاکتور‌های موقت اینترنتی و نصب برچسب‌های شمارش روی کالاها ضروری است.
انبارگردانی حسابداری
امکان انبارگردانی به‌صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزار وجود دارد. در صورت به کارگیری نرم‌افزار‌های حسابداری احتمال بروز خطا تا حد زیادی کم‌تر می‌شود. به طور کلی انبارگردانی در حسابداری یکی از مهم‌ترین موارد برای مدیریت موجودی انبار است. بدین ترتیب موجودی کالاهای شمارش شده در انبار ثبت می‌شود و پس از آن در صورت وجود کسری در انبار، حسابدار آن را در سند حسابداری درج می‌کند.
برای ثبت موجودی‌های انبار از فرمی به نام کاردکس استفاده می‌شود که در این فرم، کالاهای وارد شده در قسمت وارده و کالاهای خارج شده در قسمت صادره نوشته می‌شوند. بنابراین کاردکس نشان دهنده مقدار ورودی و خروجی کالاها است.
اصطلاحات انبارگردانی
اصطلاحات انبارگردانی چندان هم پیچیده نیست. از این رو بهتر است آن‌ها را یاد بگیرید تا اگر نیاز بود برای شرکت انبار اجاره کنید یا به عنوان حسابدار حرفه‌ای در عرصه انبارگردانی با مشکل مواجه نشوید. در ادامه شما را با بعضی از پرکاربردترین اصطلاحات انبارداری آشنا می‌کنیم:
موجودی‌ها
به تمام دارایی‌های که تحت مالکیت سازمان هستند و برای مصرف، فروش یا ساخت استفاده می‌شوند، موجودی سازمان گفته می‌شود.
انبار
مکانی که برای محافظت از محصولات و پیشگیری از بروز آسیب یا ایجاد نقص احتمالی در کالاها استفاده می‌شود، انبار نام دارد. انتخاب این مکان باید متناسب با نوع و ویژگی‌های ذاتی محصولات باشد. محصولات حساس به تغییرات جوی به انبار‌های سر پوشیده یا نیمه پوشیده احتیاج دارند. در مقابل انبار‌های رو باز مناسب محصولات مقاوم هستند.
انبارداری
انبارداری شامل دریافت اجناس، ایجاد ایمنی و محافظت از کالاها در شرایطی خاص است که به کم‌ترین هزینه، زمان و نیروی انسانی احتیاج دارد.
گزارش انبارگردانی
گزارش انبارگردانی شامل سنجش ارزش موجودی‌ها، شمارش دقیق اجناس در پایان دوره‌های مالی و تعیین مقدار واقعی موجودی‌ها است. یکی از مهم‌ترین اصول این کار، آشنایی با نحوه نوشتن گزارش است.
کارت موجودی انبار
به برگه‌ای که اطلاعات نقل و انتقال محصولات بر روی آن نوشته می‌شود، کارت موجودی انبار می‌گویند. در آخر مسئول کاردکس این اطلاعات را در فرم ورود و خروج کالا از انبار ثبت می‌کند.
کارت حساب انبار
به کارتی که در آن قیمت کالاهای موجود در انبار و مقادیر فیزیکی آن‌ها درج می‌شود، کارت حساب انبار می‌گویند.
کاردکس انبار
کارتی به نام کاردکس انبار نشان دهنده اطلاعات جامعی از کالاهای موجود در انبار است. این اطلاعات شامل موارد زیر هستند:
- مقادیر کالاها
- زمان ورود و خروج
- محل نگهداری محصولات
- تغییر و تحولات صورت گرفته و…
کارت شناسایی کالا
کارت شناسایی کالا در کنار قفسه‌ها نصب می‌شود و حاوی اطلاعات مربوط به محصولات آن قفسه است.
تگ
این نوع برچسب که تعداد هر محصول در گروه‌ها را مشخص می‌کند، برای سهولت در شمارش، پیشگیری از شمارش تکراری یا از قلم افتادن کالاها کاربرد دارد. کد کالا، نام کالا، نام سرپرست شمارش و… از جمله اطلاعاتی هستند که در تگ‌ها درج می‌شوند.
حواله انبار
به برگ تضمینی که برای تحویل کالا به مشتری کاربرد دارد و حاوی اطلاعات کاملی از محصول است، حواله انبار گفته می‌شود.
برگ درخواست جنس از انبار
در این فرم، خریدار مشخصات محصولی را می‌نویسد که قرار است آن را از انبار دریافت کند.
دلیل انبارگردانی شرکت‌ها
یکی از مهم‌ترین اقلام دارایی، موجودی کالاها است. ارزش موجودی کالاها در پایان دوره مالی تاثیر قابل توجهی در میزان سود و زیان شرکت‌ها دارد. از این رو شمارش کل موجودی‌های شرکت در هر دوره مالی ضروری است تا عدم مغایرت موجودی سیستمی و موجودی واقعی انبار ثابت شود.
عوامل مختلفی مثل سرقت، اشتباه در ثبت ورود یا خروج کالا در سیستم، رویداد‌های مالی ثبت نشده و… از جمله مواردی هستند که باعث ایجاد اختلاف موجودی سیستم با موجودی واقعی در انبار می‌شوند. از این رو خیلی مهم است که این فرایند در فواصل زمانی مشخص و با رعایت اصول انبارگردانی انجام شود.
هدف از انبارگردانی، شمارش موجودی اقلام کالا و اطمینان از کیفیت و کمیت آن‌ها است. به طور کلی این کار با حضور گروه‌های شمارش (یک نفر شمارش‌گر و یک نفر ثبت‌کننده)، انباردار، گروه‌های کنترل و سرپرست انبارگردانی انجام می‌شود و شامل بررسی موارد زیر است:
- پلمپ انبار
- الصاق تگ به کالا
- مرتب‌سازی کالاها
- عدم ورود و خروج افراد متفرقه به انبار
یکی از مهم‌ترین نکات در اصول انبارگردانی این است که حتما انباردار در محل حضور داشته باشد؛ زیرا او به طور دقیق از چیدمان و محل کالاها مطلع است.
معرفی انواع مختلف انبارگردانی
- پایان سال: این نوع انبارگردانی یک بار در پایان هر سال انجام می‌شود. شمارش تمام کالاها به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد است.
- میان دوره: این نوع انبارگردانی برای شمارش کلیه کالاها و در پایان نیم سال اول انجام می‌شود.
- رندوم (موردی): این نوع انبارگردانی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و با هدف بررسی صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار انجام می‌شود. در این مدل تعدادی از کالاها به صورت رندوم شمارش می‌شوند تا با کاردکس موجودی مغایرت نداشته باشند.
مهم‌ترین نکات انبارگردانی
در ادامه نکات مربوط به شمارش موجودی اقلام کالاها در انبار را مورد بررسی قرار می‌دهیم:
قبل شمارش کالا
۱. در ابتدا شخص مناسبی را به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی مشخص کنید.
۲. دستورالعمل تهیه شده را برای بررسی به هماهنگ‌کننده بدهید تا در صورت وجود اشکال، آن را به مسئولین شرکت اطلاع دهد.
۳. روز‌ها و ساعات شمارش انبار را به‌صورت کتبی به بخش‌های مختلف اطلاع دهید تا کارکنان بدانند که انبار در چه روز‌هایی تعطیل است.
۴. گروه‌های شمارش باید دوره آموزشی گذرانده و اسامی آن‌ها از قبل مشخص شده باشد.
۵. هماهنگ‌کننده شمارش موجودی‌ها باید از قبل موجودی انبار را بررسی کرده باشد تا از موارد زیر مطمئن شود:
چینش درست کالاها و شمارش‌پذیری ساده و راحت
جدا کردن اقلام ناباب، اسقاط و اجناس بدون استفاده
مشخص شدن موجودی‌ها با قابلیت شناسایی سخت
حین شمارش کالا
۱. گروه‌های ۲ نفره شمارش، موجودی‌برداری می‌کنند. در این گروه‌ها یک نفر مسئول شمارش و یک نفر مسئول تایید و ثبت آن است.
۲. در صورت ثبت شدن موجودی بر اساس وزن، وسایل لازم برای گرفتن وزن موجودی‌ها تهیه شده باشند.
۳. پیشنهاد ما این است که موجودی‌ها دو بار و در هر دفعه به وسیله یک گروه دو نفره متفاوت شمارش شوند.
بعد از شمارش کالا
۱. در صورت اختلاف در نتیجه شمارش دو گروه مختلف، شمارش باید در حضور هر دو گروه شمارش‌کننده و حسابرسان انجام شود تا عدد نهایی و درست مشخص شود.
۲. پس از پایان شمارش در صورت نیاز به اصلاح در برگه‌های شمارش، باید این موضوع به حسابرسان و هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری اطلاع داده شود.
۳. مقایسه نتایج به دست آمده با مدارک دائمی و حساب کنترل در دفاتر ضروری است.
۴. در آخرین مرحله، برگه‌های شمارش و صورت جلسه برای خاتمه دادن به امر شمارش امضا می‌شوند و یک نسخه از آن‌ها بلافاصله برای حسابرسان ارسال می‌شود.
مزایای انبارگردانی
یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت، انبار است که در آن همه تولیدات و کالاهای قابل ارائه نگهداری می‌شوند. موجودی کالاهای هر سازمان، بخش بزرگی از سود آن مجموعه هستند. از این رو توجه به اصول انبارگردانی بسیار مهم است.
- ایجاد نظم فیزیکی در انبار
- صورت‌برداری از محصولات
- بررسی دقیق میزان موجودی کالا
- اصلاح اضافه موجودی و میزان کسری
- جلوگیری از خرابی و فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا
- اطمینان پیدا کردن از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
- کاهش خطا‌های پرسنل از طریق بررسی عملکرد انباردار و حسابداری
انبارگردانی وظیفه چه کسی است؟
در بسیاری از شرکت‌ها انباردار علاوه بر اینکه مسئولیت حفظ و نگهداری و چیدمان انبار را بر عهده دارد، انبارگردانی را هم انجام می‌دهد. معمولا این کار در حضور انباردار و یکی از اعضای تیم حسابداری انجام می‌شود.
وظایف حسابرس انبارگردانی
یکی از بزرگ‌ترین وظایفی که در کنار فعالیت‌های دیگر مجموعه به طور ویژه به آن توجه می‌شود، اجرای اصول انبارگردانی است. معمولا شرکت‌ها با استخدام یک حسابرس داخلی، حسابرسی‌ها را انجام می‌دهند. یکی از وظایف مهم این کارکنان، تدوین برنامه این کار در جلسات کاری است. در این جلسات حسابرس مراحل مختلف کار را به تیم انبارگردانی آموزش می‌دهد. بدین ترتیب مشکلات احتمالی شناسایی و به موقع برطرف می‌شوند.
وظیفه دیگر حسابرس، نظارت کامل و اطمینان از صحت مقادیر کالاها در انبار است. یکی از مهم‌ترین اصول انبارگردانی، شمارش صحیح کالاها است که با نظارت مستقیم حسابرس انجام می‌شود. بدین ترتیب حسابرس عملکرد مسئولین انبار را بررسی کرده و از محل‌های انبار به طور کامل مطلع می‌شود.
نکته مهمی که باید در نظر گرفت این است که اعضای تیم انبارگردانی نباید از میان انبارداران انتخاب شوند تا زمینه ایجاد هر شک و شبهه‌ای از میان برداشته شود. به طور کلی حسابرس باید مراقبت‌های ویژه و سخت‌گیرانه‌ای داشته باشد و در زمان انجام انبارگردانی در پایان سال مالی، تمام اطلاعات مربوط به مقطع‌گیری زمانی را جمع‌آوری کند.
اجرای انبارگردانی در ۷ مرحله
مراحل اجرای انبارگردانی برای هر کسب‌وکاری متفاوت است. اما ۷ مرحله زیر می‌تواند دیدگاه خوبی از این فرایند به شما بدهد:
۱. انتخاب زمان مناسب برای انبارگردانی
زمان مناسبی را برای انبارگردانی انتخاب کنید؛ زیرا این فرایند ممکن است زمان بر باشد. شما باید روزی را برای انبارگردانی انتخاب کنید که سرتان شلوغ نبوده و تمام منابع مورد نیاز در اختیارتان باشند. با توجه به این موارد یکی از مهم‌ترین اصول ، داشتن برنامه‌ریزی مناسب و دقیق است.
۲. تهیه پرینت از فهرست موجودی‌های خود
یکی از مهم‌ترین مراحل در اصول انبارگردانی این است که از فهرست موجودی‌های خود پرینت تهیه کنید. با چند کلیک در نرم‌افزار‌های ساده می‌توانید جدیدترین سوابق موجودی را در اختیار داشته باشید.
۳. دسته‌بندی موجودی
به موجودی‌های خود با قرار دادن آن‌ها در دسته‌بندی‌های مختلف، نظم دهید. موجودی‌های فروخته شده‌ای را که هنوز به مشتری تحویل داده نشده‌اند هم جدا کنید.
۴. سازماندهی کارکنان
هنگام دسته‌بندی موجودی انبار ممکن است بخواهید مسئولیت هر بخش را به یکی از کارکنان واگذار کنید. در این شرایط حواس پرتی‌ها را به حداقل رسانده و استفاده از تلفن را حین انجام عملیات ممنوع کنید.
۵. عدم ثبت موجودی از روی حدس و گمان
یکی از مهم‌ترین اصول انبارگردانی این است که شمارش موجودی را از روی حدس و گمان انجام ندهید. در عوض کالاها را به‌صورت دقیق شمارش کرده و برای جلوگیری از شمارش تکراری، کالاها را علامت‌گذاری کنید. در نهایت مطمئن شوید که اقلام به فروش رفته در مناطق شمارش شده قرار نگیرند.
۶. ارزیابی صحت شمارش موجودی
بعد از تمام شدن فرایند شمارش، با تایید شمارش موجودی و مقایسه نتایج با سوابق موجودی چاپ شده، تمام مغایرات را محاسبه کنید.
۷. به روز کردن سوابق موجودی
در آخرین مرحله از اصول انبارگردانی لازم است که متناسب با نتایج آخرین شمارش، سوابق موجودی خود را به روز کنید. با استفاده از نرم‌افزار‌های موجود خیلی راحت می‌توانید سوابق موجودی خود را به‌صورت دیجیتال به ثبت برسانید.
نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی
یکی از مهم‌ترین اصول انبارگردانی، آشنایی با نحوه نوشتن گزارش است. گزارش انبارگردانی باید اطلاعات دقیق و جامعی راجع به موجودی کالاها و ورود و خروج آن‌ها بدهد. بدین ترتیب اگر نیاز به تامین کالاهای جدید باشد، شرکت اقدامات لازم را انجام می‌دهد. در صورت مغایرت موجودی فیزیکی کالا با اسناد شرکت هم این مغایرت باید در گزارش ذکر شده باشد. طبقه‌بندی اطلاعات به‌صورت جدول، یکی از بهترین روش‌ها برای نوشتن گزارش انبارگردانی است که خواندن آن را برای مدیران راحت‌تر می‌کند.
نحوه ثبت کسری و اضافات انبار در انبارگردانی
در زمان انبارگردانی، کالاهای موجود در انبار شمرده می‌شوند. بعضی مواقع موجودی واقعی انبار با موجودی سیستمی کالا مغایرت دارد. اگر موجودی واقعی از موجودی سیستم بیش‌تر باشد، به این حالت اضافه انبار می‌گویند. در حالی که اگر موجودی واقعی کم‌تر باشد، به این حالت کسری انبار گفته می‌شود.
در صورت وجود کسری انبار باید موجودی سیستم حسابداری تا حد موجودی واقعی کاهش داده شود. در این شرایط موجودی کالا در ستون بستانکار و کسری و اضافه انبار در ستون بدهکار درج می‌شود. در مقابل اگر اضافی انبار وجود داشته باشد، باید موجودی سیستم حسابداری تا حد میزان موجودی واقعی افزایش پیدا کند. در این صورت موجودی کالا در ستون بدهکار و کسری و اضافه انبار در ستون بستانکار درج می‌شود.
انبارگردانی و انبارداری چه تفاوت‌هایی دارند؟
خیلی از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که انبارداری و انبارگردانی دو مفهوم مشابه هستند، در حالی که اینطور نیست! به فرایندی که طی آن محصولات به بهترین نحو ممکن در انبار ذخیره می‌شوند، انبارداری گفته می‌شود. در این فرایند در دسترس نگه داشتن کالاها و حفظ ایمنی آن‌ها بسیار مهم است.
در مقابل انبارگردانی فرایندی است که در آن با کنترل میزان ورودی و خروجی کالاها، عدم مغایرت آن‌ها با میزان ثبت شده در اسناد شرکت بررسی می‌شود. بدین ترتیب با تنظیم صورت‌های مالی، سود و زیان واقعی شرکت به دست می‌آید.
سخن پایانی
اصول انبارگردانی شامل مجموعه فعالیت‌هایی هستند که با هدف مدیریت و کنترل موجودی‌های کالا در شرکت انجام می‌شوند. هدف انبارداری نگهداری و ذخیره کالا است؛ در حالی که انبارگردانی با هدف کنترل موجودی انجام می‌شود. بدین ترتیب میزان موجودی کالا با کاردکس حسابداری را مقایسه می‌کنید و از کمیت و کیفیت مناسب کالاها هم مطمئن می‌شوید. در نتیجه با برطرف شدن اختلاف نظر‌های موجودی در بخش‌های مختلف، انبار به سرپرست تحویل داده می‌شود.
به روز نگه داشتن موجودی، برطرف کردن مشکلات انبار و بهبود استراتژی‌های فروش از مهم‌ترین اهداف استفاده از اصول انبارگردانی هستند که باعث افزایش سود سازمان شما می‌شوند. اگر شما هم می‌خواهید این اصول را به طور دقیق و مو به مو اجرا کنید، باید از متخصصین حوزه انبارگردانی کمک بگیرید. همچنین برای درج موجودی‌ها، کسری‌ها و اضافات به یک حسابدار معتمد و کاربلد نیاز دارید.
شما می‌توانید تمام خدمات حسابرسی ، حسابداری و مالیاتی سازمان خود را به دست متخصصین این حوزه در رایان محاسبان بسپارید. برای کسب اطلاعات بیش‌تر در این زمینه و اعزام حسابدار به سازمان خود از طریق راه‌های ارتباطی سایت رایان محاسبان با ما در ارتباط باشید.
